Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME

„Warum sollten
Güter, die der
Instandhaltung,
der Reparatur oder
dem operativen
Geschäft dienen,
umständlich geordert
und bezahlt werden?“
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BME-Leitfaden Purchasing Cards
Die Praxisbeispiele
Der Anlass zur Implementierung einer Purchasing Card ist bei jedem Unternehmen
unterschiedlich. Ob internationaler Konzern oder mittelständisches Unternehmen
– die folgenden Praxisbeispiele zeigen aus verschiedenen Blickwinkeln, wie sich
der Einsatz der Karte gestalten lässt und welche Vorteile sie bringen kann.
Purchasing Cards in Großunternehmen
Um Prozesskosten einzusparen und zugleich durch gezielte Preisverhandlungen
mit Lieferanten bessere Konditionen zu erreichen, hat sich der weltweit
agierende Technologiekonzern Parker Hannifi n für den Einsatz einer Purchasing
Card entschieden.
Parker Hannifi n als dezentralisiertem
Konzern von höchster Bedeutung. Dabei
trägt das „Werkzeug“ e-Procurement
maßgeblich zur Wertsteigerung der
Unternehmensaktivitäten bei. Besonders
für die Beschaffung und die Bezahlung
von C-Artikeln mit geringer strategischer
Bedeutung und hohem Automatisierungspotenzial
sieht Dirk Rickers, Financial
Analyst im Bereich Corporate Finance bei
der Parker Hannifi n GmbH & Co.KG und
verantwortlicher Mitarbeiter für den
Bereich Purchasing Card-System, erhebliches
Verbesserungspotenzial. „Letztendlich
gilt es, Transaktionen mit geringem Wert,
aber gleich hohem Aufwand wie andere
Anschaffungen zu standardisieren und zu
verschlanken. Unzählige Produkte der
C-Kategorie wie Büroartikel, EDV-Zubehör,
Verpackungsmaterial und Werkzeuge
fallen bei uns in hohen Mengen regelmäßig
an. Warum also sollten diese Güter,
die der Instandhaltung, der Reparatur oder
dem operativen Geschäft dienen, umständlich
geordert und bezahlt werden“,
so Dirk Rickers. Die ersten Erfahrungen mit
einer Purchasing Card hat man schon
2001 gemacht und dabei die grundsätzlichen
Vorzüge der Karte erkannt. Später
entschied man sich für einen anderen
Anbieter. „Der Wechsel erfolgte aufgrund
einer guten Empfehlung und der Überzeugung,
dass American Express seit mehr
als zehn Jahren über eine umfangreiche
Expertise im deutschen Markt verfügt“,
begründet Dirk Rickers seine Entscheidung
für die Zusammenarbeit, die seit Anfang
2006 besteht.
Weniger Verwaltung,
mehr Transparenz
Besonders schätzt Rickers an der Purchasing
Card, dass sie den Verwaltungsaufwand
reduziert und vor allem auch eine hohe
Transparenz der Buchungs- und Zahlungsvorgänge
ermöglicht. Per Knopfdruck
erreichen ihn monatliche Auswertungsreports
und die Ausgabenübersicht pro
Leistungsträger. „Vorher hatten wir die
Abrechnungen in Papierform. Jeder Mitarbeiter
erhielt die Rechnung persönlich
über sein Postfach. Viel Aufwand! Heute
erhalten die Mitarbeiter für ihre bestellte
Ware eine E-Mail“, erläutert Dirk Rickers.
Auch die Vielzahl der bestellten C-Artikel