tqQZB

WERKKOSTENREGELING
3.4 ADMINISTRATIE
De verschillende soorten vergoedingen en verstrekkingen moeten adequaat
worden gelabeld in het softwaresysteem. Uiteraard moet in de loonadministratie
vastliggen welke categorieën vergoedingen en verstrekkingen
door de werkgever worden ‘aangewezen’. Binnen de door de werkgever
aangewezen posten moet onderscheid gemaakt worden tussen de gerichte
vrijstellingen en overige posten. Onder die overige posten vallen echter ook
overschrijdingen van de gerichte vrijstellingen (bijvoorbeeld bovenmatige
– maar niet ongebruikelijk hoge – reiskostenvergoedingen en
verhuis kosten vergoedingen).
Het systeem moet bij al het voorgaande bovendien gebruikmaken van
(als het goed is) reeds aanwezige gegevens over tegenwoordige
respectievelijk vroegere arbeid. Immers, voor sommige (maar niet alle)
vergoedingen en verstrekkingen geldt de eindheffingsregeling ook voor
loon uit vroegere arbeid. Voor de goede orde: vanwege de verschillende
behandeling van – eenvoudig gezegd – werknemers in actieve dienst en
postactieve werknemers, moet er ook onderscheid gemaakt worden
tussen vergoedingen en verstrekkingen aan die verschillende groepen.
Kortom: voor elk type vergoeding of verstrekking zal uit de stamgegevens
moeten blijken in welke van deze categorieën de post voor de werk kosten ­
regeling valt. Dat zal vermoedelijk uitbreiding van het aantal coderingen,
grootboekrekeningen en verdichtingen tot gevolg hebben. Daarnaast is van
belang dat het betreffende onderscheid ook binnen elk boekingsstuk moet
kunnen worden gemaakt. Denk aan de factuur voor het diner met
zakenrelaties: deze moet gesplitst (kunnen) worden geboekt. Volgens de
Belastingdienst (Vragen en antwoorden d.d. 19 juni 2011) hoeven dergelijke
kosten niet gesplitst te worden geboekt.
Er moet dan ook nog onderscheid gemaakt worden tussen werknemers in
actieve dienst en postactieve werknemers. Denk bijvoorbeeld ook aan een
factuur voor kerstpakketten, waarbij voor postactieven een extra
aardigheidje is ingekocht.
Van belang is verder of er inzicht bestaat in alle mogelijke vergoedingen en
verstrekkingen aan werknemers, ongeacht de zakelijkheid. Anders dan
voorheen, vallen in beginsel alle mogelijke vergoedingen en vooral verstrekkingen
onder het nieuwe – uitgebreide – loonbegrip. Het grootboekrekeningschema
zal met alle genoemde verbijzonderingen rekening moeten houden.
Verdichtingen en rubriceringen moeten adequaat worden gespecificeerd,
53 | Nieuw systeem | Index | Trefwoorden