GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...

GDPdU und elektronische Archivierung
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE
Tagung „Digitale Betriebsprüfung und elektronische Archivierung“
10 Thesen zu den GDPdU und zur elektronischen Archivierung
9. Die Verantwortung für die technische Auslegung liegt beim Steuerpflichtigen
Die GDPdU regeln, wie eine Prüfung durchgeführt wird und wie Daten
bereitgestellt werden müssen. Sie enthält keine Vorgaben, was für
Systeme beim Steuerpflichtigen vorhanden und wie diese ausgelegt sein
müssen.
10. Eine Verfahrensdokumentation nach GoBS ist wichtig
In einer Verfahrensdokumentation nach GoBS wird nachvollziehbar
beschrieben, wie alle kaufmännisch relevanten Informationen entstehen,
geordnet gespeichert, indiziert, geschützt, wiedergefunden und verlustfrei
reproduziert werden können.
These 1: Meines Erachtens betreffen die GDPdU und IDEA vorrangig Daten in
kaufmännischer Software. Alles andere sind nur Nebenkriegsschauplätze. Nur auf
diesen strukturierten Daten kann man automatisch Auswertungen durchführen. Nach
der Auswertung möchte der Prüfer Einzelsachverhalte prüfen und sieht sich dann
den zugehörigen Beleg an. Liegt der Beleg originär in Papierform vor, dann guckt
man in einen Papierordner, ist er in einem elektronischen System gespeichert, dann
sucht man ihn aus dem elektronischen System heraus und zeigt ihn an.
Der GOBS-konforme Betrieb der Buchhaltungssoftware erfüllt damit schon fast alle
Anforderungen der GDPdU. In dieser Software werden die originären, steuerrelevanten
Daten erzeugt und verwaltet. Aber es ist nicht nur die Software allein, die
GoBS erwarten, dass auch das gesamte organisatorische Umfeld, die zugehörigen
Prozesse und der Betrieb sicher und ordnungsgemäß sind.
Die GDPdU enthalten drittens keine neue Definition von Revisionssicherheit. Hier
bleibt alles beim alten, entsprechend den GoBS. In den GDPdU geht es nur um die
Prüfung. Man muss sich auch eines vor Augen halten, in Großunternehmen haben
die Steuerprüfer z.B. ein eigenes Zimmer mit Kaffeemaschine und direktem Zugang
zur EDV, sie gehen mit in die Kantine und viele Mitarbeiter wissen gar nicht, dass
dies Steuerprüfer sind.
Neu sind wirklich nur die Aufbewahrungsanforderungen an elektronische Daten und
eben der Zugriff auf steuerrelevante Daten. 10 Jahre stellen hier eine erhebliche
Herausforderung an Ihre IT-Strategie dar.
Fünftens: Revisionssicherheit definiert sich nicht allein durch das Speichermedium.
Lassen Sie sich nicht von den Anbietern sogenannter revisionssicherer Speichermedien
oder Speichersubsysteme vormachen. Eine gute Frage an die Anbieter in
dieser Situation ist, wie der Anbieter sich den haftungsrechtlich abgesichert, oder
versichert hat, wenn Sie in 10 Jahren „GDPdU-konform“, mit wahlfreiem Zugriff, mit
quantitativ und qualitativ gleichwertigen Auswertungen an die Daten ran müssen.
Kunde: UEBERREUTER Projekt: Tagung GDPdU Autor: Kff
Thema: GDPdU und Archivierung Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:
eyer_GDPdU.doc
28.11.2003 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2003 Seite 65 von 99