und Wissensmanagement in sozialen ... - Sozialinformatik

Praxishandbuch -
IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen.
werden. Konkrete Beispiele aus der Praxis haben gezeigt, dass eine Sammel-Mail mit mehreren
Anhängen die Speicherkapazität einer ganzen Festplatte benötigt, wenn man das Datenaufkommen
bei allen Empfängern addiert.
Nur ansatzweise lässt sich der Zeitaufwand für die mehr oder weniger systematische Suche
nach „verlegten“ Informationen beziffern. Dabei gilt es folgendes Phänomen zu beobachten:
Die verzweifelte Suche nach einem irgendwo in der Organisation vorhandenen Dokument ist
zeit- und nervraubend, aber vertraut. Der vergleichsweise minimale Zeitaufwand für eine
Suchabfrage im Intranet wird dagegen von vielen Mitarbeitern in der Anfangsphase als zu
zeitaufwendig – weil mental noch nicht integriert – erlebt. Deshalb erfolgt dann doch wieder
die Suche im Aktenstapel.
3.6.3 Qualitative Nutzenfaktoren
Unabhängig davon, ob eine Information als Papierdokument oder per E-Mail weitergegeben
wird: es entscheidet der Absender, was, wann auf dem Schreibtisch oder in der Mailbox des
Empfängers landet. In den wenigsten Fällen deckt sich das mit dem aktuellen Informationsbedarf
des Empfängers. Was sind die Konsequenzen? Viele wichtige Informationen kommen
nicht dort an wo sie sollen. Gleichzeitig sind die Empfänger mit der Bewältigung der oft unkontrollierten
Flut überfordert. Es ist nicht mehr möglich die Bedeutung des Informationsgehaltes
für die eigene Arbeit zu beurteilen. Deshalb werden die Informationen unverarbeitet
gespeichert, gelöscht oder weitergeleitet. Insbesondere mit der Weiterleitung wird die Informationsflut
zusätzlich potenziert. Wird die Information dann einige Zeit später doch noch
gebraucht, findet man sie nicht mehr. Oft rettet ein Anruf beim Absender und die Information
wird ein weiteres Mal verschickt. Im anderen Fall entspricht die lokal gespeicherte Version
nicht mehr dem aktuellen Stand.
Nach Erhebungen der Gartner Group benötigen Mitarbeiter von Firmen heute im Durchschnitt täglich
49 Minuten für das Lesen, Ordnen und Verfassen von E-Mails. Jeder Vierte braucht dafür sogar länger
als eine Stunde am Tag. Als wirklich wichtig werden zugleich nur 27 Prozent der Nachrichten eingestuft,
jedes dritte Schreiben gar als komplett überflüssig.
Ein Informations- und Wissensmanagement-System teilt die Verantwortung. Es ist nach wie
vor angewiesen auf die Informationsqualität des Absenders. Der Empfänger ist jedoch selbst
für seine Nutzung des Systems verantwortlich. Er entscheidet, welche Informationen er unaufgefordert
erhalten will (Abonnement) und wann er benötigte Informationen aktiv einholt.
Er hat den Vorteil, stets auf den gesamten freigegebenen und aktuellen Informationsbestand
zugreifen zu können. (Tipp: Im Informations- und Wissensmanagements geht es nicht primär
darum, wie möglichst viele Informationen vor dem Zugriff geschützt werden können. Vielmehr
steht im Mittelpunkt, wie der sachgerechte Zugriff für möglichst viele Informationen optimiert
werden kann.)
Ein weiterer Nutzenfaktor liegt im Qualitätsmanagement und in der Qualitätssicherung. Gerade
die Verknüpfung von internem Wissen in Form von Prozessbeschreibungen und Stan-
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