277.TIROL - Juli 2022

10 DOSSIER DIGITALE GEMEINDE
DOSSIER DIGITALE GEMEINDE
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Eine Lösung liegt
auf der Hand:
Die Schaffung
einer effizienten
Verwaltung
Eine effiziente Verwaltung spart Zeit
und Kosten, bietet Rechtssicherheit
und sichert Strukturen und Abläufe für
die Zukunft. Leider ist es immer noch
üblich, dass Zettel von A nach B getragen
werden, dass Briefe händisch gefaltet und
kuvertiert und zur Post gebracht werden.
Auch müssen Akten oft händisch ko piert
und für Sitzungen vorbereitet werden
oder Dokumente werden ausgedruckt,
abgelegt, um sie dann wieder zu suchen.
Fehlende klare Strukturen und Prozesse
führen immer zu deutlich mehr Arbeit und
damit verbunden auch zu höheren Kosten.
Eine moderne Verwaltung arbeitet mit
Strukturen und Prozessen und sauberen
Daten. Damit werden Mitarbeiter*innen
in der Verwaltung direkt entlastet. Damit
kann man quasi schon mal aufs Milchgeben
verzichten.
Prozess- und Qualitätsmanagement
Im Grunde geht es dabei um drei übergeordnete
Themenbereiche:
• Prozess- und Qualitätsmanagement
• Datenmanagement
• Kommunale Software zur
Absicherung
Software GeOrg
Datenmanagement
Nur im Zusammenwirken dieser drei
Bausteine kann die Verwaltung nachhaltig
effizient gestaltet werden. Ohne Prozessund
Qualitätsmanagement nützt die kommunale
Software nichts. Die kommunale
Software nützt nichts, wenn die Daten
nicht eindeutig und sauber sind usw.
Was ist mit den
drei Begriffen
gemeint?
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Prozess- und
Qualitäts management
Im Prozess- und Qualitätsmanagement
geht es um Organisation, Prozesse,
Abläufe, Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
In der Gemeinde muss
es eine klare Organisationsstruktur mit
klaren Zuständigkeiten und Verantwortungen
geben. Darauf abgestimmt sollten
die Prozesse genau beschrieben und
möglichst standardisiert werden. Die rechtlichen
Rahmenbedingungen geben dabei
die Leitlinien vor. Dadurch werden Abläufe
deutlich einfacher und auch schneller, die
Fehlerhäufigkeit wird minimiert und es
ist immer klar, wer für was zuständig ist.
Das alles wirkt sich direkt positiv auf die
Zeitressourcen der Mitarbeiter*innen aus
und schafft damit Freiräume.
Wenn hier die Rede von Qualität ist,
dann kommt diese durch Prozess- und
Qualitätsmanagement auch direkt bei
den Bürger*innen an. Verfahren werden
schneller und vor allem auch wesentlich
transparenter für alle. Transparenz
ist das, was sich Bürger*innen von der
Gemeinde wünschen und auch erwarten
können. Prozess- und Qualitätsmanagement
kann das sicherstellen.
Das alles kann im Zuge von Verwaltungschecks
oder eben auch durch Prozessund
Qualitätsmanagementprojekte erarbeitet
und umgesetzt werden.
2Datenmanagement
„Daten sind das Öl der Zukunft“, sagt man
so salopp. Dem ist so, aber nur wenn die
Daten eindeutig und sauber sind. Die
Gemeinden haben den Luxus, dass die
notwendigen Daten in den Registern
liegen. Sei es im ZMR (Zentrales Melderegister),
im AGWR (Adress-, Gebäudeund
Wohnungsregister), im UR (Unternehmensregister),
im GB (Grundbuch) und
anderen. Das heißt, Gemeinden benötigen
keine eigenen Datenbanken. Oder noch
klarer: Gemeinden sollten keine eigenen
Datenbanken haben und pflegen. Hier
sind Fehler vorprogrammiert und Fehler
führen zu zusätzlicher Arbeit und Ineffizienz.
Also zu mehr Zeitaufwand und zu
höheren Kosten.
Für die Gemeindemitarbeiter*innen fallen
durch saubere und eindeutige Daten viele
händische, oft sehr mühsame Abstimmungsarbeiten
weg. Durch eine deutliche
Steigerung des Automatisierungsgrades
werden wiederum Ressourcen für andere
Tätigkeiten geschaffen.
Datenanalysen in Gemeinden, die wir sehr
einfach machen können, zeigen, dass bis
zu ⅔ der Daten fehlerhaft sind. Dabei
kann man der Verwaltung nichts vorwerfen;
das sind Fehler, die sich im Laufe
der Jahre einschleichen, wenn man selbst
Daten pflegt und das in mehreren Datenbanken.
Eine Bereinigung dieser Daten ist
essenziell, um eine effiziente Gemeindeverwaltung
sicherstellen zu können. Was
dabei auch nicht außer Acht gelassen
werden darf, ist, dass falsche Daten vielfach
zu falschen Vorschreibungen führen
und diese damit nicht rechtsgültig sind.