Staatsarchiv Jahresbericht 2010 - Staatsarchiv - Kanton Zürich

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Abteilungen von Seiten der Jugendsekretariate als auch des Staatsarchivs. Erstmals konnten im Berichtsjahr verschiedene Fallaktenserien aus einem Jugendsekretariat übernommen werden. Sodann entwickelte das Jugendsekretariat Bülach unter Beizug der Firma docuteam ein Ordnungssystem für die Informationsverwaltung, das vom Staatsarchiv begutachtet wurde. Wenn sich das Ordnungssystem bewährt, soll es auf weitere Jugendsekretariate ausgerollt werden. Das Staatsarchiv seinerseits erarbeitete ein Bewertungsmodell, das die künftige Überlieferung im Bereich Jugendsekretariate massgeblich steuern wird. Dabei war es uns wichtig, das Modell so zu gestalten, dass es der aktenführenden Stelle als Hilfsmittel bei der Informationsverwaltung und bei der Vorbereitung von Aktenübergaben dient. Die Jugendsekretariate sind im Kanton Zürich wichtige Institutionen im Vormundschaftswesen sowie in der Kinder und Jugendfürsorge (Hort und Krippenaufsicht, Alimentenhilfe, Elternberatung etc.). Das kantonale Rechnungswesen hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Dies war für uns Anlass, die Bewertung von Buchhaltungs bzw. Finanzunterlagen, die bekanntlich bei vielen öffentlichen Organen in grossen Mengen anfallen, systematisch zu überprüfen. In die Überprüfung bezogen wir Finanzverwaltung und Finanzkontrolle sowie weitere sachverständige Stellen ein. Das Ergebnis ist ein «Bewertungsmodell Finanzunterlagen», das uns künftig grosse Dienste leisten wird. Das Staatsarchiv ist seit Jahren bestrebt, in der Überlieferungsbildung Standards flächendeckend anzuwenden. Im Berichtsjahr ist ein weiterer traditioneller «Sonderfall» in diesem Sinn neu geregelt worden: die Übernahme von Meliorationsakten der Abteilung Landwirtschaft des Amtes für Landwirtschaft und Natur ALN. Die Meliorationsakten, insbesondere diejenigen in den Bereichen Flurbereinigungen, Entwässerungen etc., sind äusserst wertvolle Quellen zur Entwicklung der Zürcher Landschaft. Sie dokumentieren ein eigentliches öffentliches Grossprojekt des 20. Jahrhunderts; künftig werden umfassende Meliorationen wohl deutlich seltener sein. Bisher wurden jedes Jahr eigens für das Staatsarchiv hergestellte Duplikate abgeliefert, während die Originalakten bis zurück ins 19. Jahrhundert im ALN verblieben. Neu werden die älteren Originale ins Staatsarchiv geliefert; die Herstellung von Doppeln wird eingestellt. 16 Staatsarchiv des Kantons Zürich Jahresbericht 2010 Das Staatsarchiv hat in den letzten beiden Jahrzehnten sehr grosse Bestände an Krankengeschichten bzw. Patientendokumentationen, wie sie heute heissen, aus den verschiedenen kantonalen Einrichtungen aufbauen können. Ein wichtiger Schwerpunkt liegt bei psychiatrischen Krankengeschichten. Die Bewertung und Aufbewahrung dieser besonders heiklen, aber auch besonders wichtigen und vonseiten der Forschung intensiv nachgefragten Unterlagen ist in der Schweiz umstritten und uneinheitlich geregelt, ebenso wie die anzuwendenden Schutzfristen. Das Staatsarchiv hat deshalb im Juni ein Kolloquium veranstaltet, an dem die verschiedenen «Stakeholder» ihre teilweise sehr unterschiedlichen Standpunkte im Beisein von Regierungsrat Notter direkt erläutern konnten. Vertreter/innen von aktenführenden Kliniken, von Gesundheitsdirektionen, des Datenschutzes, der medizinhistorischen Forschung und der Archive kamen zu Wort. In Sachen Bewertung bestand weitgehende Einigkeit darin, dass eine breit abgestützte AuswahlÜberlieferung von Akten aus verschiedenen Institutionen einer Konzentration auf wenige Kliniken vorzuziehen sei. Einig war man sich auch darin, dass zur Dokumentation der Geschichte des Gesundheitswesens neben den Krankengeschichten noch weitere Akten, insbesondere solche der Spitalverwaltung und der Aufsichtsbehörden, aufzubewahren sind. Wir hoffen, dass wir in unseren Bemühungen, eine für alle Seiten gute Lösung in diesem Bereich zu finden, weiterhin auf Verständnis und Unterstützung stossen. Dies umso mehr, als im weiteren Verlauf des Berichtsjahrs ein Rückschlag zu verzeichnen war: Die Gesundheitsdirektion erliess ohne Rücksprache mit der DJI zuhanden der Spitäler im Kanton einen Ablieferungsstopp für Krankengeschichten, da die gesetzliche Grundlage dafür ungenügend sei. Wir hoffen sehr, dass der dadurch herbeigeführte, für alle Seiten unbefriedigende Zustand 2011 wieder geändert werden kann. Öffentlichrechtliche Institutionen können gemäss Archivgesetz ihre Akten selbstständig dauernd archivieren. Das Staatsarchiv bietet solchen Institutionen aber regelmässig an, die Führung eines Endarchivs zu übernehmen. 2010 schloss die Zürcher Hochschule der Künste ZHdK einen Zusammenarbeitsvertrag mit dem Staatsarchiv. Bei der ZHdK haben inzwischen – ebenso wie bei der Pädagogischen Hochschule Zürich PHZH – Records
