Boulevarden 2012 - VUC Aarhus

Professionalisering
Administrationen er som resten af skolen vokset i takt
med, at både antallet af årskursister og antallet af
lærere er vokset. Vi har desuden løbende fået flere
opgaver at løse. Opgaver, der enten kan relateres til
det statslige selveje eller til politiske krav og ønsker.
Eksempler herpå er indkøbspolitikker, krav om kontorelever,
udbudssager m.m. Da afdelingen samtidigt løbende
mødes med krav om besparelser og effektiviseringer,
må vi hele tiden blive skarpere i vores opgaveløsning.
Vi har i den forbindelse også fokus på udnyttelse
af de potentielle stordriftsfordele, så afdelingen
relativt vokser mindre end stigningen i antal kursister
og antal undervisere.
Størrelsen og antallet af sager – f.eks. inden for ansættelsesområdet
– kræver ganske enkelt også en professionalisering.
En af måderne at opnå dette på er en
standardisering og større fokus på processer, deadlines
og regler. Nogen kan opfatte det som bureaukratiske
processer, hvilket ikke nødvendigvis er helt forkert, på
trods af den negative klang. Men de er helt nødvendige
for, at vi i hverdagen kan yde lærere og kursister en
høj service til færre penge. Udfordringen kan ligge i at
få det til at glide med det nødvendige niveau af kvalitet
og overholdelse af tidsfrister, uden at lærere eller
kursister opfatter det som en hindring i deres dagligdag.
Men med 275 medarbejdere og vel op imod 75
årlige ansættelsessager (der ansættes f.eks. nye lærere
til sommerkurser hvert år), kan det kun løses effektivt
gennem en professionel tilgang. Det samme er
gældende for økonomistyringen, hvor rettidighed og
fokus er afgørende for resultatet og dermed det fundament,
skolen har brug for for at kunne udføre sin mission.
Disse processer har vi fokuseret en del på i 2011, hvor
vi f.eks. har arbejdet med lønhåndbog, budgetprocesser,
indkøb og bogadministration. Desuden har vi i Studieadministrationen
arbejdet med at skabe transparens
og fælles forståelse gennem udarbejdelse af årsplaner
og procedurebeskrivelser, som også i 2012 bliver
en væsentlig opgave. Set i lyset af de fysiske afstande,
bliver den slags projekter af endnu større værdi, når
de enkelte medarbejdere i Studieadministrationen
gennem de fælles diskussioner forhåbentlig får en bedre
forståelse for hinandens arbejde, deres fælles samarbejdsflader
og forskelle i belastning over året.
Omstillingsparathed kræver motion og sund kost
Vi været meget glade for en gruppe initiativrige medarbejdere,
der løbende holder fokus på vores sundhed.
Ud over det før nævnte motionsrum i Bülowsgade, har
de arrangeret en række aktiviteter i huset, såsom
idrætseftermiddage og deltagelse i Danisco Cup, DHLstafetten,
Marselisløbet, m.m.
Ministeriet har ændret reglerne for skolerne, så vi nu
må drive egen kantine. Det har VUC Aarhus i 2011 benyttet
sig af, så vi nu selv står for driften på egne præmisser
og med eget personale. I den forbindelse deltog
det omtalte ”Sund Skole”-udvalg i udarbejdelse af
grundlaget for kantinedriften, der fik et sundt og grønt
fundament, som den efterfølgende kantineleder og
hans personale har taget til sig og udviklet videre. Kantinens
udbud og indretning er samtidigt justeret med
henblik på bedre at ramme kursisternes daglige behov.
Det er jo primært for deres skyld, at vi har den. Navnet
er ændret til Kafé VUK, hvilket gerne skulle afspejle
en friskere og sundere udgave end en traditionel skolekantine.
En justering, som ser ud til at være en succes
hos både kursister og ansatte.
Vi har derfor nu fået styrket og tilpasset Serviceafdelingen.
En proces, der ikke stopper. Vi er parat til et nyt
skoleår med nye udfordringer. Er I parat?
Boulevarden 2012
50