Recommandation

Recommandations :
Il est important qu’il y ait une meilleure répartition des tâches et des responsabilités
pour réduire les risques. Ainsi, l’expression du besoin doit être formalisée par un responsable
opérationnel ; puis le besoin doit être validé par le coordonateur programme ; le gestionnaire
doit négocier le contrat ; et enfin c’est le comptable qui paye.
Définir une procédure des dépenses, et formaliser les outils adéquats (fiche
d’autorisation de dépense, fiche des engagements, registre des engagements) – voir annexe 8.
Définir également une procédure des recettes – voir annexe 9.
Un nouveau logiciel comptable doit venir remplacer « Ciel-Evolution ». Le nouveau
logiciel devra être souple, facile à paramétrer, adapté aux ONG et capable d’une comptabilité
analytique par catégories. Il y a sur le marché plusieurs logiciels qui remplissent ces conditions,
tel que le logiciel canadien Quick Books Pro fabriqué par Intuit, qui prévoit des dispositions
spécifiques pour les entreprises à but non lucratif.
Il est possible de réduire les montants gardés en caisse en effectuant les retraits une fois par
mois, et en assurant la sécurité des montants prélevés en se déplaçant via l’avion du PAM (qui
est par ailleurs un partenaire dans la région).
1.2.2. Bilan financier
Le bilan financier présente les états financiers suivants : le compte de résultat ; le bilan et
l’analyse budgétaire. Dans un premier temps il a fallu revisiter le rapport d’audit qui couvre la
période du 01.01/2010 au 31/01/2011. Dans un deuxième temps, ces mêmes états ont été
établis pour la période suivante.
Observations du rapport d’audit de la période du 01.01.2010 au 31.01.2011 (voir annexe 10) :
Il n’y pas de déficit à proprement parler. Le total des charges de 267 128 661 FCFA correspond à
la somme de débits de classes 6 telle qu’indique la balance globale. Les recettes totales montent
à 273 771 397 FCFA et non 258 143 947 FCFA.
Il n’y a pas de raison objective pour soustraire des recettes de 9 650 000 FCFA dépensées pour
les investissements. Donc, cette somme devrait réintégrer les recettes de la période.
Aussi, le compte de résultat redeviendrait-il excédentaire de 6 642 736 FCFA et se présenterait-il
comme indiqué en annexe 10 (voir le compte de résultat rectifié pour la période en question).
Observations du bilan selon le rapport d’audit (voir annexe 10) :
- Les 20 061 840 frs d’immobilisation correspondent aux montants figurant dans la balance,
dont les 5 911 840 frs sont des reports d’année en année depuis 2009 et sans amortissement.
Aucune documentation ne vient confirmer la nature d’investissement.
- Les immobilisations comprennent aussi une avance de 14 587 840 FCFA faite à un fournisseur
pour l’achat d’un véhicule.
- Les 9 650 000 frs correspondent à des travaux de clôture réalisés en 2010.
- Les 4 500 000 correspondent aux achats de matériel informatique en 2010.
Observation de l’évaluation des biens immobiliers (voir annexe 10) :
La répartition des actifs entre le BUCO et l’ADRB ne transparaît pas sur le passif. On ne sait pas à
qui appartiennent ces biens. D’ailleurs les terrains et les bâtiments ne figurent pas au Bilan.
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