Manager die Arbeit aufgenommen. Ihre Aufgabe ist es, den Aktenfluss aus den einzelnen Instituten und Abteilungen in eine zentrale Ablage zu organisieren. Das Staatsarchiv wird später ältere Unterlagen aus dieser zentralen Ablage übernehmen. Die Etablierung der Zusammenarbeit und die Unterstützung der neuen Records Manager wird in den kommenden Jahren zu konsolidieren sein. 1994 wurde das Opernhausgesetz erlassen, mit dem der Kanton von der Stadt Zürich die finanzielle Verantwortung für das Opernhaus übernahm. Man trug damit dem Umstand Rechnung, dass die Institution weit über die Stadtgrenzen ausstrahlt. Im Berichtsjahr ist nun auch die archivische Zuständigkeit für das Opernhaus vom Stadtarchiv Zürich auf das Staatsarchiv übergegangen: Opernhaus und Staatsarchiv schlossen einen Zusammenarbeitsvertrag ab, der Deckungsgleichheit herstellt zwischen dem Rechtskörper, der das Opernhaus finanziert, und demjenigen, der für dessen Überlieferung zuständig ist. Die vor 1994 entstandenen Unterlagen bleiben im Stadtarchiv Zürich. Damit wird zukünftig die archivische der rechtlichen Realität vor und nach dem Erlass des Opernhausgesetzes entsprechen. Im Bereich der staatsnahen und privaten Überlieferung ist der Abschluss eines Zusammenarbeits bzw. Schenkungsvertrags mit der in der Stadt Zürich angesiedelten Römischkatholischen Zentralkonferenz zu vermelden. Es handelt sich dabei um den Zusammenschluss der kantonalen katholischen Landeskirchen. Diese staatskirchenrechtlichen Gebilde stellen bekanntlich eine Schweizer Spezialität dar. Die Unterlagen der Zentralkonferenz sind von grossem historischem Interesse. Das Staatsarchiv des Kantons Zürich freut sich, mit dem Vertragsschluss zu einem wichtigen Träger der Überlieferung der katholischen Institutionen in der Schweiz zu werden. Übernahme von digitalen unterlagen Das Staatsarchiv ist seit 2009 zusammen mit der Hauptabteilung Logistik, Finanzen, Controlling LFC der Direktion der Justiz und des Innern daran, ein digitales Archiv aufzubauen. Als Pilotprojekt sollen bis in die 1980er Jahre zurückreichende Registerdaten aus der abzulösenden Geschäftskontrolle RIS der DJI ins Archiv überführt werden. Beteiligt sind neben Staatsarchiv und LFC die Firmen IBM (mit dem Produkt DIAS in der Funktion eines Digital Repository) und scope. Spezifikation und Programmierung der Anwendung sind ausgeführt, die Testphase zieht sich jedoch noch hin und das Projekt wird erst 2011 abgeschlossen werden können. Als nächster Schritt steht dann die Überführung der seit Jahren auf einem dedizierten Server gespeicherten digitalen Bestände des Staatsarchivs in DIAS an. Im Übrigen verfolgt das Staatsarchiv im Bereich Übernahme digitaler Daten nach wie vor eine Strategie der bilateralen Projekte, um weiter Erfahrung zu sammeln. Wichtigstes Projekt ist zurzeit die Archivschnittstelle zum Geschäfts und Rapportverwaltungssystem POLIS der Zürcher Polizeien (Kantonspolizei, Stadtpolizeien Winterthur und Zürich). Im Berichtsjahr konnten in guter Zusammenarbeit mit der Kantonspolizei, der zuständigen Informatikfirma Unisys sowie den Stadtarchiven Zürich und Winterthur eine Spezifikation der Schnittstelle und eine Realisierungsofferte erarbeitet werden. Die Schnittstelle beruht auf der Spezifikation des Submission Information Package SIP nach OAIS des Bundesarchivs und ist vollständig kompatibel mit der 2009 erarbeiteten Schnittstellen und Prozessspezifikation für die digitale Langzeitarchivierung der KOST. 2010 wurden nicht wesentlich mehr digitale Unterlagen abgeliefert als in den Vorjahren. Der grosse Sprung von der analogen zur digitalen Überlieferung lässt in Zürich weiter auf sich warten. Das liegt daran, dass die angebotenen Bestände aus Zeiträumen stammen, in denen die Akten selbst hauptsächlich noch auf Papier erarbeitet wurden. Damit kann das Staatsarchiv selbstverständlich leben. Zunehmend unbefriedigend ist aber die Situation bei den zu analogen Beständen gehörigen digitalen Metadaten. Die Zeit der Karteien, gebundenen Jahresregisterbücher, Geschäftskontrollverzeichnisse etc. ist seit teilweise deutlich über zehn Jahren vorbei. Aber die Daten der digitalen Systeme, die die analogen Findmittel in den 1980er und 1990er Jahren ablösten, sind häufig nicht mehr vorhanden, nicht migriert worden oder nur mit enormem Aufwand aus alten Systemen exportierbar. Das ist bedauerlich, denn diese Meta oder Registerdaten wären von grossem Nutzen für das Staatsarchiv – nicht primär als Archivgut, sondern vor allem als Grundlage für die Erschliessung der entsprechenden Unterlagen. Staatsarchiv des Kantons Zürich Jahresbericht 2010 17
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