Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME

Purchasing Cards – Prozesse und Kriterien
Bestell- und Zahlungsprozesse
Beim Einkauf nicht-strategischer Waren und Dienstleistungen lassen sich folgende
Kernprozesse unterscheiden:
Bestellprozess
Durch elektronische Marktplätze sowie Katalog- und e-Procurement-Systeme ist der
Anteil der papierbasierten Be stellungen insgesamt zurückgegangen. Dies trifft aller-
dings auf die strategischen Güter deutlich stärker zu als beispiels weise auf C-Waren,
ad-hoc Bestellungen oder Dienstleistungen, die schwieriger über kundenindividuelle
Katalogsysteme abgebildet werden können. Zudem unterscheiden sich die Prozess-
kosten je nach Vorgehensweise erheblich.
Zahlungsprozess
BME-Leitfaden Purchasing Cards
Bei den Arbeitsschritten vom Rechnungserhalt bis zur Zahlung ist die Automatisierung
insgesamt deutlich weniger fortgeschritten als bei der Bestellabwicklung. Dement-
sprechend ist der Anteil manueller Arbeitsschritte höher.
Rechnungsverarbeitung
Der Prozess von Rechnungserhalt bis
Zahlung ist in vielen Unternehmen –
insbesondere dort, wo SAP eingesetzt
wird – aufwändig und langwierig. Erst
nach Kontrollschritten wie kontieren,
sachlich und kaufmännisch prüfen,
Kreditor anlegen und pfl egen, Waren-
eingang prüfen und Bestellung kon -
trollieren, wird die Rechnung zur
Zahlung freigegeben. Für den
Lieferanten verschiebt sich das
Zahlungsziel nach hinten.
Überweisung
Die komplexen Prozesse der Rechnungs -
kontrolle gehen der Überweisung
voran. Erst wenn diese durchlaufen
sind, wird der Zahlvorgang ausgeführt.
Gerade bei einem großen Bedarf an
C-Artikeln verursacht dieser Aufwand
hohe Kosten – trotz eigentlich kleiner
Beträge der einzelnen Positionen.
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Der für das Unternehmen
wichtige
Controlling-Aspekt
kann von der
Purchasing Card
übernommen werden:
Der gesamte Zahlungsprozess
über alle
Lieferanten und
Positionen kann
elektronisch zurückverfolgt
werden.
Purchasing Cards –
Prozesse und Kriterien