Die Renaissance der Purchasing Card: Leitfaden zu ... - BME

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Transaktionswert Gering Hoch 6 BME-Leitfaden Purchasing Cards Purchasing Cards – wie ist heute ihr Stellenwert? Eine Studie des Beratungsunternehmens Accenture ermittelt Kostensenkungen in Millionenhöhe 1 , Einkaufsmanager sprechen von 70%igen Einsparungen bei Prozess zeiten und -kosten 2 : Das Potential der Purchasing Cards wird in Deutschland erst heute richtig erkannt und effi zient eingesetzt – man kann sogar von einer Renaissance spre chen. In den USA wurden im Jahr 2005 bereits Trans aktionen in Höhe von 110 Mrd. Dollar über Purchasing Card-Lösungen abgewickelt 3 . In Deutschland setzen Unternehmen wie ICI, Impress oder Texas Instruments sowie Konzerne wie Nestlé und Alstom auf Purchasing Cards, um die Prozesseffi zienz und Kontrolle bei Einkäufen mit geringem Wert und großen Stückzahlen zu erhöhen. Aber auch viele mittelständische Unternehmen haben die Einsparpotentiale der Purchasing Card erkannt, wie z. B. der Automobilzulieferer Harman/Becker. Einkauf nicht-strategischer Waren und Dienstleistungen Typischer Einsatzbereich der Purchasing Cards sind Einkauf und Bezahlung von Waren und Dienstleistungen außerhalb der direkten Wertschöpfungskette (C-Artikel, ad-hoc Bedarf). Solche Transaktionen fallen häufi g an, haben in der Regel einen geringen Wert, werden von unterschiedlichen Mitarbeitern und Abteilungen bei verschiedenen Lieferanten bestellt. Purchasing Cards ersetzen bei der Zahlungs- abwicklung das klassische Verfahren der Einzel- oder Sammelüberweisungen. Spezialanschaffungen IV Rohstoffe III Kapital Energie Transaport Verschiedenes I ad hoc Ausgaben Gering Hoch Transaktionsvolumen Verschiedenes II Instandhaltung Geringwertige Wirtschaftsgüter Dienstleistungen Ergänzung zu bestehenden Verfahren Purchasing Cards werden unabhängig oder als Ergänzung zu in den Unternehmen vor handenen Verfahren eingesetzt, bei - spielsweise ERP-Systemen oder katalog- basierten e-Procurement-Lösungen. Auch in Verbindung mit elektronischen Marktplätzen lassen sich die Purchasing Card- Lösungen effi zienzsteigernd einsetzen; einige Purchasing Card Anbieter sind vor diesem Hintergrund sogar Kooperationen mit Internet-Marktplätzen eingegangen. Eine zentrale Motivation für den ergänzenden Einsatz von Purchasing Cards liegt darin, dass Unternehmen neben dem Einkauf strategischer Güter auch den Ein kauf in nicht-strategischen Bereichen effi zient gestalten und die Ausgaben kontrollieren müssen. Die Kosten dafür können bis zu 40% 1 des gesamten Einkaufsvolumens ausmachen. Diese Optimierung ist zwar auch über andere Wege möglich – bei spielsweise über ERP-Lösungen –, allerdings werden aufgrund der Komplexität dieser Systeme dabei nicht selten Wirtschaftlichkeitsgrenzen überschritten.
Gründe für den Einsatz von Purchasing Cards Im Kern wird darauf gezielt, die Arbeitsabläufe beim Einkauf nicht-strategischer Waren und Dienstleistungen zu vereinfachen, Transparenz zu erhöhen und letztlich Kosten zu senken. Im Fokus sind dabei in der Regel drei Felder: Die Prozesseffi zienz, die Einkaufseffi zienz und die Einhaltung der internen Einkaufsrichtlinien. Prozesseffi zienz: Studien beziffern den Aufwand für einen Bestellprozess im Unternehmen auf rund 75 Euro je Transaktion, abhängig vom Grad der Automatisierung. 1 Diese Kosten fallen weitgehend unabhängig vom Bestellwert an. Mit Purchasing Cards sollen die Bearbeitung der vielen ein zel nen Trans - aktionen vereinfacht und beschleunigt sowie Fehlerquellen minimiert werden. Einhaltung von Einkaufsrichtlinien: Bei geringwertigen Transaktionen kann es mit sehr hohem Aufwand verbunden sein, durch Vorab-Kontrollen ein richt - linienkonformes Bestellverhalten sicher - zustellen. Andererseits erhöht das Um gehen der Richtlinien durch „unkon - trolliertes“ Einkaufen – das „Maverick Buying“ – die Prozesskosten und ver - hindert, dass vorab vereinbarte günstige Konditionen genutzt werden können. Mit Purchasing Cards soll transparent gemacht werden, in welchen Fällen außer - halb der Einkaufsrichtlinien bestellt wurde. Durch diese nachträgliche Kontrolloption werden Ausgaben gezielt auf ausge- wählte Partner gelenkt und Einkaufsver- einbarungen verbessert. Zudem können Verstöße zurückverfolgt werden. Effi zienz des Einkaufs: Strategische Güter beziehen viele Unternehmen schon heute gezielt von ausgewählten Lieferanten, mit denen optimale Kon - ditionen ausgehandelt werden. Mit Purchasing Cards wird der strategische Einkaufsprozess auch auf nicht-strate - gische Waren und Dienstleistungen übertragen: Ausgaben werden kontrolliert und interne Richtlinien besser durchgesetzt. Von der „Karte“ zur „Lösung“ Purchasing Cards werden seit Mitte der 90er Jahre eingesetzt. Die ursprünglichen Karten zur Abrechnungsunterstützung haben sich zu technisch hoch entwickelten Einkaufslösungen ge - wan delt. Sie erlauben die kontrollierte Bestellung und Abrechnung von nicht- strategischen Waren und Dienstleis- tungen mit elektronischer Rechnungs- stellung. Einzelne Mitarbeiter können damit innerhalb eines vordefi nierten, transparenten und nachprüfbaren Rahmens direkt mit ausgewählten Lieferanten zusammenzuarbeiten. Unabhängig vom Bestellweg – online, schriftlich oder telefonisch – werden die einzelnen Buchungen bei den Purchasing Card Anbietern konsolidiert. Die resultierenden Sammelrechnungen enthalten heute in der Regel detaillierte Angaben zu den Einzelposten und werden von den Finanzbehörden aner- kannt.Durch dieses dezentrale Einkaufen entfallen viele der sonst erforderlichen Einkaufs- und Abrechnungsschritte. 7 Mit Purchasing Cards wird der strategische Einkaufsprozess auch auf nicht-strate - gische Waren und Dienstleistungen übertragen Purchasing Cards – wie ist heute ihr Stellenwert?
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Seite 11 und 12: Prozessphase 2: von der Rechnung zu
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Seite 19 und 20: Zusammenfassung und Ausblick Viele
Seite 21 und 22: lässt sich nun leichter erfassen u
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Seite 29 und 30: Die Frage ist, wie man sich anderwe
Seite 31 und 32: Karteninhaber Kreditkartengesellsch

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