Informationsaustausch unter Behörden - Justiz-, Gemeinde - Kanton ...

B. Rechtsgrundlagen des behördlichen Informationsaustauschs
nung kann auf verschiedene Arten erfolgen, namentlich auch durch einen
„Schlüssel“ wie AHV-Nummer, Aktenzeichen, Kundennummer und anderes
mehr. Wo die Zuordnung nur mit unverhältnismässig grossem Aufwand möglich
ist, liegt keine Datensammlung vor.
• Datensammlungen sind in das Register der Datenschutzaufsichtsstelle aufzunehmen,
sofern die betreffenden Personendaten nicht nur kurzfristig, d.h. während
höchstens zweier Jahre, bearbeitet werden (Art. 18 KDSG; Art. 10 Bst. a
DSV). Die Registrierung dient den betroffenen Personen als Hilfsmittel zur Geltendmachung
ihrer Rechte, namentlich des Rechts auf Auskunft und Einsicht,
auf Berichtigung oder Vernichtung unrichtiger oder unnötiger Daten und auf
Sperrung. Die Aufsichtsstelle muss dementsprechend für jede Datensammlung
die Rechtsgrundlagen nennen (Art. 18 Abs. 2 Bst. a KDSG). Bearbeiten mehrere
Behörden Personendaten einer Datensammlung, ist zudem eine Stelle zu
bezeichnen, die für den Datenschutz insgesamt sorgt (Art. 8 Abs. 2 KDSG).
• Systematisch erfasste Daten dürfen grundsätzlich nur so lange aufbewahrt
werden, als sie benötigt werden; anschliessend sind sie zu vernichten (Art. 19
Abs. 1 KDSG). „Benötigt“ bezieht sich dabei auf den Zweck, für welche die Daten
beschafft wurden und damit auf die Aufgaben der Behörde, bei welcher die
Daten vorliegen. Da das Zurverfügungstellen bzw. Weitergeben von Daten an
andere Behörden in der Regel nicht zum gesetzlich vorgesehenen Zweck der
Beschaffung von Informationen gehört, dürfen Daten auch nicht (einzig) mit
dem Ziel der Weitergabe aufbewahrt werden.
Beispiel: Der kommunale Sozialdienst bearbeitet Daten mit dem Zweck, einer Person die gesetzmässige
Sozialhilfe zukommen zu lassen. Bezieht eine Person keine Sozialhilfe mehr (und macht sie auch
keine solchen Ansprüche geltend), werden die Daten vom Sozialdienst nicht mehr „benötigt“. Das
Dossier ist nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 15 Jahre nach Einstellung
der Sozialhilfeleistung; vgl. BSIG-Weisung Nr. 1/170.111/3.1 „Gemeindearchive/Aktenaufbewahrung
in der Gemeinde“, S. 9) zu vernichten. Ein Aufbewahren dieser Daten z.B. zuhanden
der Fremdenpolizeibehörden ist nicht zulässig.
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