Stahlbau-Nachrichten 01/2007 - Verlagsgruppe Wiederspahn

Stahlbau-Nachrichten Recht 15
Sachbeitrag
Strafen für E-Mails ohne Pflichtangaben
Es klingt wie pure Ironie: Um »den Ge-
setzesdschungel zu lichten« und »das Recht
zu entbürokratisieren«, hat der Deutsche
Bundestag am 10. November 2006 das
»Gesetz über elektronische Handelsregister
und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister«
(EHUG) verabschiedet,
das zum 1. Januar 2007 in Kraft getreten ist.
Leitgedanke dieses Gesetzes ist zwar die Einführung
eines zentralen, digitalen Unternehmensregisters
in der BRD – speziell für gewerbliche E-Mails begründet
dieses Gesetz jedoch neue Regelungen und
Pflichtangaben, bei deren Nichteinhaltung Geldbußen,
Zwangsgelder und Abmahngebühren drohen.
Seit dem 1.1.2007 müssen Kaufleute (Einzelkaufleute
wie juristische Personen) nicht nur auf ihren
Geschäftsbriefen bestimmte Angaben zur Firma und
ihren Vertretungsorganen aufweisen, sondern auch
in allen nach außen gerichteten E-Mails. Wer diese
Pflichtangaben nicht in seine elektronische Post
aufnimmt, riskiert Geldbußen, Zwangsgelder und
Abmahnungen.
Wer muss diese neuen Pflichtangaben machen?
Betroffen sind alle deutschen Kaufleute und alle
ihre Mitarbeiter. Dies reicht vom Einzelkaufmann
über Personengesellschaften (wie OHG, KG und
GbR) bis zu Kapitalgesellschaften (GmbH, AG etc.).
Die gesetzliche Verpflichtung ist unabhängig von
der Firmengröße. Auch die Zweigniederlassungen
ausländischer Gesellschaften in Deutschland werden
von dieser Verpflichtung erfasst.
Ausgenommen sind noch Privatpersonen und Freiberufler,
die auch nach dem 1.1.2007 bis auf Weiteres
noch kurze E-Mails schreiben dürfen. Sobald
jedoch eine berufliche Tätigkeit (Architektur- oder
Ingenieurbüro) in der Rechtsform einer Handelsgesellschaft
(z. B. GmbH, Limited) betrieben wird, gilt
wiederum die Verpflichtung zur Angabe der nachbenannten
Unternehmensdaten.
Welche E-Mails sind betroffen?
Betroffen sind im Zweifel alle an externe Empfänger
versendeten E-Mails. Dies betrifft nicht nur E-Mails
mit offensichtlicher rechtlicher Bedeutung wie
Angebote, Aufforderungen zwecks Herreichung
eines Angebotes, Bestellungen, Auftragsbestätigungen
oder Kündigungen, sondern betroffen ist
die gesamte geschäftliche Korrespondenz – selbst
Newsletter und ähnliche E-Mails.
Der gesetzliche Ausnahmefall von E-Mails in einer
laufenden Geschäftsverbindung mit Mitteilungen,
für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden,
dürfte in der Praxis nicht vorkommen. Die Verpflichtung
zur Angabe bestimmter Unternehmensdaten
betrifft damit alle geschäftlichen E-Mails eines
Kaufmanns oder Unternehmens.
Welche Pflichtangaben
müssen geschäftliche E-Mails enthalten?
Was in einem geschäftlichen E-Mail als Pflichtangabe
enthalten sein muss, richtet sich nach der
Rechtsform des Kaufmanns bzw. des Unternehmens.
Immer angegeben werden müssen die
Firma mit Rechtsform (vollständige Firmierung mit
vollständiger Anschrift), ggf. der Ort einer Handelsniederlassung,
das zuständige Registergericht und
die Handelsregisternummer.
