GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...
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<strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003<br />
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE<br />
Tagung „Digitale Betriebsprüfung <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong>“<br />
<strong>Archivierung</strong>: steuerrelevante Daten empfangen <strong>und</strong> an die erzeugende<br />
Anwendung zurückgeben<br />
Client<br />
Z1 & Z2<br />
Erlaubt Zugriff nach Z1 <strong>und</strong> Z2<br />
Kaufmännische<br />
Anwendung<br />
Z3<br />
Erstellt Daten<br />
für Z3 Überlassung<br />
Übergibt an das Archiv<br />
auswertbare Daten<br />
Erhält auswertbare<br />
Daten zurück<br />
Archivsystem<br />
Management<br />
Archivsystem<br />
Speicher<br />
Index<br />
Datenbank<br />
Dies würde auch bedeuten, dass man den Zugriff Z1 <strong>und</strong> Z2 direkt mit den Clienten<br />
der Anwendung durchführt, in der die maschinell auswertbaren Daten entstanden<br />
sind. Dies ist natürlich die kaufmännische Anwendung, die dann auch für die<br />
Erstellung des Datenträgers nach Z3 zuständig ist. Liegen die zugehörigen Belege,<br />
sprich nicht maschinell auswertbaren Dokumente, nur elektronisch vor, dann muss<br />
der Steuerprüfer mit dem Clienten des Archivsystem durch Eingabe von<br />
Belegnummer oder anderen Indizies natürlich auf diese Dokumente, nach der<br />
eigentlichen Auswertung mit IDEA, einen Zugriff erhalten. Liegen die Belge im<br />
Original in Papier vor, erhält er sie natürlich wie bisher in Papierform.<br />
Schwieriger wird es, wenn man einmal ausgelagerte Daten, egal ob in ein<br />
Archivsystem, in das File-System oder auf eine Bandsicherung, nicht mehr in die<br />
erzeugende Anwendung zurückspielen kann oder will. Man will ja keine historischen<br />
Daten im operativen System wieder aktivieren. Dazu kommt das Problem, dass die<br />
eingesetzten kaufmännischen Anwendungen häufig nicht in der Lage sind, ihre<br />
selbst ausgelagerten Daten entsprechend den Maßgaben der <strong>GDPdU</strong> nach ein paar<br />
Jahren noch verarbeiten zu können. Historisierung <strong>und</strong> Versionierung von<br />
Stammdaten, Erzeugung von unabhängig auswertbaren Formaten – zum Teil selbst<br />
bei größeren Anbietern Fremdworte. Nehmen wir einmal an, ein großes kaufmännisches<br />
System, ein ERP Enterprise Ressource Planning System wie z.B. Baan,<br />
Sage, SAP, Navision, Peoplesoft, Oracle Financials oder wie sie auch immer heißen<br />
mögen, kann in 5 Jahren die Daten nicht mehr in Empfang nehmen, sie nicht mehr<br />
K<strong>und</strong>e: UEBERREUTER Projekt: Tagung <strong>GDPdU</strong> Autor: Kff<br />
Thema: <strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>Archivierung</strong> Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig<br />
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:<br />
eyer_<strong>GDPdU</strong>.doc<br />
28.11.2003 Version: 1.0<br />
© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2003 Seite 48 von 99
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