dazu bitte hier klicken. - Botschaft der Republik Tadschikistan
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SERVICE<br />
Das MdB-Büro<br />
Haben Sie schon einmal den Terminplan<br />
eines Bundestagsabgeordneten<br />
in einer Sitzungswoche des Deutschen<br />
Bundestages gesehen? Er zeichnet sich<br />
in <strong>der</strong> Regel durch ein Dicht an Dicht<br />
von Terminen aus, es gibt teilweise<br />
Überschneidungen und manchmal sogar<br />
zwei o<strong>der</strong> drei Termine zur gleichen<br />
Zeit. Erschwerend kommt hinzu, dass<br />
sich Termine aufgrund von namentlichen<br />
Abstimmungen, Än<strong>der</strong>ungen in<br />
<strong>der</strong> Tagesordnung des Bundestages<br />
und an<strong>der</strong>en Faktoren verschieben und<br />
die schönste Terminplanung durcheinan<strong>der</strong>schütteln<br />
können. So etwas kann<br />
nie ausgeschlossen werden, aber eine<br />
gute Planung kann die Wahrscheinlichkeit<br />
einer Terminabsage minimieren.<br />
Im Abgeordnetenbüro sind in <strong>der</strong> Regel<br />
Sekretariatsmitarbeiter für die Terminplanung<br />
zuständig, kaum ein Abgeordneter<br />
mag auf eine solche Fachkraft<br />
verzichten, zu <strong>der</strong>en Hauptaufgaben<br />
die Bewältigung dieses Terminchaos<br />
gehört. Bei einem Gesprächswunsch<br />
mit einem Abgeordneten ist deshalb<br />
ein guter Kontakt zum Sekretariat hilf-<br />
Ihr Kontakt zur Politik II<br />
b i iit r i<br />
Mitarbeiter i b i iim<br />
en BBundestag<br />
d t g<br />
The staff at Germany’s<br />
Bundestag<br />
The members’ offi ces<br />
Have you ever taken a look at an MP’s diary for any week<br />
when the German parliament is in session? It is usually<br />
tightly packed and even with overlaps and maybe with two<br />
or three appointments scheduled for the same time. This can<br />
be even further aggravated by appointments having to be<br />
postponed owing to the system of voting by roll call, changes<br />
in the parliamentary agenda and other factors all of which<br />
may well upset the best scheduling intentions. Such things<br />
can never be excluded but good planning can minimize the<br />
probability of a cancellation.<br />
At any MP‘s offi ce scheduling is usually done by offi ce assistants,<br />
and hardly any MP is willing to do without these professionals<br />
whose job it is to juggle around all the appointments.<br />
Therefore it is worthwhile maintaining a good relationship<br />
with the administrative offi ce if you want to meet an MP, as<br />
this helps to smooth the planning of appointments enabling<br />
proposals for meetings or blocking alternative appointments<br />
slots easier. Friendly small talk often works won<strong>der</strong>s. It would<br />
be a tactical error to consi<strong>der</strong> the secretary’s offi ce merely as<br />
an annoying outer ring fence to be overcome it as quickly as<br />
possible. Take your time rather to make an appointment and<br />
just ask, because you may get valuable information beforehand<br />
such as best access to the offi ce, time slots and competing<br />
appointments etc..<br />
After having managed to meet the MP, the next group comes<br />
into play: the research and personal assistants. Every MP<br />
has at least one personal assistant working in his/her Berlin<br />
offi ce. They deal primarily with contents, meaning they<br />
prepare correspondence, reports, initiatives, speeches, press<br />
releases, maintain relations with associations and the constituency<br />
and prepare various events. Needless to say the<br />
scope of personal responsibility and work of the staff varies<br />
substantially. Some MPs handle their emails by themselves,<br />
some write their own speeches but the staff are involved in<br />
many other activities too. Because of the need for a relationship<br />
of trust and experience, they may well have an infl uence<br />
on decision making.<br />
Unser Autor, Roman Fürtig,<br />
ist wissenschaftlicher Mitarbeiter eines Bundestagsabgeordneten und kennt deshalb<br />
den politischen Betrieb ganz genau. Hier gibt er wertvolle Tipps, wie man mit seinen<br />
Anliegen durch das Dickicht <strong>der</strong> Instanzen durchdringen kann. In <strong>der</strong> ersten Folge geht<br />
es um die Abgeordneten, die MdBs, die Mitglie<strong>der</strong> des Bundestages.<br />
reich, weil dadurch von vornherein<br />
