tqQZB

BELASTINGVRIJE VERGOEDINGEN EN VERSTREKKINGEN
vergoeding zijn begrepen, bestaat ruimte voor een aanvullende declaratie.
De Hoge Raad meent, anders dan de Belasting dienst, dat er fiscaal geen
bezwaar tegen bestaat om omvangrijke kosten die zich niet frequent
voordoen, op te nemen in een vaste kosten vergoeding. De specificatie naar
aard en omvang moet zeer precies zijn: dus niet met algemene kosten
omschreven, maar ook per soort gespecificeerd. Een specificatie in de cao
volstaat overigens ook.
De staatssecretaris van Financiën heeft verwezen naar de in de praktijk al
gehanteerde methode om gedurende een aantal maanden in een jaar
werknemers hun kosten te laten bijhouden. Aan de hand daarvan kan
uiteindelijk worden vastgesteld of een kostenvergoeding wel of niet
bovenmatig is.
De onderbouwing van een (algemene) onbelaste vaste kostenvergoeding is
wettelijk verplicht. De werkgever kan voor een dergelijke onderbouwing het
volgende doen:
■ ■ Afhankelijk van de omvang van het personeelsbestand dan wel de
specifieke groep werknemers waar het om gaat, wordt een aantal
werknemers gevraagd gedurende een periode van ten minste drie
maanden hun kosten bij te houden. Hoe kleiner het deelnamepercentage
is, hoe langer de periode moet duren. Bij 100%-deelname
zou een steekproef over twee maanden volstaan. Is de deelname 10%,
dan is zes maanden het minimum. Hierbij is wel van belang in welke
maanden het onderzoek plaatsvindt.
■ ■ Hoe groter de groep, hoe minder werknemers aan zo’n steekproef
hoeven mee te doen. Bij tien werknemers moeten al snel ten minste vier
personen aan de steekproef meedoen. Gaat het om een groep van
honderd werknemers of meer, dan is vaak al voldoende dat 20% van de
groep aan de steekproef meedoet.
■ ■ De werknemers die aan de steekproef meedoen, moeten vergelijkbaar
zijn. Zo kan bijvoorbeeld wat betreft groepssamenstelling onderscheid
worden gemaakt tussen directie, vertegenwoordigers, interne diensten,
externe diensten, commercieel medewerkers en secretaresses.
Van belang is wel dat binnen de te onderscheiden (functie)groepen per
kostensoort dezelfde kosten worden gemaakt. De steekproef wordt
namelijk beoordeeld op basis van homogene kostensoorten en
daarbinnen mag de hoogte van de kosten niet al te veel van elkaar
afwijken. In de praktijk blijkt dat er veel discussie ontstaat met de
Belastingdienst of en in hoeverre er sprake is van een homogene groep
werknemers.
13 | Oud systeem | Index | Trefwoorden