VPLT Magazin 92

Dokumentationspflicht und
Delegationsmöglichkeiten
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber ist für die Aufzeichnung
und Dokumentation der Arbeitszeit verantwortlich.
Er muss sich um die Einführung eines Systems zur Aufzeichnung
und Dokumentation kümmern.
Es ist möglich, dass der Arbeitgeber die Aufzeichnungspflicht
auf den Arbeitnehmer überträgt bzw. er eine verantwortliche
Person bestellt. Trotz der Delegation obliegt
dem Arbeitgeber dennoch eine stichprobenartige
Kontrolle zur Einhaltung der Verpflichtung. 2 Auch wenn
der Arbeitsgeber diese Pflicht an seine Arbeitnehmer
delegiert, so ist ein Freizeichnen der Aufzeichnungen
nur durch einen a) bestimmten mit b) eigenständigen
Aufgaben betrauten entsprechend weisungsbefugtem
Personenkreis möglich. 3
Ob sich diese u. a. von Prof. Dr. Schrader in der NZA
2019, S. 683 ff. vertretene Rechtsauffassung durchsetzt,
bleibt abzuwarten. Ein Thema, welches es zu
verfolgen gilt. Die Dokumentationen sind zwei Jahre
aufzubewahren.
Überblick zur Dokumention/Delegation
1. Die grundsätzliche Verantwortlichkeit für die Dokumentationspflicht
liegt beim Arbeitgeber.
2. Die Aufzeichnung der Arbeitszeit kann an den Arbeitnehmer
delegiert werden. Zum ordnungsgemäßen
System gehört, dass eine stichprobenartige Kontrollpflicht
beachtet wurde.
3. Eine Delegation an Vorgesetzte oder Dritte ist möglich,
auch hier besteht die Kontrollpflicht des Arbeitgebers.
4. Entsprechende Dokumentationen sind mindestens
zwei Jahre aufzubewahren.
Praktische Umsetzung der Rechtsprechung
1. Die Ersterfassung der Arbeitszeiten kann sowohl
händisch als auch elektronisch erfolgen, zu berücksichtigen
ist in der Praxis, dass es Arbeitsumgebungen
gibt, die eine händische Dokumentation benötigen
bspw. der Arbeitsplatz im Messebau. Eine spätere
Übertragung in ein EDV-gestütztes System ist ratsam.
Wichtig: Ob händisch oder elektronisch, wichtig ist,
dass die Zeiterfassungssysteme von den Aufsichtsbehörden
jederzeit gesichtet werden können müssen. 4
2. Das entsprechende System muss objektiv, d. h.
manipulationsfrei ausgelegt sein. Es muss gewährleisten,
dass die tatsächlich gearbeitete Arbeitszeit
dokumentiert wird.
3. Im EuGH-Urteil ist nicht von einer einheitlichen
Lösung die Rede. Es kann für verschiedene Arbeitsgruppen
verschiedene objektive Lösungen geben. Bei
einem Lagermitarbeiter mit festem Arbeitsplatz kann
die Dokumentation (Stechuhr etc.) anders erfolgen, als
bei einem Bauleiter, der die meiste Zeit an Projekten
über appbasierte Lösungen arbeitet.
4. Eine Zeiterfassung muss „verlässlich“ sein. Manipulationen
und Fälschungen sollen vermieden werden.
5. Die Erfassung muss „zugänglich“ sein. Arbeitnehmer
wie auch Arbeitgeber sollten – unter Berücksichtigung
datenschutzrechtlicher Vorschriften - Einblick in
die Aufzeichnung haben.
6. Das System muss stichprobenartig kontrollierbar sein.
Dies lässt sich bei Arbeitnehmern, die im Betrieb arbeiten,
umsetzen. Bei Arbeiten außerhalb (bspw. Homeoffice)
sind Kontrollen zu tätigen. Man wird über (Haus-)
Besuche nachdenken müssen. Sollte der Betrieb über
einen Betriebsrat verfügen, ist dieser selbstverständlich
in den Kontrollprozess einzubinden.
7. Ein entsprechendes System muss den datenschutzrechtlichen
Bestimmungen genügen.
Mögliche Folgen eines Verstoßes
1. Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können Ordnungswidrigkeitentatbestände
erfüllen und bußgeldbewehrt
sein. In Ausnahmefällen kommt sogar die Verwirklichung
einer Straftat in Betracht.
2. Es ist nicht ausgeschlossen, dass sich die arbeitsgerichtliche
Rechtsprechung zu Überstunden ändert. Im
Fall eines Verstoßes gegen die Dokumentationspflicht
könnte sich die Darlegungs- und Beweislast auf den
Arbeitgeber verlagern.
2 Vgl. Anzinger/Koberski, ArbZG, 4 Aufl. § 16 Rn. 12
3 Vgl. Küttner/Poeche, Personalbuch 2019, 26. Aufl, Arbeitszeit, Rn. 26
4 ErfK/Wank, 19. Aufl. 2019 § 16 ArbZG Rn. 5.
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