Informationsaustausch unter Behörden - Justiz-, Gemeinde - Kanton ...

C. Typologie des behördlichen Informationsaustauschs 35
quenzen wegen unzulässiger Datenweitergabe (Art. 25 KDSG) oder sogar ein
Strafverfahren wegen Verletzung des Amtsgeheimnisses (Art. 320 StGB). Ermessensspielräume
werden deshalb mitunter zulasten der Informationsweitergabe und
der öffentlichen Interessen an der korrekten Aufgabenerfüllung ausgenützt.
1.3 Form der Anfrage
Ø Grundsatz der Formfreiheit
Die Weitergabe von Informationen auf Anfrage ist an keine bestimmte Form gebunden.
Es handelt sich nicht um ein förmliches Verwaltungsverfahren.
merke:
Ein Ersuchen um Informationsweitergabe stellt kein Verfahren gemäss dem VRPG
dar. Dies hat namentlich zur Folge, dass einer betroffenen Person keine Verfahrensrechte
– namentlich kein Anspruch auf rechtliches Gehör – zustehen.
Eine Behörde kann schriftlich, mündlich, telefonisch oder per E-Mail um bestimmte
Informationen ersuchen. Ein Ersuchen per Telefon oder E-Mail dürfte insbesondere
dann zweckmässig sein, wenn ein rasches Vorgehen angezeigt ist oder wenn bei
einer Vielzahl von Stellen nachgefragt wird, ob zu einer Person bestimmte Informationen
vorliegen. Umgekehrt bedeutet dies auch, dass die Stelle, die um Bekanntgabe
einer Information ersucht wird, grundsätzlich nicht verlangen darf, dass die
Anfrage in einer bestimmten Form (z.B. der Schriftform) erfolgt. Auch telefonische
und mündliche Anfragen sind zu behandeln. Bei komplexen und zeitlich nicht sonderlich
dringenden Anfragen ist es aus Gründen der Klarheit und Nachvollziehbarkeit
aber angezeigt, die Anfrage schriftlich oder jedenfalls in Form einer E-Mail abzufassen.
merke:
Anfragen um Informationsweitergabe können schriftlich, per E-Mail, per Fax oder
auch mündlich erfolgen.
Ø Datenschutzrechtliche Anforderungen bei der Verwendung
elektronischer Kommunikationsformen
Enthält bereits die Anfrage besonders schützenswerte Daten (z.B. die Erläuterung,
dass mit der Anfrage die Rechtmässigkeit des Sozialhilfebezugs der betroffenen
Person abgeklärt wird), ist eine unverschlüsselte Übertragung per Internet datenschutzrechtlich
unzulässig. Entsprechend sind E-Mail-Anfragen, welche besonders
schützenswerte Daten enthalten, zu verschlüsseln.