Untitled - Jabatan Audit Negara

NAMA AGENSI PERKARA BELUM SELESAI KEDUDUKAN MASA KINIyang tidak sepatutnya.j. IMS Kewangan tiada archiving tableseperti history file bagi PenghutangPelajar, Penghutang Pelbagai AsetTetap yang telah dilupuskan dan bajetbagi tahun kewangan sebelumnya.Antara faktor yang menyebabkanberlakunya keadaan ini adalah sepertiberikut:j. Sistem yang menyimpan history filepada setiap modul IMS Kewangantelah diwujudkan. Penambahbaikanterhadap IMS Kewangan dari segiarchiving table, modul bajet untuktujuan penyemakan sebelumberbelanja, integrasi antara modulperolehan dengan bajet dan gajidengan akaun belum bayar telahdibuat, di mana:i. Tiada tempoh cut off ditetapkanbagi setiap tahun kewanganseperti penetapan 13 bulan bagisetiap tahun kewangan.i. Tempoh cut off telah ditetapkaniaitu 13 bulan bagi setiap tahunkewangan.ii. Tiada prosedur penutupan akaunharian, bulanan ataupuntahunan dilaksanakan sebelumdipindahkan ke tempoh kewanganyang baru.ii. Prosedur penutupan akaun akhirtahun telah diwujudkan dandipraktikkan sehingga kini.iii. Jumlah tahun kewangan bagitempoh penyimpanan data tidakditetapkan terutamanya bagimaklumatPenghutang,Pemiutang dan Aset.iii. Jumlah tahun kewangan bagitempoh penyimpanan data telahditetapkan selama 7 tahun.iv. Pembahagian table berdasarkantransaksi history dan transaksisemasa tidak dilaksanakan dipangkalan data.iv. Pembahagian table berdasarkantransaksi history dan transaksisemasa telah dilaksanakan dipangkalan data.v. Pembetulan bagi transaksi tahunkewangan sebelumnya telahdilaksanakan melalui kemudahanManual Journal yang disediakandi Lejar Am tanpa had tahunpenyesuaian. Manual Journal inijuga digunakan untuk penyediaanjurnal pelarasan lain. Sistemsepatutnya mempunyai modulkhas untuk pelarasan selepaspenutupan akaun tahunansebagai kawalan data.v. Satu skrin bagi pelarasan tahunsebelumnya telah dibangunkandan dibuka bagi tempoh tertentusahaja. Contohnya ScreenManual Journal (Pelarasan TahunSemasa) dan Manual Journal(Pelarasan Tahun Sebelumnya).k. Pengauditan data IMS Kewangantelah dibuat menggunakan kaedahComputer Assisted Audit Techniquesand Tools (CAATTs) dari bulan Januarihingga Julai 2005 dan mendapatiperkara berikut:333