GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...
GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...
GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...
Erfolgreiche ePaper selbst erstellen
Machen Sie aus Ihren PDF Publikationen ein blätterbares Flipbook mit unserer einzigartigen Google optimierten e-Paper Software.
<strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong><br />
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003<br />
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE<br />
Tagung „Digitale Betriebsprüfung <strong>und</strong> <strong>elektronische</strong> <strong>Archivierung</strong>“<br />
Erfassen: unterschiedlichste Formen <strong>und</strong> Wege<br />
Kodierte <strong>und</strong> nicht-kodierte Informationen:<br />
• Nichtkodierte Informationen (NCI) sind Bilder, Sprache, Ton, Video etc., die<br />
vom Rechner nicht direkt verarbeitbar sind. Eine typische NCI-Anwendung<br />
ist die Erfassung von Dokumenten mit Scannern <strong>und</strong> deren Behandlung als<br />
Faksimiles (=Document Imaging)<br />
• Kodierte Informationen (WORD, Listenoutput, etc.)<br />
Formen der Erfassung:<br />
• vollautomatisch (gegebenenfalls mit OCR, ICR)<br />
• teilautomatisch<br />
• manuell<br />
Der Grad der Automatisierung ist dabei von der Quelle abhängig. Gescannte Images<br />
müssen manuell indiziert oder durch eine OCR-Software analysiert <strong>und</strong> anschließend<br />
klassifiziert werden. Vordrucke <strong>und</strong> Output-Dateien aus operativen Anwendungen<br />
lassen sich weitgehend automatisiert verarbeiten.<br />
Scannen: von der manuellen Erfassung zur automatischen Verarbeitung<br />
Individuelles Schriftgut erfassen <strong>und</strong> indizieren:<br />
• Eindeutig identifizierbar: geringer Aufwand bei manueller Indizierung<br />
• Schlecht identifizierbar: hoher Aufwand bei manueller Indizierung<br />
• „No-Scans“: nur Referenzen werden im System verwaltet<br />
Vordrucke automatisch verarbeiten:<br />
• Selbst gestaltet: gut möglich<br />
• Fremdvordrucke: schwieriger<br />
Gleichbehandlung von inhaltlich gleicher Information unabhängig vom Medium:<br />
• Scannen <strong>und</strong> Fax<br />
• E-Mail<br />
• Internet-Formulare<br />
Beim Speichern ist zu berücksichtigen, dass diese Kriterien der Unveränderbarkeit<br />
auch schon in den Zwischenspeichern erfolgen. Die Veränderung von Daten <strong>und</strong><br />
Dokumenten muss auch dem Weg ins Archiv ausgeschlossen sein. Hier ist auch<br />
Transaktionssicherheit gefordert. In Archivsystemen wird daher auch zwischen der<br />
Ablage, dem dynamischen Dokumentenmanagement auf Festplatten, <strong>und</strong> der<br />
eigentlichen <strong>Archivierung</strong> auf nur einmal beschreibbaren Speichern unterschieden.<br />
K<strong>und</strong>e: UEBERREUTER Projekt: Tagung <strong>GDPdU</strong> Autor: Kff<br />
Thema: <strong>GDPdU</strong> <strong>und</strong> <strong>Archivierung</strong> Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig<br />
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:<br />
eyer_<strong>GDPdU</strong>.doc<br />
28.11.2003 Version: 1.0<br />
© <strong>PROJECT</strong> <strong>CONSULT</strong> GmbH 2003 Seite 51 von 99
Change language