02 2012 - Midrange Magazin

midrange spezialösterreich & SCHWEIZDie Hügli AG automatisiert mit Xpert.APFAktive ProzesskostenbremseRationelle, IT-gestützte Unternehmensabläufe sind bei der Hügli Holding AG ein wichtigerWachstumsmotor. Für die automatisierte Bearbeitung von Kreditorenrechnungen nutzt dereuropaweit führende Hersteller von Lebensmitteln im Convenience-Segment die IT-LösungXpert.APF von Soreco. Mit Hilfe des Standard-Kreditorenprozesses des Schweizer Software-Herstellers werden die Eingangsrechnungen am Standort Radolfzell zentral elektronischerfasst, Workflow-basiert bearbeitet, visiert, und verbucht.Bei der Suche nach der passendenIT-Lösung für die Implementierungeiner prozessgesteuerten Eingangsrechnungsverarbeitunghatten die Verantwortlichender Hügli Holding AGklare Vorstellungen: Alle eingehendenRechnungen fließen künftigdigital und Workflow-basiertdurchs Unternehmen, wobeijeder Visumgeber automatischbenachrichtigt wird, sobald einDokument zur Kontrolle vorliegt.Eine zentrale Übersichtgarantiert dabei Transparenzund Kontrolle über den gesamtenBearbeitungs- und Freigabeprozess.Jedes Dokument iststandortunabhängig verfügbar,wodurch sich Fragen über denBearbeitungsstatus und denAufenthaltsort einer Rechnungsofort beantworten lassen. AmEnde des Prozesses angelangt,sorgt die automatisierte Übergabean ein revisionssicheres Archivfür die gesetzeskonformeVerwaltung der Dokumente. Neben diesemSoll-Szenario sah das Pflichtenheftvon Hügli vor, dass die neue Lösung inder Lage sein musste, komplexe Regelwerkeflexibel abzubilden: von Rollen,Aufgaben, Teilnehmern und Stellvertreternüber Hierarchien in der Kostenverantwortung,Limiten und Kontierungslogikenbis hin zu Zustellungsregelungenund Bearbeitungsfristen. Nacheinem intensiven Auswahlverfahrenfiel die Entscheidung zugunsten derProzesslösung Xpert.APF von Soreco.Das System basiert auf der unabhängigenBusiness Process Management-Plattform Xpert.ivy, mit deren HilfeKreditoren Rechnungseingangsprozesssich beliebige Prozesse flexibel sowiesystem- und abteilungsübergreifendabbilden lassen. „Ausschlaggebendfür die Wahl von Xpert.APF waren dietechnologischen und funktionalen Freiheitender Lösung. Neben dem Kreditorenrechnungsprozesskönnen wir künftigauch andere UnternehmensabläufeWorkflow-gesteuert umsetzen und dabeiauf bereits generierte Prozessbausteinezurückgreifen“, erläutert SiegfriedLaibach, IT-Verantwortlicher derHügli Gruppe. Heute läuft der teilautomatisierteBearbeitungsprozess mithilfevon Xpert.APF wie folgt ab: Täglichtreffen die Eingangsrechnungen in derBuchhaltung ein. Dort beklebendie Sachbearbeiter jeden Belegmit einem Barcode, erfassendie Rechnung im Finanzbuchhaltungssystemund scannensie ein. Dabei werden das digitalisierteRechnungsdokumentund die entsprechenden Fibu-Datensätze mithilfe des Barcodesmiteinander verbunden.Anschließend leitet Xpert.APFdie Datenpakete zur Kontrolle,Kontierung, Visierung und Freigabean die Fachkollegen weiter.„Alle relevanten Informationenstehen in einer webbasiertenArbeitsmaske zur Verfügung.Die Prozessbeteiligten sind inder Lage, die fachlichen undrechnerischen Prüfungen sowiedie Kontierung effizient durchzuführen“,so Laibach. Im Zuge dessenüberwacht die Prozesslösung zu jederZeit, welcher Mitarbeiter welche Aufgabezu erledigen hat, welche Datenveränderungenvorgenommen werdendürfen und welche Bearbeitungsfristengelten. Monika Nyendick ówww.soreco.ch20MIDRANGE MAGAZIN · 02/2012