Der Archivar, Heft 4, Nov. 2005 - Archive in Nordrhein-Westfalen

die Behörden müssen von vornherein festlegen, welche
Arten von Unterlagen öffentlich sind und welche der
Geheimhaltung unterliegen; eine nachträgliche Änderung
der Einstufung, wie sie bisher möglich war, ist nur noch
unter sehr restriktiven Bedingungen erlaubt. Zugleich
werden die Behörden durch das Gesetz verpflichtet, für
einen geregelten Zugang zu den Informationen und eine
transparente Aktenführung Sorge zu tragen, was insbesondere
eine Verknüpfung mit den durch das Archivgesetz
geforderten Aktenplänen beinhaltet. Dadurch eröffnen
sich Einflussmöglichkeiten für den NAD, der das
erforderliche Fachwissen zur Verfügung stellt und entsprechende
Regelungen für die öffentliche Verwaltung
erlässt.
Insofern werden in Zukunft also archivische Prinzipien
verstärkt Einzug in die Aktenführung der Verwaltung halten,
was wiederum die Übernahme von Schriftgut in die
Archive erleichtert. Gleichwohl gibt es in dieser Hinsicht
noch viel zu tun, denn in einer 2001 vom Nationalarchiv
unter 1.643 Dienststellen durchgeführten Umfrage über
Art und Umfang ihrer Registraturtätigkeit wurde eine
Reihe von Defiziten deutlich; so hatte nur etwa 65 Prozent
des in der Schriftgutverwaltung tätigen Personals eine
fachliche Vorbildung, und lediglich 60 Prozent aller Registraturbildner
verfügten über einen Aktenplan.
Archivgesetz und Informationszugangsgesetz werden
in Zukunft zweifellos dazu beitragen, die Nutzung von
Verwaltungsschriftgut und Archivgut zu erleichtern und
damit auf ein breiteres gesellschaftliches Fundament zu
stellen. Nach wie vor gibt es aber zahlreiche Einschränkungen,
die aus den für bestimmte Schriftgutkategorien
fortbestehenden Sperrklauseln resultieren. Für diese gelten
Schutzfristen, die inzwischen von 40 auf 25 Jahre nach
Abschluss des Vorgangs verkürzt worden sind. In einer
Hinsicht ist das neue Informationszugangsgesetz in Verbindung
mit dem im gleichen Jahr erlassenen Personenauskunftsgesetz
sogar noch restriktiver als zuvor: nämlich
in bezug auf personenbezogene Unterlagen. Denn hier
greift jetzt eine Schutzfrist von 50 Jahren nach dem Tod des
Betroffenen bzw. von 100 Jahren nach dem Datum des
Schriftstücks. Ausnahmegenehmigungen sind nur unter
klar definierten Bedingungen und unter präziser Benennung
des jeweiligen Forschungsvorhabens zulässig, stellen
also ein hohen Anspruch an die gesellschaftliche Relevanz
des betreffenden Vorhabens und an die fachliche
Kompetenz des Benutzers. Dem Recht auf informationelle
Selbstbestimmung kommt, trotz aller Benutzerfreundlichkeit,
also auch in Finnland ein hoher Stellenwert zu.
Aus- und Fortbildung, Benutzertraining
Eine eigene Archivarsausbildung gibt es in Finnland seit
Ende der 1930er Jahre. Sie zeichnet zwei Ausbildungsgänge
vor, die sich in etwa mit unserem höheren und gehobenen
Archivdienst vergleichen lassen: eine akademische,
die auf einem Geschichtsstudium aufbaut, und eine nichtakademische,
die ausschließlich innerhalb des öffentlichen
Archivdienstes absolviert wird. Letztere umfasst
neben der Vermittlung von Fachkenntnissen auch Unterricht
in historischen Disziplinen. Die archivische Fachausbildung
wird hauptsächlich durch den NAD vermittelt;
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das Nationalarchiv und die einzelnen Provinzarchive stellen
entsprechende Aus- und Fortbildungsprogramme
bereit und nehmen auch die Prüfungen ab. In der engen
Kooperation dieser Archive mit den örtlichen Hochschulen
und Universitäten liegt eine weitere Ausbildungskomponente;
einen wachsenden Anteil nimmt dabei der
Umgang mit digitalen Informationsträgern ein. An grundsätzlichen
Fragen der archivischen Ausbildung wirkt auch
der 1947 gegründete Archivarsverband mit.
