23 magazine Leef!

Een aantal vacatures is nog niet ingevuld maar eind van dit
jaar moet iedereen aan boord kunnen zijn en is de organisatie
met zo’n 300 medewerkers op sterkte. Het werd mij al snel
duidelijk dat de werkwijze van beide organisaties uiteen liep.
Noordwijkerhout ademde de sfeer van easy going en wij
lossen het met elkaar wel op. In Noordwijk was het allemaal
veel meer ingeregeld. Er is de nodige energie nodig om op
dit punt met elkaar op één lijn te komen. Waarbij in de nieuw
samengestelde teams vastgesteld moet worden welke aanpak
waar het beste werkt.”
“Al voor mijn aantreden was, na bezoeken aan verschillende
gemeenten, politiek besloten om voor een nieuwe manier
van werken te kiezen. Eén die overigens past in mijn eigen
kijk op de zaken en bij mijn ambitie. Wij hebben er wel een
Noordwijks model van gemaakt. De voorheen aanwezige
hierarchie is al deels los gelaten - wij hebben geen afdelingsmanagers
meer - en wordt verder doorgevoerd. Wij werken
met teams waarbij de teamcoach voor de noodzakelijke
voortgang en coördinatie van de werkzaamheden zorgt. De
tien teamcoaches hebben overigens moeten solliciteren voor
deze nieuwe functies.
De overige ambtenaren die in de teams opereren zijn geplaatst
in ongeveer hun oude functie met behoud van hun
arbeidsvoorwaarden. Hadden wij dat niet gedaan dan hadden
wij heel veel overhoop gehaald en waren wij nooit gekomen
waar wij nu al zijn.”
“Het grote voordeel van het werken in teams is dat vraagstukken
gezamenlijk worden beoordeeld en verder gebracht. Het
doorschuiven van een dossier van de ene ambtenaar naar de
andere en het tijdverlies dat daar het gevolg van is, past niet
in het nieuwe Noordwijk. Je gaat nu samen aan tafel zitten
om van alle kanten naar de zaak te kijken. Maar zo’n ontwikkeling
heeft wel tijd nodig. Zeker wanneer je als ambtenaar
lange tijd anders hebt gewerkt. Het is eigenlijk pure psychologie.
Om in een team goed te kunnen presteren moet je je ook
kwetsbaar kunnen opstellen. Dat is niet iedereen gewend.
Waar ben je goed in en waar minder. Als je dat met elkaar op
het vizier hebt dan werkt een team beter en efficiënter.”
“Ik heb mij bewust niet gemengd in dat proces. De teams en
de leden daarin moeten zelf organiserend kunnen werken.
Als je dat wilt bereiken dan moet je niet van bovenaf iedereen
in een mal proberen te duwen. Sommige teams hebben de
draad van het nieuwe werken snel opgepakt anderen zijn net
begonnen. Ook dat hoort bij zo’n verandering. Ik denk zelf
dat wij drie jaar nodig hebben om alle neuzen één kant op te
hebben.”
“Ondertussen werken wij er hard aan om alles zo goed
mogelijk te laten verlopen. De van buiten aangetrokken drie
strategische partners spelen hierin een belangrijke rol. Ze
initiëren een overleg over de grotere onderwerpen die spelen
of initiatieven die vanuit de inwoners kunnen zijn aangedragen.
Zij nodigen alle ambtenaren uit die verstand van zaken
hebben of iets kunnen bijdragen. In zo’n Opgavetafel wordt
een onderwerp besproken en geanalyseerd en worden
afspraken gemaakt hoe dit verder gebracht moet worden.
De totale afhandeling kan in enkele weken geklaard zijn
maar ook enkele jaren vergen. Hoe lang het ook duurt,
de opgavetafel is tijdelijk.”
DE AMBTELIJKE ORGANISATIE WERKT
AAN DE HAND VAN ZES LEIDENDE PRINCIPES:
• De overheid werkt als participant samen met de
inwoners, ondernemers en maatschappelijke
organisaties en ondersteunt hun initiatieven.
• De teams zijn zelforganiserend
• Er wordt opgavegericht gewerkt
• Er wordt tijd- en plaats onafhankelijk gewerkt.
Het gemeentehuis en het gemeentekantoor zijn
daartoe opnieuw ingericht zonder vaste werkplekken
• Gestreefd wordt naar een optimale dienstverlening
met oog voor de behoefte van de klant
• Experimenten worden
niet uit de weg gegaan
“Wat wij nastreven is dat de inwoners met eigen ideeën,
initiatieven komen en dat wij als gemeente dit faciliteren.
Dat is ook de kern van onze collegeagenda “Samen maken
we Noordwijk.” Vanuit een lokale agenda zoeken we de
samenleving actief op en willen wij vanuit die verbinding
resultaten boeken. Bij de verschillende kernbezoeken hebben
wij ook veel gehad aan de wensen die de inwoners hebben
aangedragen. Natuurlijk blijven wij onze verantwoordelijkheid
nemen of zo’n plan verstandig, (financieel) haalbaar en
voldoende draagvlak heeft. Ik noem als voorbeeld een
ingebracht plan om meer laadpalen in een wijk te plaatsen.
Op zich sympathiek is. Maar is iedereen het daarmee eens
en zorgt plaatsing in kernen waar de parkeerdruk al hoog
niet voor een ongewenste afname van bestaande openbare
parkeerplekken? Daar zullen wij als gemeente toch de vinger
aan de pols moeten houden.”
Naast het behandelen van tijd vergende dossiers worden er
ook heel veel acties ondernomen. Bijvoorbeeld zaken die via
de app ‘Verbeter de buurt’ binnen komen. Die worden nu
ook voor Noordwijkerhout en De Zilk opgepakt. waarbij niet
ingrijpen ook een oplossing kan zijn. In het najaar zullen
wij de raad een inventarisatie overleggen waarin de acties
beschreven zijn. De mensen van Openbare Werken hebben
hierin ook een andere rol gekregen. Zij gaan de wijken in.
Niet alleen om een opdracht uit te voeren maar te zien, al
dan niet na een gesprek met een wijkbewoner of er ook
andere zaken opgelost moeten worden.
Dan is er nog de speciale rol in de driehoek ambtelijk apparaat,
college en gemeenteraad. “Veel onderwerpen waar wij
als ambtenaren mee bezig zijn hebben een politieke dimensie.
Het is dus voortdurend polsen of bepaalde stappen via
het college en de raad moeten verlopen. Om dat nog beter te
laten renderen hebben wij ook een directiesecretaris aangenomen
die deels verantwoordelijk is voor de kwaliteit van de
bestuurlijke stukken maar die ook zorgt voor een soepele,
tijdige aanlevering van de stukken aan de raad. Samen met
de ook van buiten binnengehaalde directeur, Robert van Zijl,
kunnen wij beide, los van veel meer belangrijke zaken, de
teams beter begeleiden. Zoals gezegd verkeert de nieuwe
ambtelijke organisatie in een zoektocht waarbij al de nodige
stukjes van de puzzel op de juiste plek zijn gelegd. Maar wij
hebben nog een lange weg te gaan. Persoonlijk vind ik het
wel erg leuk om daar mijn rol in te pakken”
7