Der Archivar, Heft 4, Nov. 2005 - Archive in Nordrhein-Westfalen

nahme, das nur auf Grundlage entsprechender rechtlicher
Bestimmungen verwehrt werden kann. Bei der Einsichtnahme
in bestimmte Unterlagen ist die Nationale Kommission
für Archivzugang und Archivgutbewertung zu
beteiligen, die außerdem Anwendungsregeln für die
gesetzlichen Zugangsbestimmungen ausarbeiten muss.
Wie in Deutschland spielen beim Zugang zu den Dokumenten
datenschutzrechtliche und verwaltungsrechtliche
Einschränkungen (Sperrfristen) eine Rolle.
Das Gesetz über Archive und Dokumente ist von den
katalanischen Archivaren sehr positiv aufgenommen worden.
Hervorgehoben wurde, dass sich das Gesetz von der
Schwerpunktsetzung auf die historischen Dokumente
gelöst hat und dass das System der Archive Kataloniens
die Koordination des Archivwesens auf Landesebene
erleichtert, zumal nun auch Kommunalarchive einbezogen
sind. 11 Ferner wird die neugewonnene Zuständigkeit
für den gesamten Lebenszyklus der Dokumente begrüßt,
womit nicht nur eine auf das Historische beschränkte
„reduktionistische Vision“ archivischer Tätigkeit überwunden,
sondern auch eine Voraussetzung für eine volle
Integration der archivwissenschaftlichen Methodologie in
die Verwaltungsprozesse geschaffen werde. 12
4. Schriftgutverwaltung und Schriftgutbewertung
Nicht erst seit dem Gesetz über Archive und Dokumente
von 2001 gehört die Schriftgutverwaltung zum Kernbereich
des katalanischen Archivwesens. Sie ist schon lange
zentrale Dienstaufgabe vieler in Verwaltungsarchiven tätiger
Archivare. Theoretische Anleihen stammen dabei insbesondere
aus Nordamerika, denn bereits 1993 haben die
Provinzialdeputation von Barcelona und der Verband der
Archivare von Katalonien das 1985 in Québec erschienene
Buch des kanadischen Archivars Michel Roberge „La
classification universelle des documents administratifs“ in
katalanischer Übersetzung veröffentlicht. 13
Als Instrumente der katalanischen Schriftgutverwaltung
dienen vor allem der quadre de classificació (Aktenplan),
der calendari de conservació i eliminació (Bewertungskatalog
für die Serien des Aktenplans) und die descripció i
recuperació documental (Registrierung und Ermittlung der
Dokumente – in der Regel mit einem Registraturprogramm).
14 In vielen Verwaltungen gibt es dafür (zumindest
teilweise) IT-Lösungen, die allerdings nur bedingt
untereinander kompatibel sind. Für den Bereich der Kommunalarchive
wurden 2002 Anforderungen an ein Schriftgutverwaltungsprogramm
formuliert, welches verschiedene
Aufgabenbereiche integriert – vom Posteingang bis
zur Benutzung und Magazinverwaltung. 15 Viele Fachbeiträge
stimmen darin überein, dass es sehr wichtig ist,
11
Conclusiones de la Jornada de presentació de la Llei 10/2001, de 13 de
juliol, d’arxius i documents, in: Lligall 19 (2002), S. 261.
12
Ramon Alberch i Fugueras, Les aportacions més substancials de la
llei, in: Lligall 19 (2002), S. 229 ff.
13
Michel Roberge, La gestió dels documents administratius, Barcelona
1993.
14
Joaquim Borràs, Les relacions entre els arxivers i els productors de
documents, in: Lligall 12 (1998), S. 105.
15
Marta Albà u. a., Recursos informàtics als serveis d’arxiu municipals:
requisits bàsics per a la informatització d’un sistema de gestió de documents,
in: Lligall 19 (2002), S. 267 ff.
