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78 INFORMATIONSZENTRUM campus I Das Magazin der Hochschule Offenburg I Winter 2010/11
INFORMATIONSZENTRUM Projekt Integriertes Bibliothekssystem Baden-Württemberg Die Universitätsbibliotheken Hohenheim, Stuttgart, Tübingen und Ulm, die Landesbibliotheken Karlsruhe und Stuttgart sowie die Hochschulen des Landes Baden-Württemberg haben Ende 2009 das System aDIS der Firma a|S|tec im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung als neues integriertes Bibliothekssystem ausgewählt. Bis Ende 2011 sollen in einem zweijährigen Projekt alle beteiligten Bibliotheken migriert werden. Das IBS wird von den beteiligten Bibliotheken zusammen mit dem Bibliotheksservice-ZentrumBaden-Württemberg (BSZ) Konstanz und dem Zentrum für Datenverarbeitung (ZDV) der Universität Tübingen in einem Konsortialmodell betrieben. Die mit Fördermitteln des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst (MWK) beschaffte Landeslizenz steht allen wissenschaftlichen Bibliotheken im Geschäftsbereich des MWK zur Verfügung. Die UB Freiburg hat sich dem Konsortium bereits angeschlossen. Quelle: https://wiki.bsz-bw.de/ Stand: 01.12.10 Pilotbibliothek Hochschule Offenburg Die baden-württembergischen Hochschulbibliotheken – federführend das KIZ Ulm – haben sich zusammengeschlossen, um eine neue Bibliothekssoftware gemeinsam auszuwählen, zu installieren und zukünftig weiterzuentwickeln. Als es darum ging, eine Pilotbibliothek zu bestimmen, fiel die Wahl auf die Bibliothek unserer Hochschule. Und so arbeitet die Hochschulbibliothek seit Mitte August als allererste Bibliothek im Land mit aDIS/BMS, dem „adaptierbaren Dokumentations- und Informationssystem / BibliotheksManagement- System“ der Firma a|S|tec angewandte Systemtechnik GmbH. Warum wurde gerade die Bibliothek unserer Hochschule als Pilotprojekt ausgewählt? Es ging vor allem darum, schwierige Konstellationen gleich zu Beginn der Produktivphase abzubilden. Und die verschiedenen Aufstellungsorte unserer Medien inklusive Bestellmöglichkeiten softwaretechnisch abzubilden, ist nicht ganz trivial: Der Austausch zwischen den beiden Standorten Offenburg und Gengenbach muss geregelt werden, außerdem die von Benutzer und Medium abhängigen Bestellmöglichkeiten. Dazu kommt, dass wir das Lesegerät der Firma Intercard verwenden, und damit wurde eine Teststellung abgedeckt, die für viele andere Bibliotheken ebenfalls relevant ist. Außerdem waren wir eine der wenigen Bibliotheken, die sämtliche Module aus dem Vorsystem HORIZON im Einsatz hatten. Dadurch konnten in allen Arbeitsbereichen Erfahrungen gesammelt werden. Das gesamte Bibliotheksteam – 1. Reihe, v.l.: Amelie Hettinger, Gabriela Rühle, Petra Möhringer; 2. Reihe, v.l.: Monika Selent, Bernadette Tentesch, Ulrike Siegmund (BSZ); 3. Reihe, v.l.: Birgit Gruber (BSZ), Friederike Lankau-Henninger, Anita Kempter; 4. Reihe: Frank Tavernier (a|S|tec) Nicht zuletzt ist unser Bestand – rein zahlenmäßig – recht überschaubar. Es ist einfach eine Frage der Zeit, ob man unsere ca. 70.000 Medien konvertiert, importiert und überprüft oder gleich einen Bestand von mehreren Millionen Bänden einer Unibibliothek verarbeitet. Wie läuft denn so eine Softwareumstellung ab? Die Vorbereitungen im Vorfeld waren minimal: Einige „Datenleichen“ mussten bereinigt werden, einige Konfigurationseinstellungen definiert werden, aber ansonsten konnten wir von unserer Seite aus nicht wirklich viel tun. Die meiste Arbeit hat das BSZ in enger Zusammenabeit mit der Herstellerfirma a|S|tec für uns übernommen. Für das Bibliotheksteam ging es dann mit der einwöchigen Schulung erst so richtig los: Alle Module wurden detailliert von 2 Trainerinnen des BSZ vorgestellt; an zwei Tagen wurden sie außerdem durch einen a|S|tec- Mitarbeiter unterstützt. Direkt nach der Schulung folgte eine ebenfalls einwöchige Test- und Übungsphase. Innerhalb dieser Testwoche wurde unser altes System nach und nach abgeschaltet. Und dann gingen wir schon in der Folgewoche mit aDIS an den Start. Das war am 9. August 2010 – unser erster Live-Tag mit dem neuen System. Hat denn alles reibungslos geklappt? Im Großen und Ganzen kann man das so sagen, ja. Klar, gab‘s auch einige Pannen, z. B. stellten wir am allerersten aDIS-Tag fest, dass die Ausweisnummern der Studierenden, die normalerweise über das Lesegerät eingelesen werden, nicht mit der in aDIS gespeicherten Ausweisnummern übereinstimmte. Das war natürlich fatal, weil somit kein einziges Studierendenkonto mit der Karte geöffnet werden konnte. Aber mit direkter Unterstützung von a|S|tec und einer kleinen Manipulation unserer Daten konnte das Problem innerhalb weniger Stunden behoben werden. Eine zweite Sache passierte, nachdem das System schon einige Wochen in Betrieb war: Mahnungen per E-Mail wurden versehentlich von unserem Testsystem verschickt. campus I Das Magazin der Hochschule Offenburg I Winter 2010/11 79
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