Wat is die werkelijkheid toch moeilijk! Antwoord op alle vragen ... - Sdu

More documents

Recommendations

Info

P R O C E S & D O C U M E N T • J U N I 2 0 0 8 • N R 2 Informatie is altijd grondstof voor overheidshandelen, zegt Kees Duijvelaar. Bij de VNG zoekt hij als beleidsmedewerker naar de best mogelijke informatiehuishouding voor de overheid. Voor Proces&Document schrijft hij daarover. Alles niet zozeer in dienst van ‘het vak’, maar van de demo - cratische rechtsstaat en dus van de burger. Tekst: Janneke Kromkamp, adviseur bij Digital Display Foto: Wiebe Kiestra Interview met redactielid Kees Duijvelaar Informatie als grondstof voor de rechtsstaat 42 Je bent een oudgediende in het vak - gebied. Hoe ben je er eigenlijk in gerold? ‘Ik kom eigenlijk niet uit het vakgebied. Ik ben beleidsmedewerker bij de VNG; ik heb rechten gestudeerd, daarvoor de heao gevolgd en ervaring opgedaan in wat destijds nog ‘automatisering’ heette. Ik heb helemaal geen DIV-achtergrond. Ik ben er wel erg in geïnteresseerd, omdat het goed functioneren van een overheidsorganisatie sterk afhankelijk is van tijdige en betrouwbare informatie. Dus ik ben vooral vanuit de processen geïnteresseerd in het informatievraagstuk. Dat is ook mijn rol als beleidsmedewerker informatiebeleid bij de VNG: zoeken naar de best mogelijke inrichting van de informatiehuishouding bij de overheid. Die moet informatie als grondstof voor de processen kunnen leveren, en ook informatie voor bestuur en management en informatie waarmee overheidshandelen kan worden gereconstrueerd en verantwoord. Wat dat betreft ben ik dus niet zozeer bezig met het dienen van het belang van “het vak”, maar dien ik vooral het belang van de democratische rechtsstaat en daarmee, uiteindelijk, het belang van de burger.’ Zie je ontwikkelingen in het DIV-vak? ‘Ja, de omslag die het vak nu maakt gaat van documentgericht naar meer zaaken procesgericht, liever nog, gericht op proceskétens. En dat is een goede ontwikkeling. Mits zij zich binnen de héle overheid voltrekt. Je kunt immers geen hekje om gemeenten zetten. Gemeenten maken deel uit van de totale overheid. Voor de burger maakt het ook niet uit of hij nou zaken doet met de gemeente, de provincie of bijvoorbeeld de Belastingdienst. Het is allemaal “overheid” en hij mag verwachten dat binnen de overheid goed wordt samengewerkt en hij niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd. De informatiehuishouding van de verschillende overheidsorganisaties moet daar ook meer op ingericht worden. Informatie – ook documentaire informatie – moet binnen de overheid zorgvuldig behandeld worden en betrouwbaar kunnen worden uitgewisseld – interoperabiliteit is afhankelijk van uitwisselbaarheid van informatie.’ Er wordt op dit moment veel nagedacht over samenwerkingsvormen tussen bijvoorbeeld gemeenten, UWV en Belastingdienst. Gemeenten willen toch de ‘eerste overheid’ zijn? Hoe kijk jij hier tegenaan? ‘Wat ik al zei: een burger moet niet van het kastje naar de muur gestuurd worden. “No wrong door”. De ambitie van de Commissie Jorritsma is, dat gemeenten in 2015 dé “multi channel”- toegangspoort tot de hele overheid zijn. Daar groeien we naartoe, maar je moet het natuurlijk ook weer niet overdrijven of forceren. De burger weet best dat hij voor een losse stoeptegel niet bij de Belastingdienst moet zijn. Enige structuur in de organisatie is dus wel van belang; de burger moet eenvoudig kunnen weten voor welk soort product of proces hij bij welke instantie moet zijn. Dit is trouwens ook voor de overheidsinstanties zelf een goed uitgangspunt. Het gaat primair om betere samenwerking, niet noodzakelijkerwijs om integratie: overheidsorganisaties hebben eigen, afgebakende taken en bevoegdheden en kunnen die behappen; die zijn als het goed is in overeenstemming met een realistische ‘scope of control’. Ik ben vóór ontkokering maar je moet Soms voel ik me door de overheid gebruikt als loopjongen daarin niet doorslaan en per se alles in één organisatie willen stoppen.’ Denk je dat de actiepunten van de Commissie Jorritsma uit 2005 überhaupt haalbaar zijn? ‘Ja, voor veel zaken zie ik het wel zitten. Kijk maar naar Postbus 51, dat is toch ook gelukt. En we werken hard aan één telefoonnummer. Dus ook een persoonlijke internetpagina acht ik wel
