Recommandation

1.2. Analyse financière
Le processus de budgétisation associé à la planification des activités, devrait être mieux
coordonné au moment du virement, afin que l’ADRB affine précisément son besoin en amont.
Au 31/01/2011 il devrait rester 11 mois à couvrir et par conséquent 45,8 % du budget à
consommer. Le tableau d’analyse budgétaire en annexe 7 indique que trois postes sont
actuellement surconsommés à savoir :
- 116 Entretien bureau et matériel de Bureau + 262 %
- 406 Matériel didactique + 40, 25 %
- 606 Matériel et Outils TP + 87, 36 %
Pour les autres postes, on note qu’il reste globalement 57 % du budget.
1.2.1. Procédure comptable
L’organisation entre les postes de gestionnaire et de comptable tel que définie actuellement n’est
pas bien adaptée.
Comme nous l’avons vu plus haut, un risque fort a été identifié puisqu’il est arrivé qu’une même
personne définisse les besoins, effectue des achats, réceptionne les biens, les utilise et fasse
valider la liste des biens achetés par un intérimaire du Coordonnateur des projets sans que le
titulaire, la responsable administrative ni le gestionnaire ne valident ces achats. Cela entraine
des avances financières élevées faites aux responsables des domaines pour payer leurs
créanciers, sans même que le besoin ait pu être validé ni le contrat négocié par un tiers. Ce mode
de gestion fait prendre des risques financiers considérables à l’organisation, et de plus ne
respecte pas les instructions mentionnées dans le manuel des procédures. L’équipe d’évaluation
déplore l’utilisation systématique des avances et cette pratique qui consiste à ne pas passer par
les procédures des acquisitions telles que contenues dans le manuel des procédures. L’utilisation
des avances ne doit pas être systématique. Et quand l’avance est inévitable, l’épuration ne doit
pas non plus dispenser des procédures normales d’acquisition et de validation.
Un autre risque a été identifié : il concerne les montants importants retirés à la banque à
N’Djamena et amené à la caisse ADRB à Ati (ex : en date du 20 juin 2011, l’ADRB disposait de 62
millions en caisse). Pour autant, puisqu’il n’y a pas de banque sur Ati, le retrait d’argent ne peut
se faire qu’à N’Djamena ; et puisque les trajets en voiture ne sont pas 100% sécurisés, l’ADRB a
fait le choix de ne retirer l’argent qu’occasionnellement mais de retirer des montants élevés. Il
pourrait être envisagé que l’ADRB retire des montants un peu moins importants (5 000 000
FCFA) sans tomber en rupture de stock. La ville d’Ati est régulièrement desservie par les avions
du PAM une à deux fois par semaine. Ces vols pourraient être utilisés pour alimenter la caisse.
Un autre constat concerne le logiciel comptable « Ciel Evolution », qui est à la fois mal maitrisé
par les employés et dont les fonctions ne les satisfont pas. Ce point a déjà été soulevé à plusieurs
occasions, et un appui a été proposé. Néanmoins le logiciel dans sa globalité ne semble pas être
apprécié.
Constats :
• Il manque la description d’une procédure des dépenses, qui décrirait les mécanismes
d’autorisation, d’engagement, de liquidation des dépenses et enfin de paiement.
Les avances faites aux responsables de domaines sont bien trop importantes, et suivent un
mode de gestion à risque financier élevé.
• Le logiciel « Ciel Evolution » est mal maitrisé et ne répond pas aux besoins de l’équipe
ADRB. En particulier il ne permet pas de tenir une comptabilité analytique par bailleur. En
fait il est mieux adapté aux sociétés commerciales qu’aux ONG.
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