Staatsarchiv Jahresbericht 2010 - Staatsarchiv - Kanton Zürich

Abteilungen
lang es erstmals, den jahrzehntelangen Trend, wonach die unbearbeiteten
Bestände immer weiter anschwollen, zu stoppen und
zu wenden. Und dank der 2011 neu eintretenden Kräfte werden
wir nun damit beginnen können, den Restanzenberg substanziell
abzubauen.
Das im Vergleich zum Vorjahr modifizierte KEF­Jahresziel
2010 lautet: Der Umfang der auf Endarchiv­Niveau erschlossenen
Unterlagen entspricht demjenigen der im Vorjahr (also 2009) abgelieferten
Unterlagen plus 400 Laufmetern Akten aus dem Zwischenarchiv.
Ziel ist also, einerseits 400 Meter mehr Unterlagen
zu bearbeiten, als neu ins Staatsarchiv gelangen (und damit den
Milchbuck in rund 25 Jahren zu leeren), anderseits Ablieferungen
und Restanzen mit gleicher Herkunft in grossen Erschliessungsprojekten
gemeinsam zu bearbeiten. Diese Vorgehensweise erhöht
die Effizienz merklich, weil der für jedes Projekt zu leistende
Sockelaufwand nicht mehr so häufig erbracht werden muss. Insgesamt
hätten im Berichtsjahr also 1320 Laufmeter Akzessionen
bearbeitet werden müssen (Akzessionen 2009: 920 Laufmeter).
Geschafft haben wir 978 (Vorjahr: 669) Laufmeter, was einem
Leistungserfüllungsgrad von 74 (51) Prozent entspricht. Durch
Nachbewertungen und sonstige Verdichtungen im Erschliessungsprozess
wurden die 978 Akzessionslaufmeter zu 545 (398)
Laufmetern im Endarchiv verdichtet. Die «Umsatzsteigerung» ist
also erneut markant. Das ist umso erfreulicher, als die Anforderungen
an die Qualität der Erschliessung weiter erhöht wurden.
Insbesondere im Rahmen der Projektleitungssitzungen wurde
im Berichtsjahr weiter an den Erschliessungs­ und Verzeichnungsstandards
gearbeitet. Es tauchen immer wieder Fragen
auf, die es zu klären und im Sinn der Vereinheitlichung zu regeln
galt und gilt. Dies geschah etwa für die Verzeichnung von Zusätzen
bei Personennamen, die in gewissen Aktengruppen und in
verschiedener Ausformung häufig auftreten. Ein Beispiel aus den
Strafgefangenenakten ist folgende Namensansetzung: «Müller,
Elisabeth (bekannt als Diamanten­Else), geb. 1867».
Der redaktionelle Abschluss der ersten Version des Erschliessungshandbuchs
ist für 2012 vorgesehen. Bereits erfolgt ist dies
für den Prozessschritt der einheitlichen Etikettierung der Archivschachteln,
und zwar in Form von internen «Etikettierungsrichtlinien»
in einer Version 4.
24 Staatsarchiv des Kantons Zürich Jahresbericht 2010
Am 11. Dezember erfolgte die Migration der produktiven scopeArchiv­Datenbank
auf die Version 5.0. Sie beanspruchte verschiedene
Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Abteilung und
besonders Bettina Tögel als Applikationsverantwortliche seit
dem Kick­off des Projekts im Mai ausserordentlich. Bereits im
Februar war als wichtiger Schritt die Einführung des so genannten
Query Sync Tools erfolgt, das die gegenwärtig 14­täglich erfolgende
automatische Aktualisierung der (ausserhalb der Firewall
stehenden) Query­Datenbank erlaubt.
Ein wichtiges und anspruchsvolles Projekt der Abteilung ist die
Überführung der bestehenden digitalen Findmittel in die Archivdatenbank.
Das Ziel besteht darin, die immer weniger dem Verzeichnungsstand
entsprechenden «Schwarzen Kataloge» abzulösen.
Am Ende des Berichtsjahres waren – nebst den bereits im Jahr
2009 migrierten Archivabteilungen A bis L – die Archivabteilungen
N, P und Q mit ihren über 23 000 bestellbaren Einheiten neu online
abfragbar; von den übrigen Archivabteilungen sind grössere Teile
migriert. Das Projekt wird 2011 abgeschlossen sein.
Ausser den grossen Archivkatalogen wurden weitere, verstreute
Detailfindmittel in die Archivdatenbank überführt. In
erster Linie zu nennen sind die Urkundenregesten: Ende 2010
standen die Regesten zu allen Urkunden des Staatsarchivs aus
dem Zeitraum 1336 bis 1460, insgesamt 10 750 Datensätze, online
zur Verfügung. Ein Beispiel für die Migration eines isolierten
Findmittels für das neuere Archiv stellt die Migration des Spezialkatalogs
zu den 4331 Fabrikbauplänen (1885–1920) dar, ein
Bestand, der häufig nachgefragt wird.
Die Qualität der Verzeichnung sichern und verbessern wir
auch mittels Nacherfassung und teilweiser Neuverzeichnung bestehender
Archivabteilungen nach neuen Standards. Betroffen
ist etwa die ehemalige Abteilung BEZ mit Unterlagen der Bezirksbehörden,
die ins ordentliche Provenienzarchiv transferiert wird.
Die Konservierungs­ und Restaurierungsarbeiten der Abteilung
Beständeerhaltung in den älteren Archivabteilungen A, E, R,
S und T sowie in den Sammlungen PLAN und OBJ werden durch
gleichzeitige detaillierte Verzeichnungsarbeit ergänzt. In gewissem
Sinn geschieht hier reziprok das, was bei neuen Unterlagen
an konservatorischer Arbeit durch die Aktenerschliessung
geleistet wird. Jedenfalls ist die konservatorische Aufbereitung