P R O C E S & D O C U M E N T • J U N I 2 0 0 8 • N R 2 Wat is jouw behoefte als burger dan eigenlijk? ‘Wat ik zelf wel eens irritant vind, is dat mij om persoonlijke gegevens wordt gevraagd die de overheid al heeft. Als ik me bij de gemeente meld, weten ze haast alles al van me, mijn adres, of ik wel of niet getrouwd ben, enzovoort. Een uittreksel uit het bevolkingsregister is meestal onzin. Bij loket 1 moet je het aanvragen, dan mag je naar loket 2 om ervoor te betalen, en als je het dan bij loket 3 weer inlevert verdwijnt het meteen in het dossier. De gegevens waar het om gaat hadden toch ook achter de schermen uitgewisseld kunnen worden? Dan voel je je als burger door de overheid gebruikt als loopjongen.’ Wat kunnen we van jou verwachten als redactielid van Proces&Document? ‘Ik zal me in mijn bijdragen vooral richten op verbetering van de processen en de organisatie van de informatiehuishouding. Goede DIV is belangrijk maar niet vanzelfsprekend. Het gaat óók om wat het kost en wat het oplevert, meer efficiency in de bedrijfsvoering dus. En daarom vind ik dat DIV zich meer moet richten op de processen. Lever wat het proces écht nodig heeft – niet minder, maar zeker ook niet méér – lever dat snel en voldoe aan de gerechtvaardigde eisen. Als de documentaire informatievoorziening niet bijdraagt aan het proces, dan ben je alleen voor het vak zelf bezig.’ 43 Redactielid en VNG-beleidsmedewerker Kees Duijvelaar: ‘De “quick wins” liggen bij dagelijkse, niet zo complexe processen.’ haalbaar. Als we tenminste kans zien om de achterliggende processen af te stemmen en informatie die verschillende overheden in hun processen nodig hebben te delen. Zeker voor dagelijkse, niet zeer complexe zaken moet het lukken. Daar liggen de “quick wins”. Voor complexe zaken en zaken die weinig met elkaar gemeen hebben kun je best uitleggen aan de burger dat hij bij verschillende loketten moet zijn. Ik vind het wel een illusie dat we processen in één keer zouden kantelen en integreren. Dat valt niet te beheersen. Dat is een proces van jaren. We moeten beheersbare stappen vooruit maken, te beginnen bij de eerste behoeften van de burger.’ Je bent ook al jaren redacteur van Od, dat is toch een DIV-vakblad? ‘Inderdaad – en ik blijf van harte meewerken aan Od. De lezerskring van Od bestaat goeddeels uit DIV-ers op alle niveaus. Moderne DIV-ers die ook de draai maken van vakgericht naar zaaken procesgericht, die behalve over vakkennis – die onmisbaar is en blijft – ook beschikken over inzicht in processen en kennis van de mogelijkheden van ICT. Het is een genoegen voor hen te schrijven over deze ontwikkelingen in het vakgebied. Zoals het een even groot genoegen is om te schrijven voor procesmanagers, over het belang van DIV.’
Page 1 and 2: & Proces ocument VAKBL A D VO O R D
Page 3 and 4: s ent &Corné 33 Ontkoker ook de in
Page 5 and 6: P R O C E S & D O C U M E N T • J
Page 19 and 20: K A F K A B R I G A D E P R O C E S
Page 25 and 26: D O S S I E R : K C C P R O C E S &
Page 31: P R O C E S & D O C U M E N T • J
Page 36 and 37: H E L D E R H A A G S P R O C E S &
Page 38 and 39: De Grondwet voor iedereen toegankel
Page 46 and 47: O P D R A C H T G E V E R S C H A P
Page 48 and 49: Tijdschrift Overheidsdocumentatie O
Page 52: INFORMATIEMANAGEMENT Digital displa

Wat is die werkelijkheid toch moeilijk! Antwoord op alle vragen ... - Sdu

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?