GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...

GDPdU und elektronische Archivierung
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE
Tagung „Digitale Betriebsprüfung und elektronische Archivierung“
die GDPdU Selektionsmechanismen gefordert. Solche Funktionalität bietet bisher
noch kein Archivsystem, auch wenn die Hersteller gern mit Marketingslogans wie
„GDPdU-konform“ oder sogar mit nicht existenten Zertifikaten werben. Dies kann für
die Anbieter sogar haftungsrechtliche Konsequenzen, wenn man dann nicht die Z3-
Träger mit geforderter Selektion, mit den ausgewählten Daten und den dazugehörigen
Strukturinformationen ausgeben kann.
Protokollierung und Journale: Absicherung von Kontext und Rechtsqualität
• Wahrung der Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBS und Verbesserung
der rechtlichen Anerkennung durch revisionssichere Protokollierung
• Protokollierung von:
o Wartung und Softwareupdates
o Einrichtung und Änderung von Benutzerdaten
o Einstellen, Ändern und Löschen von Dokumenten
o Änderung am Datenmodell
o Fehlern
o Verlustbehafteten Konvertierungen
o Zusammenhang zwischen signierten Dokumenten, Zertifikaten und
EIngangsdaten
o etc.
• Protokollsätze mit den Angaben von Benutzer, Signaturcode,
Datum/Uhrzeit, Unique Identifier des Objektes, etc.
• Nutzungsprotokolle
Protokollierung und Journale: eine ganz wichtige Aufgabe in einem Archivsystem. Es
geht nicht nur darum, die Information selbst sicher zu speichern, sondern es muss
auch der Nachweis erbracht werden können, dass dies genau die Information ist, wie
sie ins System gelangt ist, und welchen Verarbeitungsschritten zu unterlegen war.
Wir haben heute morgen bereits von Ernst&Young gehört, dass es auch Sinn macht,
zu protokollieren, auf welche Informationen der Steuerprüfer zugegriffen hat, und sei
es nur um besser nachvollziehen zu können, auf Grund welcher Daten und Belege er
zu seinen steuerlichen Einschätzungen gekommen ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die direkte Integration in ihre Systemlandschaft.
Daten und Dokumente sollten nicht manuell per „Drag&Drop“ ins Archivsystem
überführt werden. Sie wollen ja die Sicherheit haben, dass alles richtig, vollständig
und konsistent im Archiv gelandet ist. Die Schnittstellen, die ein Archivsystem bietet,
so z.B. zu kaufmännischen Anwendungen, sind von großer Bedeutung, da sie die
direkte Verbindung zwischen erzeugendem System und Archivsystem ermöglichen.
Kunde: UEBERREUTER Projekt: Tagung GDPdU Autor: Kff
Thema: GDPdU und Archivierung Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:
eyer_GDPdU.doc
28.11.2003 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2003 Seite 55 von 99