und Wissensmanagement in sozialen ... - Sozialinformatik

Praxishandbuch -
IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen.
Ein weiterer Faktor sind die Zugangswege zu den Informationen. Die Projekt-Erfahrung
zeigt, dass bei vielen Nutzern noch immer die gewohnte Ablage-Systematik in Form eines
Registers bzw. eines Verzeichnisbaumes in der täglichen Handhabung vorherrscht. Die Nutzung
einer Suchmaschine oder gar einer erweiterten Suche unter Kombination verschiedener
Meta-Informationen als Suchkriterien, stellt für viele Anwender eine relativ hohe Schwelle
dar. An dieser Stelle kann sogar von einem regelrechten Prardigmenwechsel im persönlichen
und organisationalen Infomationsmanagement gesprochen werden: der physikalische
Ablageort einer Information, der bisher gleichzeitig die Ablage-Systematik repräsentierte,
wird praktisch bedeutungslos. Damit verbunden wird das seit jeher vorherrschende eindimensionale
Ablage-System durch abstrakte, mehrdimensionale Suchmuster ersetzt.
Im vorliegenden Projekt wurde durch eine multiple Zugangsgestaltung zu den gewünschten
Informationen eine hohe Nutzerfreundlichkeit erreicht. So boten wir den Zugang über gewohnte
und bekannte Ablage-Bäume sowie über eine Textsuche und eine erweiterte Suche
mit Vorsortierungen. Weitere Informationszugänge sind über grafisch abgebildete Arbeitsabläufe
mit Absprungstellen zu den notwendigen Dokumenten und weiterführenden Informationen
möglich. Zum Teil konnten die gleichen Informationen also über vier verschiedene Zugangswege
gefunden werden, was die Nutzerfreundlichkeit deutlich erhöhte und zu hohen
Zufriedenheitswerten beitrug.
3.3.3 Die Integration der IT in die täglichen Arbeitsabläufe
Die stetige Verbesserung des Softwareangebotes für den Sozialmarkt sowie der steigende
Druck der Kostenträger in Fragen der Leistungsabrechnung und Qualitätsnachweise führen
derzeit zu einem Umbruch beim Einsatz von IT in sozialen Organisationen. War der Technikeinsatz
bislang zumeist auf die Verwaltungs- und Führungsebenen beschränkt, so dringt
er nun immer mehr an die Arbeitsplätze im pädagogisch-pflegerischen Bereich vor. Doch
noch ist die Ausstattung dieser Bereiche sehr unterschiedlich. Vielfach steht der PC noch
nicht unmittelbar am Arbeitsplatz, wodurch der regelmäßige Zugriff erschwert wird. Bei einer
geringen Nutzungsintensität, wie sie etwa bei der primären Nutzung eines Informations- und
Wissensmanagement-Systems vorherrscht, ist es in den pädagogisch-pflegerischen Bereichen
nicht notwendig, jeden Mitarbeiter mit einem eigenen Arbeitsplatz-PC auszustatten. Die
Praxis hat gezeigt, dass eine Gruppennutzung eines PCs hier durchaus vertretbar ist, wenn
keine langen Wege zurückgelegt werden müssen.
Neben der räumlich-technischen Verfügbarkeit gilt es jedoch auch, eine mentale Integration
der IT in die jeweiligen Arbeitsabläufe zu leisten. Diese Prozesse sind vielfach bereits im
Gang und werden sich in den nächsten Jahren beschleunigt fortsetzen. Das Projekt hat gezeigt,
dass ausgehend von den Erfahrungen mit der Nutzung des Informations- und Wissensmanagement-Systems
der Wunsch entsteht, möglichst alle benötigten Programme und
Funktionen von einer Benutzer-Oberfläche aus erreichen zu können. Ziel dieser Entwicklung
wäre ein Unternehmensportal, das alle wichtigen Fachanwendungen integriert und damit
den Wechsel zwischen unterschiedlichen Programmlogiken und Bediener-Oberflächen weitgehend
vermeidet.
Ist ein hoher Implementierungsgrad an IT-Systemen erreicht, wird es häufig notwendig, den
konsequenten Einsatz der Systeme für die Informationsweitergabe zu forcieren. Dies kann
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