Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME
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Schnelle Wege – verkürzte Abläufe: <strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong>-Bestellablauf im Überblick<br />
Kundenunternehmen<br />
/<br />
Nie<strong>der</strong>lassung /<br />
Einsatzort<br />
1 3<br />
Lieferant<br />
2<br />
6<br />
7<br />
<strong>Purchasing</strong><br />
<strong>Card</strong><br />
Anbieter*<br />
Der Ablauf: Unabhängig, ob <strong>der</strong> Besteller direkt vom Unternehmen, einer Nie<strong>der</strong>lassung<br />
o<strong>der</strong> gar von einer mobilen Baustelle aus bestellt (1), geht die Or<strong>der</strong> elektronisch,<br />
per Telefon o<strong>der</strong> Fax beim Lieferanten ein. Der Lieferant prüft die Autorisierung beim<br />
<strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong>-Anbieter (2) und liefert die Ware aus (3). <strong>Die</strong> Rechnungsdaten werden<br />
an den <strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong>-Anbieter übermittelt (4) und es erfolgt <strong>der</strong> Zahlungsausgleich<br />
innerhalbe bis <strong>zu</strong> 5 Tagen (6). Das Unternehmen erhält abschließend eine monatliche<br />
Abrechnung sowie weitere Reports über alle getätigten Bestellungen bei sämtlichen<br />
Lieferanten (6) und zahlt die Gesamtsumme (7).<br />
<strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong> im Bestell- und Zahlungsprozess<br />
4<br />
5<br />
13<br />
1. Bestellung<br />
2. Autorisierung<br />
3. Lieferung / Leistung<br />
4. Übermittlung <strong>der</strong><br />
Rechnungsdaten<br />
5. Bezahlung <strong>der</strong><br />
Lieferanten<br />
6. Übermittlung <strong>der</strong><br />
elektronischen Daten<br />
und Rechnungsreports<br />
7. Zahlung an den<br />
<strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong> Anbieter<br />
* <strong>Die</strong> dahinter liegenden Prozesse können<br />
je nach <strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong> Anbieter von<br />
dieser schematisierten Darstellung ab -<br />
weichen: In erster Linie abhängig davon,<br />
ob <strong>der</strong> Anbieter über eine eigene Karten -<br />
plattform verfügt o<strong>der</strong> nicht.<br />
Beschaffung > Bestellung > Datenverarbeitung > Zahlung<br />
Ausgabenanalyse<br />
Lieferantenportfolio<br />
optimieren<br />
In Verbindung<br />
mit …<br />
ERP-System<br />
Webshops<br />
Marktplätze<br />
Über Telefon /<br />
Fax / Post<br />
<strong>Die</strong>se Prozesse stehen hinter den einzelnen Bestellschritten.<br />
Datenerfassung<br />
Datenanreicherung<br />
Datenbereitstellung<br />
Konsolidierung<br />
Erfassung /<br />
Monitoring<br />
Buchungsabwicklung<br />
Bezahlung<br />
Auswertungen<br />
voreingestellt<br />
individuell<br />
produktübergreifend<br />
zentral<br />
<strong>Purchasing</strong> <strong>Card</strong>s –<br />
Prozesse und Kriterien
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