Veileder for sikkerhet ved store arrangementer - Direktoratet for ...

vere leiar, soneleiar, brannvernansvarleg, sanitetsansvarleg,
informasjonsansvarleg og tryggleiksansvarleg.
Anna personell kan gjerne organiserast i ein såkalla «personellpool».
Dei kan møte på ein avtala stad for å få tildelt andre
oppgåver ut frå beredskapsplanen og den aktuelle hendinga.
Hugs alltid å fokusere på tryggleiken til personellet. Dei må
ikkje utsetjast for unødvendig fare.
Innan dei profesjonelle nødetatane er på plass og har teke
over, skal arrangementspersonellet gjere følgjande i prioritert
rekkjefølgje:
• redde personar som er i direkte fare, og behandle
personskade
• avgrense skadeplass og skadeomfang
• handtere hendinga på best mogleg måte ut frå dei føresetnader
og krav som er sette
Når det profesjonelle hjelpeapparatet er kome på plass, må
arrangementsleiinga og personellet hjelpe til under ny leiing.
20.4 I ein krisesituasjon
Det kan lett bli problem dersom det oppstår ein krisesituasjon
vi ikkje har budd oss på. Nøkkelpersonar kan fort bli stressa og
handlingslamma. Vilkåra for å klare det er mykje betre dersom
vi har ein beredskapsplan som alle kjenner godt. Trena nøkkelpersonell
med erfaring frå øvingar kan i større grad konsentrere
seg om å vere handlekraftige og rolige, og å følgje den oppsette
planen. Dermed er vi i betre stand til å vurdere fysiske og organisatoriske
tilhøve og setje inn eventuelle korrigerande tiltak.
20.4.1 Evakuering
Det er krevjande å skulle bestemme seg for å evakuere eit
stort arrangement. Ei slik avgjerd bør difor kanskje gjerast av
politiet dersom dei er til stades på arrangementet. Ei evakuering
kan få mange negative konsekvensar, og det er difor
viktig at vi i forkant går nøye gjennom både risiko og følgjer
ved ei evakuering. Nokre gonger kan ei evakuering skape fleire
problem enn ho løyser. Uansett må det finnast tilfredsstillande
rømmingsvegar med tilstrekkeleg kapasitet til å ta unna mykje
publikum, og det må vere nok og godt merkte tryggingsvakter
til stades for å rettleie folk. Personellet må vere med og skape
ro på staden, slik at ei evakuering kan gå roleg, bestemt og
effektivt føre seg. Slike dramatiske avgjerder har mykje å seie
for arrangementet og dei som er involverte. For dei som har
fullmakt til å ta slike avgjerder, er det veldig viktig at det finst
ein plan for det, og at denne planen og anna viktig planlegging
er godt kjend i organisasjonen.
Ein beredskapsplan bør romme alternativ til ei fullstendig
evakuering. Går det til dømes an å tømme berre delar av
arrangementsplassen, og kva slags informasjon skal vi då gi til
publikum? Det er viktig å ha tenkt gjennom kva slags informasjon
vi skal gi til publikum for å unngå misforståingar, panikk
og anna uønskt og ofte ukontrollert åtferd.
20.4.2 Krisekommunikasjon
Eit stressa menneske har lett for å misforstå informasjon.
Likeins kan stressa menneske ha vanskeleg for å formidle
informasjon til andre på ein tilfredsstillande måte. For å unngå
dette bør difor all kommunikasjon i ein krisesituasjon følgje
bestemte reglar, uavhengig av om det er interninformasjon
eller informasjon retta mot publikum.
Gode prinsipp for kommunikasjon i ei krise er:
• Gi kort, klar og tydeleg informasjon.
• Tilpass informasjonen til storleiken på arrangementet og
typen arrangement. Bør vi informere på engelsk?
• Unngå formuleringar eller ord som folk kan misforstå.
• Ta opp att viktig informasjon fleire gonger, gjerne gjennom
ulike kanalar.
• Ta opp att informasjon til eigen organisasjon fleire gonger,
til dømes informasjon om å setje i verk beredskapsplanen.
• Gi tydelege ordrar. Menneske i ein krisesituasjon treng
struktur. Informasjon som liknar ordrar, til dømes «Gå mot
utgang B ved sida av scenen» har større effekt enn om vi
berre ber publikum om å forlate området.
• Gi tydelege direktiv også til stressa tryggingspersonell.
«Opne nødutgang A» gir truleg betre resultat enn ein
generell ordre om å «opne nødutgangane!».
Informasjon til publikum
Ved ein krisesituasjon må vi også informere publikum, og
då gjeld dei same prinsippa som gjeld for all krisekommunikasjon:
Informasjonen skal vere tydeleg, korrekt og ordreliknande.
Vi kan gi informasjonen på fleire måtar. Di fleire
kanalar vi bruker, di større er sjansen for at publikum oppfattar
informasjonen slik dei skal. Det kan til dømes vere lurt at
konferansieren på konserten har eit ferdiglaga manus for denne
typen situasjon. På store arrangement kan det vere effektivt
med tekst på storskjerm.
Interninformasjon
Ved ein krisesituasjon må sjølvsagt også arrangementsorganisasjonen
og informasjonstenesta få nødvendig informasjon.
Også her gjeld prinsippa som for krisekommunikasjon: tydeleg,
korrekt og ordreliknande informasjon. Den første interninformasjonen
som blir send ut, bør vere at beredskapsplanen
skal setjast ut i livet.
126