Der Facility Manager

titel – Zukunft des FMStatus quo in DeutschlandDas Outsourcing integrierter Facility Services hat sich inDeutschland etabliert. Es hat sich ein Markt gebildet zwischenNachfragern aus privatem oder öffentlichem Bereich, Beratern unterschiedlichsterCouleur und Facility Services-Anbietern mit variierendenGeschäftsmodellen. Die Dienstleister zeigen eine regionale Abdeckungauf und haben Objekte, Projekte und operative Mitarbeiter in allenihnen wichtigen Märkten sowie Verwaltung und Shared Services zentralorganisiert. Einige deutsche Anbieter folgen ihren Bestandskundenund erschließen sich dadurch Auslandsmärkte, während gleichzeitigausländische Dienstleister Business-Development-Aktivitäten in ausgewähltenMärkten zeigen. Das benötigte operative FM-Fachwissenist bei den Dienstleistern bereits in allen Organisationseinheiten flächendeckendvorhanden. Die Organisation der Dienstleister richtet sichnach den operativen Anforderungen und bedient so die angefragtenService Levels und unterstützt bei Kosteneinsparungen. Bestenfallssind sämtliche CAFM-Funktionalitäten in einem System integriert undklassische Help-Desk-Funktionen bilden die Schnittstelle zum Nutzerab. Das Management des Facility Services-Anbieters agiert auf Höhevon Fachbereichsleitern und mittlerem Management des Kunden. InDeutschland erfolgt die Preisbildung in der Regel durch Kalkulationnach Leistungsverzeichnissen, welche in festgelegter Nomenklaturdetailliert jede Leistung in den Facilities festlegen, also nach demsogenannten „Bottom-up-Verfahren“.Durch dieses Vorgehen erhält der Anbieter einen sehr genauenund gut vergleichbaren Preis. Fehler im Kalkulationsansatz sind beientsprechender Auswertung gut zu erkennen und der Dienstleisterist so in der Verhandlungsphase preislich „leicht zu führen“. Beigegebener Korrektheit der Kalkulationstabellen stehen dem späterenDienstleister bereits Basisdaten für sein CAFM-System und seinoperatives Controlling bereit. In der Praxis findet dies aber in denwenigsten Fällen statt und der Dienstleister wiederholt das Prozedereder Datenaufnahme. Eine solch detaillierte Kalkulation führt darüberhinaus mehrheitlich zu einem erhöhten Gesamtpreis, da jedes einzelnerkannte Risiko auf Positionsebene bewertet wird, während diegeringe Wahrscheinlichkeit eines gleichzeitigen Risikoeintritts nur seltenangesetzt wird.Vor allem durch immer genauere und durchdeklarierteAusschreibungsunterlagen und Konzeptvorgaben, wie sie denNachfragern teilweise von Beratern aufoktroyiert werden, haben sichdie Angebote und infolgedessen sogar die Anbieter immer weiterangeglichen. Die Unterscheidungsmerkmale verschwimmen dabeibis zur Unkenntlichkeit, die Innovationsbereitschaft der Dienstleisterwird nicht gefördert und die Margen schwinden unter demWettbewerbsdruck. Auch die Beratungsleistung wirkt mehr und mehraustauschbar. Eine für alle Beteiligten unbefriedigende Situation.Von Facility Services zum Facility ManagementRückt das Facility Management in den Fokus des Top-Managements, ändern sich auch die Protagonisten bei der Vergabesolcher Leistungen. Diese sind keine Fachleute im FM und zeigenauch keinerlei Ambitionen, welche zu werden. Themen wieBetreiberverantwortung werden in die Rechtsabteilung delegiert undService Levels sind operative Themen, welche die Beteiligten dochbitte unter sich klären. Eine Top-Einkäuferin, die gestern noch globaleEnergielieferverträge verhandelt hat und nebenbei die 50-prozentigeCO 2 -Reduzierung des Unternehmensfuhrparks verantwortet, suchtsich mit der gleichen Selbstverständlichkeit einen „Systempartner“für das FM. Sie muss dabei nur eine vermeintlich simple Frage beantworten:„Kann der Dienstleister die Leistungen in der Form liefern,wie wir diese benötigen?“ Hierbei treten zwei Probleme in denVordergrund:1. Viele Facility Services-Anbieter haben weder die Ressourcennoch die notwendigen Prozesse für Outsourcing-Projekte solchenUmfangs.2. Die interne Organisation des Kunden ist für ein solches Projektnicht aufgestellt und unterstützt das Unterfangen nur unzureichend.dBSchema der Bottom-up-KalkulationPreisfindung nach dem Top-down-AnsatzRisiko/GewinnAdministration/Management?Management-Aufschlagggf. zzgl. Managementkostendes Dienstleistersgarantierte EinsparungRisiko/GewinnFM-Herstellkostenz. B. Einkauf,Prozesse,Service LevelsManagement-AufschlagEigenleistungAnzahlQualifikationX X +ArbeitszeitMaterialHerstellkostenFremdleistung[-] X [€/h] X [h/a] +[€/a]bestehendeKostenbasisdes NutzerskostensteigerndeEffektereale EinsparpotentialeAngebotspreisFM-Dienstleisterwww.facility-manager.de Dezember 201217