Staatsarchiv Jahresbericht 2010 - Staatsarchiv - Kanton Zürich

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records Management
Der 2009 über das kantonale Weiterbildungsprogramm erstmals
angebotene Kurs «Informationsverwaltung für Sachbearbeiter/
innen» hat auch im Berichtsjahr mit gutem Erfolg stattgefunden.
Die Merkblatt­Sammlung des Staatsarchivs für kantonale Behörden
wurde um eine Anleitung zur Erstellung von Ordnungssystemen
bereichert. Das Dokument ist auf der Website des
Staatsarchivs greifbar (www.staatsarchiv.zh.ch/internet/justiz_
inneres/sta/de/verwaltung.html).
Im Berichtsjahr gab das Staatsarchiv wie üblich Stellungnahmen
zu verschiedenen Ordnungssystemen, Verfahren und insbesondere
zu digitaler Aktenführung ab. Neben den bereits erwähnten
Bestrebungen im Bereich Jugendsekretariate sowie der
Unterstützung einer grösseren Aktenreorganisation im Personalamt
sind zwei Anfragen aus der Baudirektion erwähnenswert.
Das Amt für Verkehr gibt seine bisher analog in Büchern geführte
Sammlung von Verfügungen auf und speichert diese künftig nur
noch in digitaler Form, auf Betreiben des Staatsarchivs im archivtauglichen
Format PDF/A. In den zu den Verfügungen gehörigen
Akten wird aber immer noch das Verfügungsoriginal in Papierform
abgelegt. Die Koordinationsstelle für kantonale Baubewilligungen
hingegen will zukünftig ihre Verfügungen nur noch digital
im Geschäftsverwaltungssystem speichern und auf die Papierablage
verzichten. Die beiden Anfragen zeigen: Tendenziell wird
zuerst die rein digitale Verwaltung von Entscheidsammlungen,
Spruchbüchern, Protokollen etc., also die digitale Haltung von
Serien an die Hand genommen, erst dann die eigentliche digitale
Aktenverwaltung.
Auch 2010 hat sich das Staatsarchiv für die Erstellung von
«Verzeichnissen der Informationsbestände» gemäss § 14 des Informations­
und Datenschutzgesetzes eingesetzt. In einer Zeit,
in der nur eine Minderheit der kantonalen Dienststellen über umfassende
Registraturpläne oder vergleichbare Ordnungssysteme
verfügt, können die Verzeichnisse der Informationsbestände
einen teilweisen Ersatz dafür bieten; für das Staatsarchiv sind
sie nicht zuletzt aus diesem Grund interessant. Wesentlicher
aber sind übergeordnete Gesichtspunkte: Das Öffentlichkeitsprinzip,
wie es im Kanton Zürich eingeführt wurde, sieht vor,
dass die öffentlichen Organe bekannt geben, welche Akten und
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Daten sie führen. Nicht alle Dienststellen vermochten ihre Verzeichnisse
innerhalb der gesetzlich eingeräumten Frist, also bis
am 1. Oktober 2010, zu publizieren. Es sind aber immerhin beträchtliche
Fortschritte zu verzeichnen. Die Ämter der Volkswirtschaftsdirektion
beispielsweise haben alle ein entsprechendes
Verzeichnis auf ihrer Website publiziert. Wir hoffen, dass die
vollständige Abdeckung in einem oder zwei Jahren erreicht sein
wird. Auf Wunsch unterstützen wir die öffentlichen Organe des
Kantons weiterhin bei der Erstellung ihres Verzeichnisses der
Informationsbestände.
Führungen und Informationsauftritte
Im Berichtsjahr haben wir 10 (2009: 14) Führungen für Verwaltungsstellen
durchgeführt, an denen immer auch Fragen der
Aktenführung und der Archivierung sowie der Zusammenarbeit
diskutiert werden. Anlässlich von Verhandlungen zu Rahmenvereinbarungen
kam es zudem zu einigen Treffen mit Amtsleitungen,
an denen wir unsere Aufgaben und Anliegen erläutert haben.
aufsicht über die gemeindearchive
Im Jahr 2010 wurden 30 (Vorjahr: 50) Erstbesuche von Zweckverbandsarchiven
vorgenommen. Damit wurden seit 2008 180
Zweckverbandsarchive mit insgesamt befriedigendem Ergebnis
visitiert; acht Besuche stehen für 2011 noch an.
Wie die kantonalen öffentlichen Organe sind auch die Gemeindeverwaltungen
verpflichtet, Verzeichnisse ihrer Informationsbestände
zu publizieren. Zur Unterstützung verfasste das
Staatsarchiv eine kurze Anleitung auf seiner Website (vgl. www.
staatsarchiv.zh.ch/internet/justiz_inneres/sta/de/gemeinden/
hilfsmittel.html).
Eine weitere Änderung im Webangebot des Staatsarchivs für
die Gemeinden besteht darin, dass die Liste der auf Gemeinden
spezialisierten Archivdienstleister vom Netz genommen wurde.
Sie war seinerzeit freihändig erstellt und dann ebenso freihändig
nachgeführt worden. Für die weitere Pflege der Liste hätten
Kriterien spezifiziert werden müssen, nach denen die Aufnahme
auf der Liste erfolgt, und die Erfüllung der Kriterien hätte im
Einzelnen kontrolliert werden müssen. Dies war aus Sicht des
Staatsarchivs zu viel Aufwand für zu wenig Ertrag. Die Gemein­