Revista dos Pneus 46

Como manter os funcionários honestos
ser sujeitos aos testes, desde os gerentes e
pessoal de vendas aos técnicos, sem exceção.
Envolvimento dos funcionários
Peça aos seus funcionários que estejam atentos
a roubos. Caso esteja a ser alvo de roubo
por parte de um funcionário, esse mesmo
funcionário estará, também, a roubar os
outros, prejudicando os seus benefícios e
bónus. Poderá dar o seu número de telefone
e, simplesmente, pedir aos funcionários que
liguem de forma anónima e avisem sobre
quem está a roubar. Apanhar o responsável
em flagrante será fácil depois de saber onde
procurar.
Reembolsos em numerário
Esteja alerta relativamente a créditos no registo
diário de caixa inseridos pelo mesmo
funcionário. Poderá estar a inserir créditos
falsos e a retirar dinheiro da caixa registadora.
Auditorias surpresa
Verifique a sua caixa registadora quanto a
cheques pré-datados para confirmar se algum
dos seus funcionários usou fundos “emprestados”
com a intenção de restitui-los através
do lembrete de cheques. Adicionalmente,
execute um registo de faturas a meio do dia
para verificar os saldos de caixa.
Câmaras de segurança
Este é um bom investimento para se certificar
que a “honestidade é a política que vigora” no
seu negócio. Também é uma ajuda caso um
cliente alegue que o seu veículo foi danificado
enquanto estava nas suas instalações.
Contentores
Coloque luzes junto aos contentores para
que, durante a noite, se torne mais arriscado
tentar recuperar pneus escondidos.
Recibos manuais
Esta opção nunca é boa ideia, especialmente
tendo em conta a vasta seleção de pontos
de venda computorizados disponível no
mercado. Um sistema escrito à mão é um
convite à fraude. O seu funcionário poderá
estar a trabalhar com um dos seus clientes,
reparar o automóvel e, em seguida, deitar
fora o recibo manual.
Entregas urgentes
Certifique-se que todas as peças encomendadas
ao seu fornecedor incluem a respetiva
ordem de compra especificada na fatura
do fornecedor. Confirme que as ordens de
compra e os números da fatura do fornecedor
correspondem às faturas de cliente,
para assegurar que as peças são faturadas
corretamente.
Abertura de correio
Os contabilistas não devem abrir o correio.
Caso receba notificações referentes a impostos
e alertas relativos a pagamentos vencidos,
a pessoa que abre o correio poderá eliminar
Até as pequenas empresas
podem acumular
grandes perdas quando
a necessidade e a
oportunidade se aliam a
riscos reduzidos
Necessidade
Triângulo do Roubo
Pouco risco
Oportunidade
A probabilidade de roubo no seu negócio
aumenta quando existe uma necessidade,
pouco risco e oportunidade
estes documentos importantes a manter a
fraude oculta. O contabilista não deve ter
acesso a este tipo de informação.
Depósitos bancários
Caso receba cheques dos seus clientes, outra
pessoa que não o seu contabilista deverá
registar o montante total dos cheques, utilizando
uma calculadora com rolo de papel e
passar essa informação impressa ao proprietário.
Em seguida, essa pessoa deverá certificar-se
que, todos os dias, a quantidade de
depósitos de cheques corresponde ao valor
desse dia registado no papel da calculadora
de rolo. Há conhecimento de vários casos nos
quais os contabilistas roubaram cheques das
suas empresas para depositarem os mesmos
em contas pessoais que abriram em separado.
Extratos bancários
Certifique-se sempre que o extrato bancário
da empresa é enviado para a casa do proprietário.
Em seguida, o proprietário deverá
rever todos os cheques passados durante o
mês. Há conhecimento de vários casos nos
quais os contabilistas passaram cheques para
aquisição de bens pessoais ou em nome próprio
e a única forma de descobrir que isto
acontece é verificar cada um dos cheques
validados pelo banco.
Extratos de cartão de crédito
Estes também devem ser enviados para a casa
do proprietário e todas as compras devem
ser analisadas.
Embora os tribunais possam exigir indemnizações
em caso de condenação por desvio
de fundos, os pequenos furtos diários podem
afetar os resultados da sua empresa. Algo tão
pequeno quanto “pedir emprestado” um selo
postal para enviar uma carta pessoal pode
ter impacto nos resultados da sua empresa.
Ou algo tão simples como os funcionários
tirarem latas de refrigerante da máquina pode
representar custos. Se a sua empresa está a ter
uma receita líquida de 5% consulte a Tabela
1 publicada neste artigo, para perceber que
valor em vendas é necessário para contrabalançar
estes pequenos furtos.
NEM TODOS SÃO DESONESTOS
O “José” tem família e quer melhorar a sua
vida mas você está a impedi-lo. Ele pode estar
convencido que você lhe “deve” algo, por conseguinte
a oportunidade de vender alguns
pneus à socapa não lhe parece desonesto.
O amigo do “José” está sempre a dizer-lhe que
ele é estúpido por não ficar com uma parte
mais justa dos lucros. Você é um comerciante
de pneus bem-sucedido que ganha imenso
dinheiro, não vai dar por falta de alguns pneus
aqui e ali.
O sucesso da sua empresa depende da
equipa de funcionários que tem à sua volta.
Cabe-lhe a si mantê-los motivados, garantir
que recebem formação adequada e assegurar
que se mantêm concentrados nas suas tarefas
diárias. Também é da sua responsabilidade
mantê-los honestos. Assim como remunerá-
-los condignamente.
O seu dinheiro é fruto de muito trabalho. Não
o ofereça de “mão beijada”. u
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