Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME

Purchasing Card und e-Procurement
Bestellen über Katalogsysteme ist bei vielen Unternehmen schon lange selbstverständlich.
So auch bei dem Technologiekonzern Alstom. Um die Beschaffung
einfach und bequem abwickeln zu können, arbeitete man schon vier Jahre lang
mit einer etablierten Procurement-Software. Von den Vorteilen der elektronischen
Bestellwege war man schnell überzeugt. Aber die massive Zeitersparnis,
die so erreicht wurde, ging an anderer Stelle verloren. Wie lässt sich auch die
Abrechnung vereinfachen, die Schritte von Rechnungskontrolle, Zahlung und
Verbuchung verkürzen?
„Vollständig zufrieden waren wir mit der
reinen Online-Bestellung nicht“, resümiert
Christina Oelbermann, Purchasing Managerin
bei Alstom in Mannheim. „Deshalb
haben wir nach einer Lösung gesucht,
die auch die Abrechnung umfasst.“
Dem Ziel, die Prozesse zu verkürzen und
zu automatisieren, kam Alstom mit der
Implementierung einer Purchasing Card
deutlich näher.
„Wir haben festgestellt, dass sich die
Prozesszeiten- und Kosten mit der Purchasing
Card um durchschnittlich 40 % reduzieren
lassen – aber da musste noch mehr drin
sein“, fasst Roger Banacki, Country Travel
Manager und Sourcing Manager bei Alstom,
die ersten Erfahrungen zusammen. Faktoren
wie die Vielzahl an Prozessteilnehmern oder
mangelhafte Datenqualität aufgrund von
Medienbrüchen führten zu Unzufrieden heit.
Die Transparenz war nicht optimal,
so dass sich Doppelbuchungen nicht vermeiden
ließen und einen hohen internen
Umbuchungsaufwand verursachten.
Für die Lieferanten stellte sich die Durch-
führung ähnlich unbefriedigend dar. Den
hohen Anforderungen hinsichtlich Zeit-,
Kosten- und Know-how-Einsatz standen
lange Zahlungsverzögerungen gegenüber.
„Was wir wirklich brauchten, war eine
Lösung aus einer Hand.“, erinnert sich Roger
Banacki. „Nachdem wir zunächst mit einer
andern Purchasing Card gearbeitet haben,
setzen wir seit 2004 die Purchasing Card
von American Express ein.“
Damit stellten sich die gewünschten
Einspar effekte ein: Da die Abläufe
inzwischen automatisiert sind, konnten
Prozesszeiten- und kosten inzwischen um
70 % gesenkt werden. So bestellen rund
150 Mitarbeiter an den Standorten Berlin
und Kassel aus 17 Online-Katalogen ca.
20.000 Artikel zu vorher ausgehandelten
Preisen. Jeder Besteller agiert dabei
innerhalb eines fest -gelegten Limits, das
Bestellvolumen pro Einkauf und pro Monat
individuell festlegt. Schon nach rund 48
Stunden geht die Ware üblicherweise ein.
25
„Was wir wirklich
brauchten, war
eine Lösung aus
einer Hand.“
Die Praxisbeispiele