CI-NET LiteS 利用者のための建設工事の電子契約についての解説 ...

B.Ⅷ. CI-NET LiteS 利 用 者 のための 建 設 工 事 の 電 子 契 約 についての 解 説
4.データ 保 管 について
Q27. 契 約 データが 改 ざんされていないことを 証 明 するために、どのように 電 子 データを 保
管 すれば 良 いのでしょうか。
改 ざんされていないことの 証 明 には、 契 約 データに 添 付 されて 送 られてくる 電 子 署 名 と
電 子 的 な 証 明 書 を 用 いることが 一 般 的 です。したがって、 契 約 データだけでなく、 電 子 署
名 と 電 子 的 な 証 明 書 を 合 わせて 保 管 しておくことが 推 奨 されます。
Q28. 書 面 の 契 約 書 を 契 約 データに 変 更 した 場 合 、 書 面 と 違 ってどのようにして 契 約 データ
を 保 管 すれば 良 いのでしょうか。
書 面 の 契 約 書 では、 年 月 日 順 に 並 べる、 相 手 方 の 企 業 別 にファイルを 分 けるといった 整
理 をされている 場 合 が 多 いでしょう。 電 子 データの 場 合 も 同 様 に 年 月 日 順 や 相 手 方 の 企 業
別 にフォルダを 分 ける、データベースに 入 れてインデックスを 付 ける 等 の 整 理 が 推 奨 され
ます。 契 約 内 容 を 確 認 するためには、 表 示 ・ 印 刷 システムと 連 携 する 必 要 があります。
書 面 の 契 約 書 では 年 月 日 順 なら 年 月 日 順 で 一 通 りの 整 理 の 方 法 しか 選 べませんが、 電 子
データの 強 みを 生 かせば、データベース 等 を 使 って 年 月 日 別 、 相 手 方 別 等 、 様 々な 検 索 を
行 えるように 整 理 することも 可 能 です。
なお、 契 約 データの 保 管 については、 電 子 データの 紛 失 等 が 無 いように FD、CD、MO、DVD
等 の 電 子 記 録 媒 体 等 にバックアップをとる 等 の 措 置 が 必 要 です。 安 全 性 をより 高 めるには、
「 原 本 性 確 保 システム」と 呼 ばれる 電 子 データの 改 ざん、 紛 失 を 防 止 する 機 能 をもった 市
販 のシステムを 導 入 して 運 用 することも 想 定 されます。
Q29. 契 約 データの 保 管 、 表 示 ・ 印 刷 が 正 しく 行 われていることや、 改 ざんされていないこ
とを 証 明 するにはどうすればよいでしょう。
基 本 的 には、 使 用 しているシステムが 適 正 に 運 用 されていることとシステム 自 体 の 信 頼
性 が 保 証 されていることを 示 す 必 要 があります。
例 えば、システムの 機 能 を 説 明 した 仕 様 書 や 操 作 手 順 書 等 の 資 料 を 用 意 しておくことが
推 奨 されます。また 運 用 ルールや 体 制 を 定 め、それらを 遵 守 すること 等 も 推 奨 されます。
Q30. 見 積 書 、 出 来 高 調 書 、 請 求 書 等 のやりとりを 電 子 データで 行 う 場 合 、これらの 電 子 デ
ータも 注 文 データ・ 注 文 請 データと 同 じように 保 管 しなければならないのでしょうか。
建 設 業 法 第 19 条 とそれに 関 連 する 政 令 、 省 令 およびガイドラインで 対 象 としているのは
建 設 工 事 の 請 負 契 約 の 締 結 なので、これ 以 外 の 見 積 書 、 出 来 高 調 書 、 請 求 書 等 の 電 子 デー
タは 適 用 の 対 象 にはなりません。
Ver.2.1 ad.5 (2008.06.10) 262