Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME

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24 BME-Leitfaden Purchasing Cards Dank der engen Zusammenarbeit der Partner war die Implementierung des Purchasing Card-Systems schnell vollzogen. Auch im Laufe des Prozesses erkannte Verbesserungsmöglichkeiten konnten schnell umgesetzt werden: So wünschten sich die Nutzer, auch für zeitlich befristete Projekte bestellen zu können – was sofort eingerichtet wurde. Nun ist eine zweite Abrechnungsart möglich, die Import-Files für SAP wurden entsprechend angepasst. Begann man im März 2005 zunächst mit der Zusammenarbeit mit zwei bevorzugten Lieferanten, wurden innerhalb eines Jahres 20 Lieferanten angeschlossen. Mit der geplanten Einführung des e- Procurement-Systems von SAP werden die Zahl der Bestellungen von jetzt mehreren tausend genauso wie das sechsstellige Umsatzvolumen weiter ansteigen. Harmann/Becker wird künftig das Supplier- Relationship-Management-Modul von SAP als Einkaufssystem nutzen. Die Mitarbeiter können dann ihren Bedarf direkt aus dem SAP-System in den elektronischen Katalogen der Partner bestellen, wie beispielsweise bei LSL. Das Einhalten der internen Vorgaben wird durch den automatisierten Genehmigungsprozess und die hinterlegten Ausgabelimits gesichert.
Purchasing Card und e-Procurement Bestellen über Katalogsysteme ist bei vielen Unternehmen schon lange selbstverständlich. So auch bei dem Technologiekonzern Alstom. Um die Beschaffung einfach und bequem abwickeln zu können, arbeitete man schon vier Jahre lang mit einer etablierten Procurement-Software. Von den Vorteilen der elektronischen Bestellwege war man schnell überzeugt. Aber die massive Zeitersparnis, die so erreicht wurde, ging an anderer Stelle verloren. Wie lässt sich auch die Abrechnung vereinfachen, die Schritte von Rechnungskontrolle, Zahlung und Verbuchung verkürzen? „Vollständig zufrieden waren wir mit der reinen Online-Bestellung nicht“, resümiert Christina Oelbermann, Purchasing Managerin bei Alstom in Mannheim. „Deshalb haben wir nach einer Lösung gesucht, die auch die Abrechnung umfasst.“ Dem Ziel, die Prozesse zu verkürzen und zu automatisieren, kam Alstom mit der Implementierung einer Purchasing Card deutlich näher. „Wir haben festgestellt, dass sich die Prozesszeiten- und Kosten mit der Purchasing Card um durchschnittlich 40 % reduzieren lassen – aber da musste noch mehr drin sein“, fasst Roger Banacki, Country Travel Manager und Sourcing Manager bei Alstom, die ersten Erfahrungen zusammen. Faktoren wie die Vielzahl an Prozessteilnehmern oder mangelhafte Datenqualität aufgrund von Medienbrüchen führten zu Unzufrieden heit. Die Transparenz war nicht optimal, so dass sich Doppelbuchungen nicht vermeiden ließen und einen hohen internen Umbuchungsaufwand verursachten. Für die Lieferanten stellte sich die Durch- führung ähnlich unbefriedigend dar. Den hohen Anforderungen hinsichtlich Zeit-, Kosten- und Know-how-Einsatz standen lange Zahlungsverzögerungen gegenüber. „Was wir wirklich brauchten, war eine Lösung aus einer Hand.“, erinnert sich Roger Banacki. „Nachdem wir zunächst mit einer andern Purchasing Card gearbeitet haben, setzen wir seit 2004 die Purchasing Card von American Express ein.“ Damit stellten sich die gewünschten Einspar effekte ein: Da die Abläufe inzwischen automatisiert sind, konnten Prozesszeiten- und kosten inzwischen um 70 % gesenkt werden. So bestellen rund 150 Mitarbeiter an den Standorten Berlin und Kassel aus 17 Online-Katalogen ca. 20.000 Artikel zu vorher ausgehandelten Preisen. Jeder Besteller agiert dabei innerhalb eines fest -gelegten Limits, das Bestellvolumen pro Einkauf und pro Monat individuell festlegt. Schon nach rund 48 Stunden geht die Ware üblicherweise ein. 25 „Was wir wirklich brauchten, war eine Lösung aus einer Hand.“ Die Praxisbeispiele
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