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bereits in der ersten Phase des Lebenszyklus der Dokumente
zu intervenieren und archivarisches Fachwissen
einzusetzen, um den Zugang der Verwaltung wie auch der
Bürger zu den Dokumenten sicherzustellen und das
schriftliche Erbe zu bewahren. 16 Gleichzeitig soll so der
Gefahr begegnet werden, in der Informationsgesellschaft
ins Abseits zu geraten und Fachkompetenz z. B. an IT-
Experten zu verlieren. 17 Erfahrungsberichte zur Schriftgutverwaltung
gibt es für das von Bildungsreformen
erfasste Schulwesen, für die Registrierung ein- und ausgehender
Schreiben mittels IT, für das katalanische Kulturministerium
(Departament de Cultura) oder für das Provinzialgericht
in Tarragona. 18 Die Aufmerksamkeit richtet
sich natürlich auch auf Probleme der Produktion, Verwaltung
und Archivierung maschinenlesbarer Dokumente. 19
Zur Frage der Schriftgutbewertung/Überlieferungsbildung
bietet „Lligall“ weniger Informationen. Vielleicht
hängt dies damit zusammen, dass mit der Nationalen
Kommission für Archivzugang und Archivgutbewertung
seit 1990 eine Einrichtung existiert, die diese Fragen zentral
und einheitlich entscheidet und deren Verfahren normiert
und öffentlich abläuft. 20
5. Archivguterschließung, Bestandserhaltung und
Archivbenutzung
Probleme und Perspektiven der Erschließung hat der
8. Archivtag Kataloniens (VIII Jornades d’Arxivística de
Catalunya) bilanziert, der im Mai 2001 stattfand. Die
Erschließungspraxis vor 1980 wurde dabei großenteils als
isoliert und unkoordiniert bezeichnet. 21 In den 80er Jahren
setzte ein umfassender Modernisierungsprozess ein, der
sich zunächst auf die Ordnung von Archivgut, wie z. B.
auf die Tektonik, die Bestände- und Serienbildung, richtete,
für die Normen geschaffen wurden. Mit dem Beginn
der 90er Jahre veränderte sich die Erschließung durch den
Einsatz von PC und Software sowohl im Bereich der
Schriftgutverwaltung wie auch in den Archiven. Verbunden
damit ergaben sich neue Anforderungen an die Normierung
der Verzeichnung und von Verzeichnungsangaben
einzelner Archivaliengattungen. Die internationale
Norm ISAD (G) hat in Katalonien ein positives Echo
gefunden und verschiedenen Archiven als Richtschnur für
16 Borràs (wie Anm. 14), S. 101 ff.
17 Lluis-Esteve Casellas i Serra,L’arxiver i la societat de la informació, in:
Lligall 13 (1998), S. 85 ff.
18 Maria Dolors Martos i Gómez, Vers la conservació de la memòria històrica
de la Reforma educativa, in: Lligall 10 (1995), S. 75 ff.; M. Carme
Martínez i Rodríguez, Les oficines de registre déntrada i sortida de
documents, in: Lligall 11 (1997), S. 175 ff.; Montserrat Canela i Garayoa
u. a., El desenvolupament del sistema de gestió dels documents administratius
del Departament de Cultura de la Generalitat de Catalunya, in:
Lligall 15 (1999), S. 89 ff.; Mercedes Altés Santos/Estefania Genovès
Salvadó, Organització i descripció de la documentació de l’Audiència
Provincial de Tarragona, in: Lligall 18 (2001), S. 253 ff.
19 Lluis-Esteve Casellas i Serra, Arxivística i noves tecnologies: consideracions
sobre terminologia, conceptes i professió, in: Lligall 14 (1999),
S. 39 ff.
20 Vgl. Anm. 3.
21 Joan Boadas i Raset u. a., La descripció arxivística a Catalunya: estat
de la qüestió, in: Lligall 17 (2001), S. 25.
Der Archivar, Jg. 58, 2005, H. 4