02 2012 - Midrange Magazin

SCHWERPUNKTLotus Notes basierte AnwendungenAnwenderbeispiel Standardkessel BaumgarteNotes und SAP Hand in HandUm bei den komplexen Kesselanlagen-Projekten von Standardkessel Baumgarte ein zügigesProject-Lifecycle-Management garantieren zu können, müssen die IT-Systeme der Unternehmensgruppeso gut kooperieren wie die beiden Gründungsfirmen. ITWU liefert die Lösung:eine Schnittstelle zwischen Lotus Notes und SAP.Jedes Anlagenprojekt von StandardkesselBaumgarte ist eine neueHerausforderung mit neuen Rahmenbedingungenund Voraussetzungen,die die beteiligten Parteien beachtenmüssen. Im Zusammenspiel zwischenKunden, Partnern und Sachbearbeiternentstehen unterschiedlichste Informationen– resultierend in Unmengenvon digitalem Schriftverkehr,den ITWU für den Anlagenbauerdauerhaft nutzbar machen sollte.Das Paderborner Softwarehaushat daher für den Anlagenbauerein IT-gestütztes Dokumentenmanagementkonzeptauf Basis vonLotus Notes/Domino entwickeltund mit wichtigen Workflow-Funktionalitäten ausgestattet.Dazu gehört u. a. die sogenannteKorrespondenzdatenbank.SAP ist das führendeSystemViele Datensätze, z. B. die Bestellabwicklungoder die Stücklistender Produktion, werden bei dem Kesselbaueraber standardmäßig in SAPverwaltet. Um möglichst alle Datenund Informationen zu einem Projekt aneiner einzigen zentralen Stelle im Unternehmenzusammenzuführen, entschiedsich Standardkessel Baumgarte,die Systeme Hand in Hand arbeiten zulassen. Eine Schnittstelle von der Korrespondenzdatenbankzum DokumentenverwaltungssystemSAP DVS solltewichtige Funktionen von SAP für alleDokumente nutzbar machen. Die vonITWU implementierte Schnittstelle konvertierteine in der Korrespondenzdatenbankabgelegte E‐Mail automatischin ein PDF. Gemeinsam mit Anhängenund Metadaten wird die Nachricht andas SAP DVS übergeben und in einemDokumenten-Informations-Satz (DIS)Im Dokumenten-Informations-Satz werden in SAP dieE‐Mails als PDF und die Anhänge gespeichert. Unterdem Reiter „Zusatzdaten“ werden die Metadaten übernommen.abgelegt. Anhand der Metadaten werdendie Dokumente automatisch demrichtigen Projekt oder Bauteil in SAPzugeordnet.Da es häufig vorkommt, dass SachbearbeiterZeichnungen und andereDokumente aus SAP an externe Ingenieurbürosschicken müssen, galt eszudem, die Zusammenarbeit der beidenSysteme in beide Richtungen zuermöglichen. Auch hierfür fand ITWUrasch eine Lösung. Der Sachbearbeitermuss lediglich den entsprechenden DISin SAP auswählen. Mithilfe des Verteilungsprozessesdes SAP-Moduls wirddas Dokument an die Korrespondenzdatenbankgeschickt. Hier wird es alsAnhang in eine vorgefertigte E‐Mail-Maske eingebettet, die der Benutzernun mit zusätzlichem Inhalt füllenund anschließend verschickenkann. So wird auch die versendeteE‐Mail automatisch als DIS imSAP DVS archiviert.Redundanzen vermeidenAllerdings würden auf diese Weiseauch diejenigen Anhänge derNachricht erneut abgelegt, dieaus dem SAP DVS stammen unddort bereits archiviert sind. Umunnötige Redundanzen zu vermeiden,entwickelte ITWU eineSuchfunktion zur Auslese derSAP-Nummer des Anhangs. Beider Übergabe an die Korrespondenzdatenbankwird standardmäßigdie SAP-Nummer des angehängtenDokuments in die E‐Mail-Maskeübernommen. Diese Nummer liestdie Suchfunktion aus und verhindert,dass der entsprechende Anhang erneutabgelegt wird.Seit Oktober 2010 arbeiten LotusNotes/Domino und SAP nun in beideRichtungen Hand in Hand zusammen,ohne dass es zu Störungen im Betriebkommt.Katrin Stephan ówww.itwu.de30MIDRANGE MAGAZIN · 02/2012