und Wissensmanagement in sozialen ... - Sozialinformatik

Praxishandbuch -
IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen.
konnten Rechte-Guppen aus dem Microsoft Exchance-Server für die Nutzung der E-Mail-
Technologie direkt im Share Point Server eingesetzt werden. Damit waren wichtige Nutzergruppen
bereits vordefiniert und konnten den Dokumenten-Strukturen im System zugewiesen
werden. Hinsichtlich der Rollen sieht der Share Point Server drei Rollen mit entsprechenden
Rechte-Konzepten vor, die unserer Ansicht nach genügen. Diese Rollen-Konzepte
sind die des Lesers (Nutzers), des Autors und des Administrators.
Sind keine vorgefertigten Konzpte vorhanden, ist es in jedem Falle sinnvoll, ein System von
Rechte-Gruppen und Rollen mit vorgefertigten Rechte-Konzepten zu erarbeiten. Wichtig ist
ferner eine gute Übersichtlichkeit der Rechte-Struktur innerhalb des Systems. Optimal ist es,
wenn jederzeit ein Überblick über die Rechte-Situation auf Dokumenten- oder auf Verzeichnisebene
möglich ist. Diese Kontrollmöglichkeit ist gerade dann von entscheidender Bedeutung,
wenn im Informations- und Wissensmanagement-System auch vertrauliche Unterlagen
der Geschäftsleitung oder der Personalabteilung abgelegt werden sollen. Die Akzeptanz
eines solchen Systems steht und fällt zu Recht mit der Forderung der Geschäftsleitung, die
durchgängige Vertraulichkeit dieser Dokumente wahren zu können.
3.5.2 Systemadministration
Nach unserer Erfahrung sollte die Systemadministration getrennt werden in eine technische
und eine inhaltliche Funktion. IT-Techniker denken unserer Erfahrung nach eher in technischen
Kategorien und orientieren sich oft weniger an der Benutzerfreundlichkeit für die Anwender.
Die inhaltliche Seite kann von einem „Redaktionsteam“ angemessen vertreten werden.
Es hat die Aufgabe, den dauerhaften Kontakt zu den Nutzern zu gewährleisten, Best
Practice sichtbar zu machen und die Wünsche der Nutzer in Vorgaben für Techniker umzuformulieren.
Auf Seiten der technischen Administration spielen die Datensicherung, die Gewährleistung
des reibungslosen Betriebes und die Integration in andere Systeme eine entscheidende
Rolle. Die technische Laufsicherheit ist dabei eine zentrale Voraussetzung, da
ein laufendes Informations- und Wissensmanagement-System eine unternehmenskritische
Applikation darstellt. Nur wenn das Vertrauen der Mitarbeiter in das System gewährleistet ist,
können Mehrfachdatenhaltung und Medienbrüche dauerhaft beseitigt werden.
3.5.3 Autorenschaft
Im Bereich der inhaltlichen Administration hat die Rolle des Autors eine zentrale Bedeutung.
Im vorliegenden Projekt wurden die Rolle des Autors und des Nutzers klar getrennt: Die Autoren
haben die Möglichkeit, Dokumente in das System einzustellen und diese zu verschlagworten.
Die Nutzer haben auschließlich Leserechte. Die Erfahrung zeigt, dass es
sinnvoll war, die Autorenschaft von der Nutzerschaft trennen. Ein inflationärer Umgang mit
Autorenrechten wäre in der Aufbauphase eines Informations- und Wissensmanagement-
Systems eher problematisch. Die Frage der Rollenverteilung ist jedoch zweischneidig: Eine
offene und intensive Informationsbereitstellung durch die Mitarbeiter kann zu einer Unübersichtlichkeit
führen, die der Erstakzeptanz des Systems wenig dienlich ist. Auf der anderen
Seite ist es ein wesentliches Ziel von Wissensmanagement-Systemen, das Wissen der Mitarbeiter
auf breiter Ebene verfügbar zu machen.
Für eine klare Strukturierung der Autorenschaft sprechen die höhere Qualität der Informationen
und die eindeutige Verantwortlichkeit für die Dokumente. Dagegen sprechen unserer
Erfahrung nach die geringere Identifikation der Nutzer mit dem System und eine eher passi-
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