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schaftlichen Tragweite der Informatiomverknüpfurtg
und der Kooperation von Mitarbeitern zu umschreiben
sind. Je mehr technisch machbar wird,
verlagern sich die Aufgaben zu Fragen der Organisation,
der MenschenführtMig, der Führung
schlechthin und natürlich auch Fragen der Planung
und Kontrolle, also dem Controlling. Liest
man in einschlägigen Veröffentlichungen Anforderungsbilder
von sogenannten Informationsmanagem,
fällt eine ungemein breite Palette
auf. Neben den technischen Elementen, die sicher
schwierig und komplex genug sind, werden vielfältige
fachliche Anforderungen erhoben auf dem
Gebiet der Organisation, der Betriebswirtschaft
usw. und vor allem in bezug auf die Fähigkeit,
erfolgreich mit Menschen umgehen zu können
und ein hohes Maß an Kreativität, Eloguenz,
Uberzeugungskraft usw.
Annahme dieser neuen Aufgatienstellung durch
das Controlling
Versuchen wir zu skizzieren, in welcher Weise
das Controlling dieser Entwicklung begegnen und
es somit möglichst beherrschen kann. Welche
Vorbereitungen und Voraussetzungen sind zu erbringen?
Wo liegen Risiken und Gefahren.
Zunächst wird man versuchen, die laufende Entwicklung
näher zu erfassen. Dazu erscheint eine
besondere Form des Projekt-Controlling angezeigt,
um diese Vorgänge und Entwicklungen greifbar,
beeinflußbar und steuerbar zu machen. Die nachfolgende
Darstellung ist der Ausdruck des Bestrebens,
sich cfmtrollinggerecht den Problemen
zu nähern. Dabei geht es um die Grundfragen:
Welche Vorteile bringt diese Entwicklung, wie
lassen sich diese konkretisieren, wo und wie
macht sich der Nutzen bemerkbar und wie ist
er zu bewerten.
ERFASSEN UND BEWERTEN DER INFORMATIONS-
TECHNOLOGIE
1. Welche Vorteile verschafft der konkrete Einsatz?
- Zeitvorteile,
- Kostenvorteile,
- Qualitätsvorteile,
- Kapazitätsvorteile,
- Vorteile übergeordneter Art.
2. Wie lassen sich diese Vorteile, der erwartete
Nutzen im Sinne kostenrelevanter und leistungsrelevanter
Wirkungen spezifizieren?
Kostenrelevante Wirkungen:
- geringere Bearbeitungszeiten,
- geringere Kopierkosten,
- niedrigerer Koordinalions- und Abstimmaufwand,
- Wegfall von Versand- und Ubermittlungskosten,
- Reduzierung der Papierflut und der Archivierung.
Leistungsrelevante Wirkungen:
- kürzere Durchlaufzeiten,
- aktuellere Informationsversorgung,
- differenziertere oder präzisere Informationsversorgung,
- höhere Entscheidungsgualität durch schnellere
und bessere Unterlagen,
- schnellere Reaktionsfähigkeit,
- Verbesserung von Entscheidungssituationen.
3. Wo entsteht unmittelbarer Nutzen, wo wirkt
er sich spürbar, nachvollziehbar aus?
Wo hingegen macht sich nur mittelbarer Nutzen
bemerkbar? Welche Bereiche profitieren allgemein,
z. B. von der schnelleren Bereitstellung bestimmter
Zahlen? Unmittelbarer Nutzen ergibt sich dort,
worauf sich das Einsatzkonzept bezieht. Mittelbarer
Nutzen ist die Nachwirkung und Auswirkung,
die sich im Gesamtzusammenhang mit derartigen
Maßnahmen einstellen sollen.
4. Inwieweit kann der näher spezifizierte Nutzen
quantifiziert werden, ist also in gewissem Rahmen
mehr oder minder genau rechenbar und damit
auch später kontrollierbar? Welcher Nutzen
hingegen ist nur qualifizierbar?
5. Ferner lassen sich bei der Nutzenbetrachtung
zeitliche Überlegungen berücksichtigen. Stellen
sich die Effekte kurz- oder mittelfristig ein? In
welcher Häufigkeit kommen die Vorteile zugute?
6. Die Betrachtung bleibt unvollständig, wenn die
Einführungs- und Anlaufkosten (Vorstudien, Auswahl,
organisatorische Maßnahmen für neue Arbeitsabläufe,
Einarbeitung, Anfangsfehler usw.) vernachlässigt
werden. Nach Schätzung von Experten betragen
diese Kosten bei der Einführung der meisten
neuen Informations- und Kommunikationssysteme
oft 50 bis 100 % der Investitionssumme.
Ebenso wird man der Frage nachgehen, in welchem
Umfange Substitution und Ergänzung anderer
Medien zu erwarten ist. Führt man z. B. Electronic
Mail ein, so wird dies Auswirkungen haben auf
Telefonate, Briefe, Telex, Teletex oder Kurzmitteilungen.
Quantifizierbarer Nutzen erwächst in der Regel
aus Einsparungen. Damit kann auch gemeint sein,
zukünftige Kostenzuwächse zu vermindern. Der
qualitative Nutzen kann bestehen in aussagefähigeren
Informationen und dergleichen mehr. Frage:
Was ist der qualitative Nutzen wert, welche
Kosten rechtfertigt er? Dies läuft in die Frage
ein: was ist berechenbar, was ist nur schätzbar.
Qualitative Aspekte sind letztlich unternehmerische
Bewertungsaufgaben,
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