Bei den Pflichtangaben der einzelnen Gesellschaftsformen
gilt Folgendes:
– Einzelkaufmann: Firma mit Rechtsform, Ort der
Handelsniederlassung, zuständiges Registergericht
und Handelsregisternummer;
– GmbH: Firma mit Rechtsform, Sitz der Gesellschaft,
zuständiges Registergericht und Handelsregisternummer,
alle Geschäftsführer und ggf. der
Aufsichtsratsvorsitzende (jeweils die vollständigen
Namen mit mindestens einem ausgeschriebenen
Vornamen);
– Aktiengesellschaft: Firma mit Rechtsform, Sitz
der Gesellschaft, zuständiges Registergericht,
Handelsregisternummer, alle Vorstände und der
Aufsichtsratsvorsitzende (vollständige Namensangaben).
Von einer Regelung der Schriftart und Schriftgröße
hat der Gesetzgeber beim EHUG zwar abgesehen,
– die einschlägigen Gesetze (z. B. § 35a GmbHG,
§ 80 AktG, § 125a HGB) verlangen diese Angaben
aber auf dem Geschäftsbrief selbst. Aus diesem
Grunde reicht ein bloßer Link in einer E-Mail auf
das Impressum der Webseite des Kaufmanns oder
des Unternehmens nicht aus. Die vorgenannten
Pflichtangaben müssen also in jeder E-Mail selbst
enthalten sein.
Sind die neuen Pflichtangaben
bei geschäftlichen E-Mails zwingend?
Einfache Antwort: Ja. Von einer Nichtbeachtung des
EHUG und der neuen Pflichtangaben ist unbedingt
abzuraten. Versäumnisse bzw. Verstöße sind mit
nicht unerheblichen Bußgeldern und im Verweigerungsfall
mit Zwangsgeldern bedroht.
Noch empfindlicher können kostenpflichtige Abmahnungen
durch Abmahnvereine und Wettbewerber
sein. Bekanntlich muss der Abgemahnte bei einem
wirklich vorliegenden Wettbewerbsverstoß die
Anwaltskosten des ersten Abmahnenden ersetzen.
Da die Streitwerte in diesem Bereich sehr hoch sind,
liegen auch die Anwaltsgebühren entsprechend
deutlich über dem sonst üblichen Rahmen.
Selbst die Flucht ins Ausland und die Einrichtung
lediglich einer Zweigniederlassung in Deutschland
ändern daran leider nichts. Die Neuregelung verlangt
bei Zweigniederlassungen die Angabe des
ausländischen Registers, in dem der Hauptsitz der
Gesellschaft geführt wird, mit wiederum allen oben
genannten erforderlichen Daten. Im Übrigen gelten
für Zweigniederlassungen in Deutschland die gleichen
Vorgaben wie für eine deutsche Gesellschaft.
Nach Pressestimmen kennen bis dato meist nur
Eingeweihte diese gesetzliche Neuregelung. In der
Öffentlichkeit ist der Sachverhalt deshalb nur wenigen
bekannt, weil der Hauptzweck des Gesetzes die
Errichtung eines zentralen Unternehmensregisters
betrifft. Indes war aufgrund der Tatsache, dass der
E-Mail-Verkehr mehr und mehr die postalische Korrespondenz
ersetzt, schon seit längerem damit zu
rechnen, dass der Gesetzgeber für die elektronische
Post vergleichbare Pflichtangaben einführen wird
wie für die Briefpost.
Was kann man tun?
Allzu aufwändig dürfte es für Stahlbauunternehmen
sowie Architektur- und Ingenieurbüros (wenn sie in
der Rechtsform einer juristischen Person agieren)
nicht sein, jede ihrer E-Mails mit den zusätzlich vom
Gesetzgeber geforderten Informationen auszustatten.
Laut den Angaben von EDV-Fachleuten könnten
Unternehmen diese Angaben einfach an den
E-Mail-Disclaimer anhängen. Somit ließe sich die
Angabepflicht durch eine zentrale Einstellung am
E-Mail-Server einrichten. Ansonsten müssten die
Anwender ihre Signaturen im E-Mail-Client ergänzen.
Karl Heinz Güntzer