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Praxishandbuch - IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen. Wissensbestände deutlich verbessert werden. Dazu zählen etwa rechtliche Informationen, Infrastrukturdaten aus der Region und vieles mehr. Ein anderer Effekt des Wissensmanagements ist, dass sich durch den bewussteren Umgang mit der Ressource Wissen auch seine Qualität verbessert: An die Stelle der berühmten „Mundpropaganda“ oder der „Kopie von der Kopie“ tritt der direkte Zugang zur Originalquelle in ihrer jeweils aktuellen Fassung. Um dies zu verwirklichen, bietet die Informationstechnologie heute gute konzeptionelle Chancen. Sie gilt es zu nutzen, um die Informations- und Wissensbasis der Organisation zu verbreitern. Wie dies gelingen kann und welche Hürden es dabei zu überwinden gilt, war ebenfalls Gegenstand des Projektes, das im Folgekapitel ausführlicher dargestellt wird. - 10 -
Praxishandbuch - IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen. 2 Das Projekt „Steuern durch Wissen“ 2.1 Projektzusammenfassung Herzogsägmühle, das Diakoniedorf im oberbayerischen Pfaffenwinkel und der Caritasverband für die Erzdiözese Bamberg e.V. haben im Jahr 2003 ein Pilotprojekt gestartet, das die Anwendung von Informations- und Wissensmanagement praktisch und übertragbar erprobt hat. Als Komplexeinrichtung sowie als dezentral organisierter Verband repräsentieren die Projektpartner typische Organisationsformen der Sozialwirtschaft. Gefördert wurde das Vorhaben vom Bayerischen Sozialministerium und der Bayerischen Landesstiftung. Weitere Partner waren die All for One AG, die Software und technisches Know How bereitstellte sowie das Beratungsunternehmen KI Consult Prof. H. Kreidenweis, das für wissenschaftliche Begleitung und Wissenstransfer verantwortlich zeichnete. Die Projektlaufzeit war von März 2003 bis Oktober 2004. Wichtigstes Ziel dieses Pilotprojektes war es, bereits schriftlich vorhandene (explizite) Wissensbestände wie Qualitätshandbücher, Verfahrensanweisungen, Fortbildungsinhalte und ähnliches mit Hilfe von Informationstechnologie allen Organisationsmitgliedern jederzeit aktuell in geeigneter Form verfügbar zu machen und damit die Wissensbasis innerhalb der Organisation spürbar zu verbreitern. Zusätzlich wurde die Einbindung externen Wissens in Form von Gesetzestexten und Verordnungen und seine Verknüpfung mit internem Wissen erprobt. Das Projekt verfolgte dazu folgende Teilziele: • Erstens wurde eine beispielhafte, öffentlich zugängliche Intranet-Anwendung aufgebaut. Gespeist aus den Erfahrungen der Projektpartner demonstriert sie die Strukturierung und Steuerung von Wissen mit Hilfe verschiedener Anwender-Typen. Sie ist verfügbar unter der Internetadresse www.soziales-wissensmanagement.de • Zum Zweiten wurde eine Struktur zur Ablage dieses Wissens entwickelt, um Wissen sinnvoll verwertbar und wieder auffindbar zu machen. Dieser Katalog zur Klassifikation sozialwirtschaftlichen Wissens ermöglicht eine umfassende Verschlagwortung von Informationen. • Ein drittes Ziel war es, die in sozialen Organisationen teilweise noch herrschende Skepsis gegenüber modernen Informations- und Kommunikationstechnologien durch positive Erfahrungen abzulösen und dabei übertragbare Erfahrungen zu sammeln. • Im vierten Ziel ging es darum, den konkreten Nutzwert beim Einsatz eines intranetbasierten Informations- und Wissensmanagements durch Begleitforschung empirisch zu ermitteln und zu dokumentieren. Da Wissensmanagement nicht „umsonst“ zu haben ist, sondern den Einsatz zeitlicher und finanzieller Ressourcen erfordert, war dies eine wichtige Messlatte für das Projekt. • Ziel Nummer fünf galt dem Dialog mit der Fachöffentlichkeit durch ein umfassendes Kommunikationskonzept. Dazu wurden u.a. Teil- und Endergebnisse auf der ConSozial - 11 -
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