VDWF im Dialog 1/2012

Recht und Rahmen
Serie Knigge im Betrieb:
Mailen mit Benimm
von Sabrina Hetrich
Im Berufsleben gehört das Verfassen
von E­Mails zur Routine. Ein entscheidender
Vorteil dabei ist die Schnelligkeit
des elektronischen Nachrichtenzugangs.
Doch nur weil die Korrespondenz
via Datenübertragung besonders
komfortabel und zeitsparend ist, bedeutet
dies nicht, dass die geschäftlichen
Umgangsformen nicht gewahrt
bleiben müssten.
Allzu verlockend erscheinen Abkürzungen,
Smileys, Tastenkürzel für Symboliken oder
eine Aneinanderreihung mehrerer Ausrufezeichen,
um der Nachricht eine gewisse
Wichtigkeit zu verleihen. Doch stellen Sie
sich vor, Sie bitten Ihren Kollegen oder
Geschäftspartner um eine Besprechung
mit den E­Mail­Zeilen: «Jetzt, Besprechung
in meinem Office, aber ASAP!!!!!! ;­)
MfG Ihr Werkzeugbau X *g*». Wer solche
fahrlässig formulierten Nachrichten tatsächlich
abschickt, braucht sich nicht zu
wundern, wenn man sich über ihn selbst
wundert. Die Regeln für einen formell
getippten Geschäftsbrief scheinen klar,
doch bei der E­Mail­Korrespondenz sieht
die Sache anders aus – nirgends werden
mehr Fehler bei der schriftlichen Kommunikation
gemacht. Nachfolgend erklären
wir in unserem E­Mail­Knigge die neun
goldenen Regeln zum elektronischen
Schriftverkehr.
Die korrekte Anrede
Eine allzu formlose Anrede wirkt schnell
unpassend oder gar peinlich. «Hallo, Herr
Müller» oder «Liebe Frau Professor Baumgartner»
sind – zumindest bei den ersten
Kontakten – bei elektronischen Briefwechseln
unangemessen. Neue Korrespondenz
sollte daher immer korrekt mit «Sehr geehrte
Frau ... / Sehr geehrter Herr ...» begonnen
werden. Antwortet Ihr Gegenüber
offiziell oder eher formlos? Natürlich
können Sie seinen Stil aufnehmen und für
die folgende Korrespondenz übernehmen.
Groß­ und Kleinschreibung
Grundsätzlich gilt: Orientieren Sie sich
an einem auf Papier getippten Geschäftsbrief
und achten Sie auf Groß­ und
Kleinschreibung mit korrekter Interpunktion.
Puristen, die E­Mails als rein technisches
Kommunikationsmittel verstehen,
schreiben in ihren Nachrichten gern
alle Wörter klein – das ist okay. Sätze
oder Wörter in Großbuchstaben dagegen
können auf Ihren Gesprächspartner
schnell aggressiv wirken. Gehen Sie daher
bei der Verwendung von Versalien mit
Bedacht um.
Lesbarkeit: In der Kürze liegt die Würze
Verkneifen Sie sich endlose Romane oder
Fragen nach dem Wetter im vergangenen
Urlaub. Fassen Sie sich kurz und bringen
Sie Ihr Anliegen sachlich­fachlich auf den
Punkt. Wird die E­Mail einmal länger, bilden
Sie sinnvolle Absätze – der Inhalt sollte
strukturiert lesbar sein. Senden Sie zu
lange Ausführungen und/oder Beschreibungen
lieber in einem angehängten
Dokument.
Aussagefähige Betreffzeilen verfassen
Der erste Eindruck zählt – und das gilt
auch für die Betreffzeile Ihrer Nachricht.
Diese ist das Erste, was der Empfänger
liest. Eine nicht aussagekräftige, achtlos
bestückte Betreffzeile kann leicht übersehen
werden. Ein wohlüberlegter Text
sollte auch ausreichen, Ihnen das berühmte
«Hohe­Priorität­Ausrufezeichen»
zu ersparen. Ihr Gegenüber fühlt sich
dadurch häufig unnötig unter Druck gesetzt.
Und bedenken Sie: Wenn Sie das
rote Symbol zu inflationär, gar sinnlos
verwenden, geht der Effekt bei «echten»
Notfällen verloren.
Empfangsbestätigung
Gehen Sie Ihrem E­Mail­Partner nicht unnötig
auf die Nerven. Versenden Sie Ihre
elektronischen Botschaften generell ohne
eine Empfangs­ oder Lesebestätigung.
Lassen Sie sich nur bei wirklich wichtigen
E­Mails den Eingang «quittieren». Hier
stellt sich dann aber die Frage, ob solche
außerordentlich wichtigen Nachrichten
überhaupt auf elektronischem Wege gesendet
werden sollten.
Erreichbar sein
Wie schon in der Einleitung erwähnt,
zeichnet sich der E­Mail­Verkehr besonders
durch seine Schnelligkeit aus. Grundsätzlich
geht der Schreiber also davon
aus, dass die E­Mail unmittelbar in den
Dunstkreis des Empfängers gelangt. Lassen
Sie Ihr Gegenüber daher nicht zu lange
warten und antworten Sie zeitnah auf
seine Anfrage. Senden Sie binnen 24 Stunden
zumindest eine kurze Rückmeldung.
Bei längerer Abwesenheit ist es unabdingbar,
eine automatische Abwesenheitsnotiz
zu schalten.
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Vorsicht bei Massen­E­Mails
Einladung zum Betriebsfest, Verabredungen
zur Mittagspause oder ein lustiger
Link zur Abwechslung für die 5­Minuten­
Pause: Das alles ist wunderbar für eine
Sammel­Mail geeignet. Beruflich­sachlicher
Austausch im Team dagegen ist
eher ein zweifelhaftes Vergnügen – treffen
Sie sich dafür lieber im Besprechungsraum.
Falls Sie doch mal mehrere Empfänger
gleichzeitig anschreiben, überlegen
Sie, ob sich wirklich alle für den
Inhalt interessieren werden oder ob sie
sich eher unnötig gestört fühlen könnten,
und gehen Sie sparsam mit der «Antwort
an alle» um. Wählen Sie aber nicht
nur die Empfänger mit Bedacht aus, sondern
auch das Thema einer möglichen
Massen­Mail. Eine Weihnachts karte per
Rundmail hat z. B. weitaus weniger
Charme als eine persönlich E­Mail – ganz
zu schweigen von einer handgeschriebenen
Karte, die von der ernstgemeinten
Auseinandersetzung mit dem Adressaten
zeugt.
Richtig grüßen
Vermeiden Sie Abkürzungen wie MfG,
CU oder TTYL. Hier gilt Gleiches wie bei
der Anrede: Orientieren Sie sich an Ihrem
Gegenüber. Nehmen Sie sich Zeit für einen
knappen, aber persönlichen Gruß am Ende
Ihrer E­Mail.
Die Signatur
Im geschäftlichen Bereich ist eine E­Mail­
Signatur ein Muss, die bestimmte gesetzliche
Pflichtangaben zu enthalten hat.
So sind beispielsweise gewisse Informationen
zum Unternehmen vorgeschrieben
(darunter Rechtsform, Sitz, Registergericht,
Geschäftsführung). Zur leichteren
Kommunikation sollten Position, Adresse
und Telefonnummer ebenfalls angegeben
werden, so dass der Empfänger sich bei
Fragen schnell und einfach melden kann. |
Sabrina Hetrich, München
Halle 8
Stand 8610
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