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Praxishandbuch - IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen. 4 Anhang 4.1 Evaluation Die Projekt-Evaluation setzt sich aus drei Komponenten zusammen. Zentrale Komponente ist die im Juni 2004 durchgeführte Nutzerbefragung in beiden Teilprojekten. Sie wird ergänzt durch zusammengefasste Ergebnisse eines Workshops mit den Projektleitern und einigen Autoren (ebenfalls Juni 2004) und Auswertungen der Zugriffsstatistiken aus beiden Teilprojekten. 4.1.1 Nutzerbefragung Leitung: Prof. Helmut Kreidenweis Durchführung und Auszählung: Gregor Grzesiok, Marit Gude, Tobias Lutz, Christian Schneider, Sebastian Schüssler, Rudolf Schwarzenberg, Jean Sünwoldt, alle Studierende der Sozialen Arbeit an der FH Neubrandenburg A Zusammenfassende Bewertung Die Ergebnisse der Nutzerbefragung zeigen, dass trotz technischer Probleme, zeitlicher Verzögerungen und einer relativ kurzen Nutzungsdauer in beiden Teilprojekten eine hohe Akzeptanz und damit ein hoher Nutzungsgrad des Wissensmanagement-Systems erreicht werden konnte. Eine grundsätzliche Ablehnung eines derartigen Systems trat nirgends zu Tage. Die insgesamt schnelle Integration der PC-Nutzung in den Arbeitsalltag und die hohe Bedeutung, die das Medium E-Mail innerhalb kürzester Zeit erlangt hat zeigen, dass unter den Befragten quer über die Hierarchie-Ebenen eine hohe Bereitschaft zur Nutzung innovativer Technologien besteht. Dieses Ergebnis steht im – teilweise deutlichen – Gegensatz zu manchen Erfahrungswerten von Führungskräften aus anderen IT-Einführungsprozessen in der Sozialwirtschaft. Hierfür gibt es drei mögliche Erklärungen: • Die IT-Akzeptanz der Nutzer hängt maßgeblich vom erlebten Nutzwert der jeweiligen Anwendung ab. Der Nutzwert von E-Mail sowie von Informations- und Wissenssystemen wird offensichtlich als hoch erlebt. • In diesem Projekt wurde die IT-Einführung strategisch geplant und operativ insbesondere im Bereich der Schulungen weitgehend entsprechend dieser Planungen durchgeführt. Dies trifft auf IT-Einführungsprojekte in der Sozialwirtschaft nicht immer zu. - 34 -
Praxishandbuch - IT-gestütztes Informations- und Wissensmanagement in sozialen Organisationen. • Alltagswahrnehmungen und empirisch erhobene Werte weichen voneinander ab, da es nicht selten die negativen Eindrücke sind, die sich in der Wahrnehmung der Führungskräfte stärker festsetzen. Die von den Anwendern und Autoren geäußerten Kritikpunkte waren – sofern sie das System selbst betrafen – größtenteils konstruktiver Natur und beinhalteten konkrete Verbesserungsvorschläge. Deutlich sichtbar wurde jedoch auch, dass die Rahmenbedingungen, wie technische Verfügbarkeit oder subjektiv erlebter Zeitdruck und Zeitmangel, die Nutzung eines solchen Systems stark beeinflussen. Die Bedeutung des Systems in der Gesamtpalette der Informationskanäle ist noch eher gering, die Nutzungshäufigkeit ist jedoch angesichts der noch kurzen Nutzungszeit als insgesamt hoch einzustufen. Interessant ist insbesondere, dass der Anteil und Gehalt der aus dem System gewonnenen Informationen für den Arbeitsalltag bereits als relativ hoch erlebt wird, obwohl die Bedeutung des Systems als Informationskanal noch als gering eingestuft ist. Zieht man diese Erkenntnis mit der angegebenen Nutzungsfrequenz und den Motivationsfaktoren zur Nutzung des Systems zusammen, so wird deutlich, dass die bedarfs- und situationsbezogene Informationspräsentation als ein wesentlicher Vorteil einer solchen Lösung von den Nutzern bereits erkannt wurde. Auch weisen diese Ergebnisse auf eine bereits relativ hohe Integration des Systems in den Arbeitsalltag der Befragten hin. Die Vorschläge zur Erweiterung der Systemnutzung zeigen einerseits, dass die Mitarbeiter sehr konrete Vorstellungen über die weiteren Potenziale solcher Lösungen entwickeln, andererseits bewegen sie sich jedoch weitgehend im konzeptionellen Rahmen des Projektes. Hier stand die zentrale Bereitstellung wichtiger Informationen und deren passiver Abruf durch die Mitarbeiter im Vordergrund. Darüber hinausgehende Ansätze wie die aktive Informationseinspeisung durch die Mitarbeiter selbst werden noch kaum als Potenziale wahrgenommen. Dies zeigt, dass eine weitergehende Entwicklung eines solchen Projektes in Richtung aktives Wissensmangement nicht „von selbst“ stattfindet. Dafür bedarf es sowohl der Bereitstellung einer entsprechend einfach benutzbaren Software als auch begleitender Prozesse der Personal- und Organisationsentwicklung. Aus der Perspektive dieser Befragung kann die Einführung eines intranetbasierten Informations- und Wissensmanagementsystems in beiden Teilprojekten insgesamt als durchaus gelungen bezeichnet werden. Ein weiterer Ausbau sowohl im funktionellen als auch im inhaltlichen Bereich wird jedoch von den Mitarbeitern explizit erwartet. Er erscheint als notwendige Voraussetzung, um die Motivation zur Systemnutzung zu erhalten, auszubauen und innerhalb der Organisation weiterzutragen. Aufgrund der insgesamt recht kurzen Projektlaufzeit und den technisch bedingten Verzögerungen konnte nicht erhoben werden, ob und inwieweit es durch den Einsatz eines Informations- und Wissensmanagement-Systems in der Wahrnehmung der Anwender zu einer Verbesserung des „Outcomes“, also der Qualität und/oder Effizienz der Sozialen Arbeit und Pflege kommt. Das subjektive Erleben eines hohen Nutzwerts und die hohe Nutzungsfrequenz deuten jedoch darauf hin, dass das System bei der Erfüllung der jeweiligen Arbeitsaufgaben nützliche Dienste erweist und damit auch zu einer Verbesserung der Arbeitsergebnisse in der Arbeit mit den Adressaten oder bei der Abwicklung organisationsinterner Geschäftsprozesse beiträgt. - 35 -
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