De WEEK van de KMO - BECI

©Reporters
KMO’S EN HUN BOEKHOUDER
Gedeelde verantwoordelijkheid
In de enquête van het BIBF verklaren
bijna 6 op de 10 ondernemers een
opdrachtbrief afgegeven te hebben.
Dit is belangrijk om de verantwoordelijkheden
en taken van beide partijen vast
te leggen. Vanaf 2013 wordt dit zelfs een
verplichting.
De opdrachten van de boekhouder
Jean-Marie Conter van het BIBF: “De
boekhouder is gehouden aan de overeenkomst
met zijn klant: het bijhouden
van de rekeningen, het opvolgen van
de bedrijfsboekhouding en zijn klant
inlichten als er alarmsignalen afgaan
i.v.m. de toekomstige rendabiliteit of
cashreserves.” Aangezien 2 à 5% van het
wereldwijde bruto product uit witgewassen
geld bestaat, hoort het tot de boekhouder
zijn takenpakket om ook daar
een oogje in het zeil te houden. “Hij is
verplicht om zijn klant te identificeren
en diens identiteit na te gaan,” verklaart
Christine Darville van het VBO. Zij roept
ook op om de leden van het BIBF daarover
te sensibiliseren. Het is natuurlijk geen
aangename opdracht om een trouwe
klant van vele jaren te controleren als er
plots twijfelachtige transacties opduiken.
Denk maar aan het achterhouden van
informatie of grote cashbetalingen aan
bepaalde leveranciers.
Opdracht en verantwoordelijkheid
zijn niet hetzelfde!
De bedrijfsleider is de hoofdverantwoordelijke
voor het beheer van zijn onderneming.
Hij wordt bijgestaan door de
boekhouder maar deze laatste mag nooit
betrokken worden bij het interne beheer,
laat staan dat hij de bedrijfsleider mag
vervangen. De voorzitter van het BIBF ziet
grenzen die niet overschreden mogen
worden: “We hebben een lid gehad die vol
goede wil aan de slag ging bij een klant
om diens onbestaande boekhouding
recht te trekken. Hij heeft het kasboek
opnieuw samengesteld om de balansen
van de klanten en leveranciers te kunnen
afsluiten. Zoiets is onaanvaardbaar, het
valt niet onder zijn opdracht,” verduidelijkt
Jean-Marie Conter.
Het bedrijf is verplicht om de bewijsstukken
netjes bij te houden en tijdig te
bezorgen. De boekhouder houdt alles in
orde waardoor hij de bedrijfsleider op elk
ogenblik een juist antwoord kan geven
op eventuele fiscale vragen. Het verantwoorden
van de uitgaven is de taak van
de ondernemer. Moet de boekhouder zijn
klant dan op de termijnen wijzen? Zoiets
hangt af van de opdrachtbrief. Een herinnering
kan soms wel eens wenselijk
zijn als zoiets niet vermeld wordt in de
opdrachtbrief.
Risicobeperking
Om zeker te zijn, doet men best beroep op
een door het BIBF erkende boekhouder.
Op deze manier is men zeker dat die wettelijk
het recht heeft om dit beschermde
beroep uit te oefenen. Alle erkende boekhouders
moeten hun diploma’s aan het
BIBF voorleggen en jaarlijks 40 uur bijscholing
volgen. Een ander voordeel is
dat ingeschreven leden van het instituut
gedekt worden door een collectieve verzekering
tegen professionele fouten. Ook
dossier PME
De boekhouder houdt de rekeningen van zijn klant bij en adviseert hem bij het beheer. Maar tot
waar reiken zijn verantwoordelijkheden? Waarom een opdrachtbrief? En hoe zat het ook al weer
als er een geschil ontstaat? Een woordje uitleg over de rechten en plichten van beide partijen.
Een probleem ? Zie met mijn
boekhouder…
het advies dat ze verstrekken, het niet respecteren
van bepaalde termijnen, of het
opnieuw samenstellen van een dossier
door een collega vallen daaronder. Enkel
een liquidatie is niet verzekerd.
Het BIBF is ook bevoegd voor geschillen.
De Uitvoerende Kamer is een disciplinaire
instelling die door een magistraat
voorgezeten wordt en waarin professionelen
kunnen oordelen over collega’s
die over de schreef gaan. Indien nodig
kunnen ze overgaan tot een blaam, een
opschorting of zelfs uitsluiting. Nieuw
is de bemiddelingsdienst om klant en
boekhouder met elkaar te verzoenen en
indien nodig naar een externe advocaat
door te verwijzen. Het is dan aan deze
laatste om te bekijken of hij dit dossier
voor de rechtbank of de Uitvoerende Kamer
brengt.
Sylvie Cousin
Rechten en verplichtingen van de
leden van het IAB
Het IAB verplicht haar leden om de beroepsdeontologie
na te leven. Dit slaat op gevoelige onderwerpen
zoals fraude of het witwassen van geld. “Het spreekt
voor zich dat de leden die zich naar onze normen
schikken, minder in de verleiding komen om over
de schreef te gaan,” zegt Eric Steghers als directeur
van het IAB. “Onze regels zijn strikt: eenmaal een
samenwerking afgelopen is, is het verboden om de
boekhouding van een klant achter te houden, zelfs
als hij zijn facturen nog niet betaald heeft. Door de
kwaliteit van onze leden te controleren – en daarvoor
houden we om de zeven jaar een audit – kunnen
we deze garantie ten opzichte van derden staande
houden. We benadrukken ook altijd dat hij in de uitoefening
van zijn opdracht onafhankelijk is.” Vanderstichelen:
“Bankiers helpen ook om bedrijven te
verkopen, maar als kredietverstrekkers kunnen ze
toch niet even neutraal zijn als wij?” Het IAB heeft
ook sanctie-organen, disciplinaire en beroepscommissies
die samengesteld zijn uit magistraten en professionals.
Als een lid van het instituut de regels niet
naleeft, kunnen zij bestraffend optreden: gaande van
een eenvoudige waarschuwing tot een uitsluiting.
27
N°05 - MEI 2012 - DYNAMIEK