der gemeinderat Februar 2021

Technik & Innovation
Moderne Verwaltung
Rathaus der Verbandsgemeinde Gerolstein: Die papierlose Verwaltung bietet den Mitarbeitern komfortablen Zugriff auf die elektronisch geführten
Fachdaten zum Beispiel aus dem Rechnungswesen.
Digitalisierung
Elektronische Akte stets zur Hand
Schritt für Schritt stellt die Gemeinde Gerolstein ihre Verwaltung auf digitale
Prozesse um. Die dafür eingesetzte Finanzsoftware umfasst den Rechnungsund
Bestellworkflow, die Adressverwaltung und weitere Anwendungen.
Die Mitarbeiter nutzen nun einen durchgängig elektronischen Datenbestand.
30 JAHRE
Die Verbandsgemeinde Gerolstein
(rund 31 000 Einwohner) in Rheinland-Pfalz
hat sich die umfassende
Modernisierung der Verwaltung zum Ziel
gesetzt. Die im Jahr 2019 erfolgte Fusion
aus drei Verbandsgemeinden ging mit der
Einführung der Finanzsoftware Infoma
Newsystem einher. Das System umfasst
den digitalen Rechnungs- und Bestellworkflow,
die Adressverwaltung, das
E-Payment und noch weitere Komponenten.
Der operative Start erfolgte nach nur
acht Monaten Vorbereitung. Die nun
durchgängig digitalen Prozesse sind mittlerweile
komfortabler Arbeitsalltag und
wurden noch ergänzt durch elektronische
Finanz-, Steuer-, Vollstreckungs- und Vertragsakte.
„Dass wir die elektronische Akte einsetzen
wollten, stand von Anfang an im Plan,
musste aber aufgrund der vielfältigen Aufgaben
im Rahmen des Zusammenschlusses
erst einmal zurückgestellt werden“,
erinnert sich Arno Fasen, Sachgebietsleiter
Organisation/IT Fachbereich 1 – Organisation
& Finanzen. „Aber nachdem die Arbeit
mit dem neuen Finanzverfahren zur
Routine geworden war, kam bei den Mitarbeitern
schnell der Wunsch nach deren
Einführung auf.“ Denn da die elektronische
Akte bereits vor der Fusion in einer
der Verbandsgemeinden in Teilen genutzt
wurde, waren ihre Vorzüge bekannt. Die
DIE PERSONALBERATUNG
FÜR DEN ÖFFENTLICHEN SEKTOR IN DEUTSCHLAND
Foto: VG Gerolstein
sehen die Beteiligten vor allem in der papierlosen und effizienten
automatischen Erstellung und Abbildung der Akten in
der Finanzsoftware. Aus der gewohnten Oberfläche heraus
lassen sich so interne und externe Dokumente ablegen, suchen
und bearbeiten.
Fasen erläutert einen weiteren Vorteil: „Durch die Integration
im Finanzverfahren haben wir vollständige Daten an
einer Stelle und damit sofortigen Zugriff auf alle benötigten
Informationen. Auf diese Weise sind wir in der Lage, bei
Rückfragen – auch von Bürgern – schnell fundierte Auskünfte
geben zu können.“
Für die revisionssichere Datenablage wird in Gerolstein ein
bereits vorhandenes flächendeckendes Dokumenten-Management-System
(DMS) genutzt. Dessen Anbindung an das Finanzwesen
erfolgt in enger Zusammenarbeit zwischen Axians
Infoma und dem DMS-Anbieter. Noch im ersten Quartal 2021
soll die Funktionalität einsatzbereit sein und dann auch Fachbereichsleitern,
die nicht mit der Finanzsoftzware arbeiten,
die Möglichkeit zum direkten Aktenaufruf bieten.
Auch wenn noch nicht alle Leistungen auf der To-do-Liste
abgehakt sind, zeigen sich alle Seiten zufrieden mit dem bisher
Erreichten. Fasen zieht ein positives Fazit: „Vor allem die
Mitarbeiter, die die elektronische Akte bereits kannten, freuen
sich, endlich wieder auf diese Funktion zugreifen zu können.“
Ebenfalls noch für das erste Quartal dieses Jahres plant die
Verbandsgemeinde den nächsten Schritt in ihrem Digitalisierungsprozess.
Dann sollen Massendrucke, wie zum Beispiel
Steuerbescheide oder Mahnungen, per zertifizierter Dienstleistung
E-Post versendet werden. Den Versand steuert der
Infoma-Newsystem-Versandmanager. „Sobald wir Daten in
der elektronischen Akte ablegen, gehen diese automatisch an
die E-Post, die das Ausdrucken, Kuvertieren, Frankieren und
Verschicken für uns übernimmt“, erklärt Fasen. „Damit ist
ein Automatismus geschaltet, bei dem bei uns kein Blatt
Papier mehr anfällt.“
ROLLOUT DER VERTRAGSAKTE STEHT AN
Der nächste, zeitnah umzusetzende Schritt ist laut Gerolsteiner
Digitalisierungsagenda der Rollout der bereits beauftragten
Vertragsakte. Ihr Einsatz hängt vor allem mit der Neuregelung
von Paragraf 2 des Umsatzsteuergesetzes und den
damit verbundenen Anforderungen zusammen. Weitere Vorhaben
im laufenden Jahr sehen die Einführung der Anlagenakte
sowie eines Business-Intelligence-Systems vor. „Ein weiterer
Step, der uns intensiv beschäftigen wird, ist das Onlinezugangsgesetz“,
so Fasen.
Aufgrund der Fusion und der erst Ende 2020 getroffenen
Entscheidung in Rheinland-Pfalz über die Datenbereitstellung
hat sich die Verbandsgemeinde Gerolstein hier bisher zurückgehalten.
Lediglich die Online-Zählerstandserfassung über die
Softwäre-Lösung sowie einige Leistungen in den Bereichen
Standesamt und Einwohnermeldeamt werden bereits auf der
eigenen Plattform angeboten.
Aber auch diese Herausforderung wird in der für ihre Innovationsfähigkeit
2019 mit dem Axians-Infoma-Innovationspreis
ausgezeichneten Verbandsgemeinde mit viel Engagement
gemeistert werden. Da ist sich Arno Fasen sicher. Red.
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