Eine vergleichbare Ausbildung findet im Bereich der
Wirtschaft statt, für die der Verband der Wirtschaftsarchive
einen auf die Bedürfnisse der Schriftgutverwaltung
in Unternehmen zugeschnittenen Ausbildungsgang eingerichtet
hat. Daneben bietet auch der finnische Kommunalverband
in Zusammenarbeit mit der Universität Turku
Aus- und Fortbildungsseminare für das Fach Schriftgutverwaltung
an; diese Kurse sind sowohl für angehende
und ausgebildete Archivare als auch für Mitarbeiter der
öffentlichen Verwaltung ausgelegt.
So kann Finnland mit einem relativ breiten Spektrum
von Aus- und Fortbildungsmöglichkeiten aufwarten, das
der Verzahnung von Aufgaben der Schriftgutverwaltung
im Archivdienst einerseits und in den Verwaltungsregistraturen
andererseits Rechnung trägt. Der NAD hat das
darin liegende Potential, seinen Einfluss in die öffentliche
Verwaltung hinein zu verlängern, schon seit längerem
erkannt und seine diesbezüglichen Aktivitäten infolgedessen
beträchtlich erweitert.
Die traditionelle Archivausbildung hat 1997 eine Ergänzung
durch einen neuen Studiengang am Institut für Informatik
der Universität Tammersfors erfahren, wo Archivkunde
und Schriftgutverwaltung als Teil des allgemeinen
Informatikstudiums gelehrt werden. Dabei fließen archivarische,
bibliothekarische und dokumentarische Aspekte
in eine übergreifende, durch Praktika unterstützte Ausbildung
ein, in die seit 1999 verstärkt digitale Informationsverarbeitung
einbezogen ist. Generell steht diese Neuerung
im Einklang mit internationalen Entwicklungen; das
Institut in Tammersfors war von 1997 bis 2002 teilweise
federführend an zwei einschlägigen europäischen Projekten
beteiligt. Welche Folgen sich daraus letztlich für archivische
Verfahrensweisen und für die konkrete Arbeit ergeben
werden, bleibt abzuwarten, doch gilt der neue Studiengang
als richtungsweisend für das finnische Archivwesen.
Über die Mitarbeiter hinaus bezieht der NAD seit
Anfang der 1990er Jahre Archivbenutzer durch zielgruppenorientierte
Schulungen (user trainung) systematisch in
seine Fortbildungsaktivitäten ein. In Ergänzung herkömmlicher
Kurse für Genealogen werden seither auch
andere Gruppen mit archivischen Arbeitsweisen und
Suchstrategien vertraut gemacht; ebenso erfreuen sich themenbezogene
und quellenkundliche Einführungen wie
auch Anleitungen zur Ausarbeitung von Chroniken, Festschriften
oder Familiengeschichten großer Beliebtheit.
Nachdem man 1996 im Provinzarchiv Turku erfolgreich
ein tutor-training erprobt hatte – Anfänger werden durch
erfahrene Genealogen, ebenfalls Benutzer, angeleitet –
wurde dieses Modell auch von anderen Archiven übernommen.
So hat es der NAD verstanden, flexibel auf
Benutzerwünsche einzugehen und, teilweise unter Schonung
eigener Ressourcen, sein Informations- und Betreuungspotential
auszuweiten.
Der Archivar, Jg. 58, 2005, H. 4