GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...
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<strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003<br />
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE<br />
Tagung „Digitale Betriebsprüfung <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong>“<br />
Betriebes wieder einzuspielen, einen Datenbestand von vor 7 oder 10 Jahren zu<br />
rekonstruieren. Bei großen Datenmengen dauert dies einfach zu lange.<br />
Ganz wichtig ist, dass alle Aktionen in diesen Systemen, die Veränderungen in der<br />
Organisation <strong>und</strong> Struktur bewirken, dokumentiert werden <strong>und</strong> rückabwickelbar sind.<br />
Es gibt nichts Einfacheres als Dokumente verschwinden zu lassen, in dem man<br />
einfach eine Indexspalte oder Tabelle in der Indexdatenbank löscht oder verändert.<br />
Gibt es den Indexbegriff „Rechnung“ nicht mehr in der Datenbank, haben Sie auch<br />
keinen Zugriff mehr auf die so indizierten Rechnungsdokumente, obwohl sich diese<br />
noch auf den Archivmedien befinden.<br />
Eine wichtige Anforderung in Hinblick auf die Länge der Aufbewahrungsfristen ist<br />
Systeme sind so auszulegen, dass man sie auch verlustfrei in neue Umgebungen<br />
überführen kann. Auf das Thema Migration werden wir etwas später noch einmal zu<br />
sprechen kommen.<br />
Wenn alle dieses Anforderungen erfüllt sind, <strong>und</strong> auch noch die rechtlichen<br />
Rahmenbedingungen von Merksatz 10 erfüllt sind, dann sprechen wir von einem<br />
revisionssicheren <strong>elektronische</strong>n Archiv.<br />
Einige Anbieter haben jüngst die Meinung geäußert, es gäbe keine genaue Definition<br />
des Begriffes „revisionssichere <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong>“– ihnen kann ich nur<br />
empfehlen, sich einmal die Vorgaben ihres eigenen Branchenverbandes anzusehen<br />
<strong>und</strong> ihre Systeme auf die Erfüllung der Anforderungen zu prüfen.<br />
Anforderungen an unternehmensweite <strong>elektronische</strong> Archivsysteme<br />
• Speicherung aller Arten von Informationen<br />
• Konsistente Langzeitspeicherung unveränderlicher Informationen<br />
• Dienstekonzept<br />
• Eigener Recherche-Client oder Integration in vorhandene Anwendungen<br />
• Zentrale <strong>und</strong> verteilte Indexdatenbanken<br />
• Modular ausbaubar<br />
• Schutz für den Zugriff auf Informationen<br />
• Sicherheit der Systeme<br />
• Einfache Nutzbarkeit <strong>und</strong> einfacher Betrieb<br />
Betrachten wir einmal Archivsysteme aus Unternehmenssicht. Ein solches<br />
Archivsystem sollte so ausgelegt sein, dass es alle Arten von Informationen unterschiedlichster<br />
Formate speichern <strong>und</strong> verwalten kann. Es sollte auf einem<br />
Dienstekonzept basieren, bei dem ein Archivsystemdienst allen Anwendungen zur<br />
Verfügung steht, die archivierungspflichtige oder archivierungswürdige Informationen<br />
K<strong>und</strong>e: UEBERREUTER Projekt: Tagung <strong>GDPdU</strong> Autor: Kff<br />
Thema: <strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>Archivierung</strong> Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig<br />
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:<br />
eyer_<strong>GDPdU</strong>.doc<br />
28.11.2003 Version: 1.0<br />
© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2003 Seite 44 von 99
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