GDPdU und elektronische Archivierung - PROJECT CONSULT ...

GDPdU und elektronische Archivierung
Vortrag Dr. Ulrich Kampffmeyer am 26.11.2003
ÜBERREUTER MANAGER AKADEMIE
Tagung „Digitale Betriebsprüfung und elektronische Archivierung“
zuwenden, soll hier versucht werden, etwas Licht in die verwendete Begrifflichkeit zu
bringen:
Steuerrelevante Daten
Der sehr weiche Begriff der „steuerrelevanten Daten“ ist unter zwei Gesichtspunkten
zu betrachten: Einmal inhaltlich und zum zweiten technisch. Inhaltlich geht es darum,
auf welche Informationen der Steuerprüfer im Rahmen einer Außenprüfung zugreifen
darf. Die inhaltliche Frage muss das steuerpflichtige Unternehmen in Abhängigkeit
seiner Geschäftstätigkeit zusammen mit seinem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer
beantworten. Wichtig: Dies ist keine Aufgabe der Softwarebranche, ganz im
Gegenteil. Nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer gehört die Ermittlung
der steuerlich relevanten Daten zu den „Vorbehaltsaufgaben“ der steuerberatenden
Berufe. Dabei gilt, dass sich durch die GDPdU am fachlichen Umfang und Inhalt der
Prüfung eigentlich nichts ändert, sondern dass die Form der Bereitstellung, des
Zugriffes und der Auswertung sich der technologischen Entwicklung angepasst hat.
Immer mehr Information entsteht originär elektronisch und kann auch nur
elektronisch ausgewertet werden. Technisch geht es darum, wie diese Informationen
für eine Auswertung bereitgestellt werden. Steuerrelevante Daten können in einem
Unternehmen in unterschiedlichen Systemen entstehen und gespeichert werden.
Hier ist die Aufgabe, nach der fachlichen Qualifizierung der steuerrelevanten Daten
die entsprechenden Systeme, Speicherorte und Formate zu ermitteln, um die Daten
anhaltend auswertbar bereitzustellen.
„Originär elektronische Unterlagen“
Bei originär elektronische Unterlagen handelt es sich in erster Linie um Daten, die in
einem kaufmännischen System selbst durch Verarbeitungsschritte entstanden sind.
Bei der Entstehung dieser Daten sind unterschiedliche Quellen zu berücksichtigen.
Sie können aus anderen Datenverarbeitungssystemen importiert (siehe
Nebensysteme und vorgelagerte Systeme), von Dritten durch Datenübertragung
übermittelt (z.B. EDI, E-Mail) oder aber durch manuelle Eingaben erfasst worden
sein. Durch die Verarbeitung, d.h. im wesentlichen durch die Zuweisung zu
Vorgängen, Konten, Lieferanten oder Kunden, durch Berechung von abgeleiteten
Werten, Zuordnung von Stammdaten und andere Operationen der Programmlogik
entstehen erst die originär elektronischen, steuerrelevanten Daten. Erst durch die
Verarbeitung und die Zuweisung im buchhalterischen Sachzusammenhang
entstehen die steuerrelevanten Daten. Die Rohdaten vor der Verarbeitung haben
daher eher einen Belegcharakter, der die Nachvollziehbarkeit der durchgeführten
Operationen der Software sicherstellen muss.
„Maschinell auswertbare Daten“
Kunde: UEBERREUTER Projekt: Tagung GDPdU Autor: Kff
Thema: GDPdU und Archivierung Topic: Teilnehmerhandout Status: fertig
Datei: Handout_Text_Ueberreuter_Kampffm Datum:
eyer_GDPdU.doc
28.11.2003 Version: 1.0
© PROJECT CONSULT GmbH 2003 Seite 5 von 99