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Personalwirtschaftliche Prozesse mit OK.PWS Unterstützung für die Personala Das Personalwirtschaftsverfahren OK.PWS der AKDB wurde im Jahr 2010 um wichtige Funktionalitäten erweitert. Diese verbessern die personalwirtschaftlichen Prozesse in den Personalabteilungen erheblich. Bewerberverwaltung Mit der OK.PWS Version 3.0 wurde Mitte des Jahres – nach erfolgreichem Piloteinsatz – die neue Fachanwendung Bewerberverwaltung freigegeben. Sie erleichtert durch vordefinierte Geschäftsvorfälle nicht nur das Erfassen und Verwalten der Bewerberdaten, sondern automatisiert durch vorgefertigte Formatvorlagen den notwendigen Schriftverkehr. Jeder Schritt des Bewerbungsprozesses wird im Verfahren mitdokumentiert, so dass Anfragen von Bewerbern zum Bearbeitungsstand ihrer Bewerbung schnell beantwortet werden können. Das Verfahren unterstützt die Personalsachbearbeiter auch bei der Koordination der Vorstellungstermine und der Bewerberauswahl. Und geeignete Bewerber, die bei der aktuellen Bewerbung nicht einge- stellt werden, können für zukünftige Bewerbungsrunden einem Bewerberpool zugeordnet werden. Auswertungen und Statistiken ermöglichen ein umfassendes Bewerbercontrolling. Reisekostenmanagement Ab 2011 steht den Kunden auch die Reisekostenabrechnung mit OK.PWS zur Verfügung. Gerade die Geschäftsprozesse in der Reisekostenbearbeitung können durch Softwareunterstützung extrem vereinfacht und beschleunigt werden. Der Beantragungs- und Genehmigungsprozess wird durch die verwendete Webtechnologie entbürokratisiert. Die rechtskonforme Abrechnung „per Knopfdruck“ verringert die Fehlerquote durch Plausibilitätsprüfungen und erhöht somit die Mitarbeiterzufriedenheit. Schnittstellen zur Übernahme der Personaldaten und zur Übergabe der zu versteuernden Reisekostenanteile entlasten die Sachbearbeiter in der Reisekostenstelle von Routinetätigkeiten. Der gesamte Prozess kann vollständig und medienbruchfrei abgebildet werden. Der Status der Reise – z.B. offen, weitergeleitet zur Genehmigung, genehmigt, abgelehnt, Storno, Festsetzung, festgesetzt, angeordnet, verjährt – ist für alle Berechtigten sofort erkennbar. Umfassende Berichtsfunktionen sorgen jederzeit für Transparenz. 12 Ausgabe Dezember 2010 eakte Die bisherige Papier-Personalakte ist zweifellos eine zentrale Informationsquelle für die Personalsachbearbeitung. Daneben werden aber auch viele Informationen zum Beschäftigten wie die Vertragsdaten direkt in die OK.PWS Fachanwendung Personalverwaltung eingepflegt. Dies ist notwendig, um die Daten strukturiert und schnell auswerten oder an Dritte weiterleiten zu können, z.B. SV-Angaben, ELENA und Statistiken. Abrechnungsrelevante Unterlagen wie z. B. Lohnkonten aus der zentralen Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen in Dateiform zur Verfügung und sind in der Papierakte nicht vorhanden. Insofern enthält die herkömmliche Papierakte nur einen Teil der relevanten Personaldaten. Entsprechend
teilung der Zukunft! aufwendig ist es, alle Informationen zu einem Personalfall zusammenzuführen. Oft muss mit unterschiedlichen Medien gearbeitet werden, um die benötigten Daten zu ermitteln. Die eAkten-Lösung der AKDB besteht deshalb aus der Verbindung des Personalwirtschaftssystems OK.PWS mit dem Dokumentenmanagementsystem komXwork der AKDB-Tochter LivingData. Dadurch erhält der Kunde Softwareunterstützung bei der Erstellung von Dokumenten. Außerdem ist auch die elektronische Archivierung aller Unterlagen an einer zentralen Stelle Teil des Systems. In der eAkte sind die Dokumente zum Personalfall gespeichert, wie z. B. • Dokumente, die aus PWS erzeugt werden • Bescheinigungen • individuelle Dokumente aus Vorlagen wie Arbeitsverträge • Dateien, die direkt ins Dokumentenmanagement-System übernommen werden • eingescannte Papierakten • E-Mails • Auswertungen aus AKDB-PERS (PDF-Archive) report aKtUEll Ob Bewerberverwaltung oder Reisenkostenabrechnung: OK.PWS ist in jeder Hinsicht richtungsweisend und modular aufgebaut, der Kunde entscheidet, welchen Leistungsumfang er einsetzen will. • Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungs-Meldungen, Lohnkonten Der Zugriff erfolgt aus OK.PWS heraus, ein Wechsel des Mediums ist nicht notwendig. Die Integration von Personalmanagement- und Dokumentenmanagementsystem vermeidet doppelte Datenerfassung, verkürzt durch den direkten autorisierten Zugriff den Suchprozess und macht das Vervielfältigen und manuelle Versenden von Dokumenten überflüssig. 13
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