Download deze uitgave - Driesteden BUSINESS

P E R S O N E E L S M A N A G E M E N T
Personeelsmanagement
NIEUWE WERKNEMERS IN
De werving- en selectiemachine draait in ons land
op volle toeren. Ondernemers hebben het aantrekken
van nieuwe medewerkers (weer) hoog op de agenda
staan. Sommige ondernemers hebben maandelijks
een nieuw gezicht op de werkvloer. Maar u moet wel
een aantal administratieve zaken regelen, voordat een
nieuwe werknemer bij u aan de slag gaat.
Enkele punten van aandacht bij de indiensttreding van
nieuwe werknemers.
Om te beginnen is het van
belang dat je de juiste gegevens
van de nieuwe
werknemer ontvangt. Hij moet deze
gegevens zelf in een schriftelijke
verklaring bij de nieuwe werkgever
aanleveren voordat hij in zijn job
aantreedt. In de verklaring moet de
volgende informatie staan: naam en
voorletters, geboortedatum, burgerservicenummer
(BSN), adres, postcode
en woonplaats, woonland en
regio als hij niet in Nederland woont.
Let erop, dat op deze verklaring een
datum en handtekening staan. Voor
bovenstaande gegevens kan ook het
formulier: “Opgaaf gegevens voor de
loonheffingen”, te weten de voormalige
loonbelastingverklaring worden
gebruikt. Dit formulier is te downloaden
vanaf de belastingdienst site.
Identificatieplicht
Van de nieuwe werknemer moet de
identiteit worden vastgesteld. Dit
moet de werkgever doen vóór de eerste
werkdag van de medewerker.
De identiteit moet de werkgever zelf
vaststellen aan de hand van een geldig
en origineel paspoort of id-kaart,
geen rijbewijs. Hij maakt vervolgens
een kopie van alle bladzijden van
het identiteitsbewijs waarop informatie
staat en bewaart die bij de
loonadministratie of in het personeelsdossier.
De werknemer moet
86 D R I E S T E D E N
de gegevens voor de loonheffingen
vóór zijn eerste werkdag aan zijn
nieuwe werkgever geven, voorzien
van de datum en zijn handtekening.
Vóór de eerste werkdag moet er een
zogeheten elektronische Eerstedagsmelding
(EDM) voor de nieuwe
werknemer naar de Belastingdienst
toegezonden worden. Maakt de
werkgever geen melding en komt de
fiscus hier bij een boekencontrole of
een controle ter plaatse achter, dan
kan men bij het opleggen van naheffingsaanslagen
ervan uitgaan dat de
werknemer reeds zes maanden in
dienst was. Werknemers die niet op
de voorgeschreven manier zijn geidentificeerd,
vallen onder het zogeheten
anoniementarief van 52 %.
Voor hen vervallen voor de premieheffing
werknemersverzekeringen
en de inkomensafhankelijke bijdrage
Zorgverzekeringswet de franchises
en maximumpremielonen. Ook mag
de werkgever dan geen rekening
houden met de loonheffingskorting.
Dit heeft dus een hele hoge inhouding
op het loon tot gevolg. Vanaf 1
januari 2008 moet de werkgever ook
de werk- en verblijfstatus van buitenlandse
werknemers controleren
en moet dit in de loonadministratie
worden opgenomen.
Door het vervallen van de loonbelastingverklaring
sinds 1 januari 2007
moet een nieuwe werknemer ook een
schriftelijk verzoek bij de werkgever
inleveren voor het toepassen van de
loonheffingskorting. Hiervoor heeft
de belastingdienst een nieuw formulier
ontwikkeld, te weten: ‘Opgaaf
gegevens voor de loonheffingen’.
Contract en personeelsdossier
Ook het arbeidscontract verdient de
nodige aandacht. Let erop dat het
arbeidscontract is getekend voordat
de nieuwe medewerker aan de slag
gaat. Is de proeftijd ook schriftelijk
vastgelegd? Mondelinge afspraken
hierover zijn namelijk niet rechtsgeldig.
Bepalingen in het arbeidscontract
die in strijd zijn met de cao zijn
niet rechtsgeldig en scheppen alleen
maar onvrede en verwarring. Een
ander punt is de pensioenregeling.
In de nieuwe Pensioenwet is bepaald
dat de werkgever een nieuwe werknemer
binnen een maand na aanvang
van het dienstverband schriftelijk
moet laten weten of hij gaat deelnemen
aan een pensioenregeling. In
deze brief naar de werknemer hoeft
hij geen inhoudelijke informatie over
de pensioenregeling te geven. Hij
moet de werknemer ook een brief
sturen als hij niet mag deelnemen.
Vergeet een werkgever deze brief te
versturen, dan wordt hij geacht een
onherroepelijk pensioenaanbod te
hebben gedaan aan de werknemer.
Opletten dus!
Het is belangrijk dat voor de nieuwe
werknemer een compleet personeelsdossier
worden aangemaakt. Hierin
kunnen zijn identiteitsgegevens
worden bewaard, de ondertekende
arbeidsovereenkomst, de functiebe-
P E R S O N E E L S M A N A G E M E N T
DIENST? LET OP DE REGELS!
schrijving, zijn cv, eventueel kopieën
van diploma’s, beoordelingsformulieren
enzovoorts.
Hoe zit het met de levensloopregeling
en het spaarloon?
Ook in 2008 kan een werknemer òf
kiezen om fiscaal vriendelijk te sparen
via de levensloopregeling voor
extra tijd, òf hij kan aan de spaarloonregeling
meedoen. Aan beide tegelijk
meedoen mag niet. De levensloopregeling
is overigens ook mogelijk voor
de DGA. Een levensloopregeling
met een werknemer moet schriftelijk
vastgelegd worden. Voor deelname
aan de spaarloonregeling moet de
werknemer op 1 januari in dienst
zijn èn moet de loonheffingskorting
toegepast worden. Per kalenderjaar
mag hij dus slechts aan één van beide
regelingen deelnemen.”
Misschien ten overvloede, maar hier
toch nog even aangetipt.
Zorg dat een nieuwe werknemer een
vliegende start heeft en optimaal
aan de slag kan. Maak een rondje
HET IS BELANGRIJK DAT VOOR DE NIEUWE
WERKNEMER EEN COMPLEET
PERSONEELSDOSSIER WORDT AANGEMAAKT
en stel hem/haar persoonlijk aan
iedereen voor. Zorg voor een goed
ingerichte werkplek. Denk aan praktische
zaken zoals bedrijfsuitrusting,
eventueel een mobiele telefoon (met
abonnement) en de sleutels van de
auto van de zaak. En wie gaat de
nieuwe werknemer inwerken? Laat
de medewerker weten dat alles ook
administratief goed voor hem/haar is
geregeld. Een goed begin is immers
het halve werk! Een goed ingewerkte
medewerker voelt zich meteen thuis
en is meer betrokken.
B U S I N E S S 87
Tekst : D R S . A R I E F . O .
C R A A N E N