gründlicher geplant, bessere Terminvorschläge<br />
gemacht o<strong>der</strong> Alternativtermine<br />
geblockt werden können. Bei<br />
diesem Kontakt wirkt ein netter Small<br />
Talk oft Wun<strong>der</strong>. Nichts ist verkehrter,<br />
als das Sekretariat als lästiges Vorzimmer<br />
möglichst schnell „überwinden“ zu<br />
wollen. Es lohnt sich vielmehr, sich für<br />
die Terminvereinbarung Zeit zu nehmen,<br />
nachzufragen, dann erhält man<br />
gegebenenfalls schon vorab wertvolle<br />
Informationen (bester Zugang zum<br />
Büro, zeitlicher Rahmen, mögliche Konkurrenztermine<br />
etc.).<br />
Kommt das Gespräch mit dem Bundestagsabgeordneten<br />
zustande, kommt<br />
die nächste Personengruppe ins Spiel:<br />
die wissenschaftlichen Mitarbeiter/persönlichen<br />
Referenten. In <strong>der</strong> Regel hat<br />
je<strong>der</strong> Bundestagsabgeordnete mindestens<br />
einen Referenten in seinem Berliner<br />
Büro angestellt, die überwiegend<br />
inhaltlich arbeiten. Das bedeutet, dass<br />
sie Schriftverkehr, Berichterstattungen,<br />
Initiativen, Reden, Pressemeldungen<br />
vorbereiten, Kontakte zu Verbänden<br />
und in den Wahlkreis halten und<br />
Veranstaltungen inhaltlich vorbereiten.<br />
Natürlich ist das Maß <strong>der</strong> Eigenverantwortung<br />
und <strong>der</strong> Arbeitsbereiche <strong>der</strong><br />
Mitarbeiter sehr unterschiedlich –<br />
manche Abgeordnete bearbeiten<br />
ihre E-Mails komplett selbst, manche<br />
schreiben ihre Reden ganz allein, in<br />
<strong>der</strong> Regel sind die Mitarbeiter aber an<br />
vielen Arbeitsbereichen beteiligt. Aufgrund<br />
ihres Vertrauensverhältnisses<br />
und ihrer Erfahrung können Mitarbeiter<br />
durchaus auch Entscheidungen beeinfl<br />
ussen.<br />
Wenn Sie also ein Gespräch mit einem<br />
MdB führen, wird häufi g ein Mitarbeiter<br />
des Abgeordneten daran teilnehmen<br />
wollen. Dieses Anliegen sollten<br />
Sie nie ablehnen, weil <strong>der</strong> Vorgang mit<br />
hoher Wahrscheinlichkeit zumindest in<br />
irgendeiner Phase von diesem Mitarbeiter<br />
bearbeitet werden wird. Somit<br />
sollte er seine Informationen aus erster<br />
Hand von Ihnen erhalten und nicht<br />
von seinem Abgeordneten.<br />
Wenn man nämlich noch einmal zum<br />
Terminplan des Abgeordneten zurückkehrt,<br />
dann ist es gar nicht so unwahrscheinlich,<br />
dass dieser nach dem Gespräch<br />
mit Ihnen sofort zum nächsten<br />
Termin geht. Haben Sie – zum Beispiel<br />
– über die Notwendigkeit <strong>der</strong> För<strong>der</strong>ung<br />
erneuerbarer Energien gesprochen,<br />
ist es möglich, dass anschließend<br />
eine Schulklasse mit dem MdB<br />
ein Gespräch über die Höhe <strong>der</strong> Abgeordnetendiäten<br />
führt, <strong>der</strong> sich dann<br />
beeilen muss, rechtzeitig zur namentlichen<br />
Abstimmung zum Afghanistaneinsatz<br />
zu kommen, während schon ein<br />
Vertreter <strong>der</strong> regionalen Gewerkschaft<br />
im Büro wartet, um die Notwendigkeit<br />
von Mindestlöhnen aufzuzeigen. Nach<br />
einem kurzen Telefonat mit einem Parteifunktionär<br />
im Wahlkreis, wo Streit zu<br />
schlichten ist, lädt eine politische Stiftung<br />
zum Empfang …<br />
Dieses ausgedachte Beispiel skizziert<br />
neben dem Zeitmangel vor allem die<br />
Vielfalt <strong>der</strong> bearbeiteten Themen, die<br />
es nicht gerade erleichtern, sich an die<br />
Details des vorvorletzten Gesprächs<br />
noch zu erinnern. Da helfen auch die<br />
Mitschriften des Abgeordneten dann<br />
nicht immer weiter. Vom Mitarbeiter,<br />
<strong>der</strong> weiß, dass er den Vorgang irgendwann<br />
bearbeiten muss, ist <strong>hier</strong> mehr<br />
Detailwissen zu erwarten. Zudem können<br />
Unklarheiten durch den hergestellten<br />
direkten Kontakt zum Mitarbeiter<br />
schneller beseitigt werden.<br />
In <strong>der</strong> Regel gibt es im Lauf <strong>der</strong> Sitzungswoche<br />
eine Dienstbesprechung, in <strong>der</strong><br />
<strong>der</strong> MdB auf das Gespräch mit Ihnen<br />
zurückkommt und die weitere Vorgehensweise<br />
bestimmt. Je detaillierter <strong>der</strong><br />
Mitarbeiter den Vorgang kennt, umso<br />
bessere Vorschläge kann er zum Umgang<br />
mit dem Thema machen – und natürlich<br />
wird auch die Umsetzung präziser.<br />
An<strong>der</strong>enfalls kann es passieren, dass<br />
<strong>der</strong> Abgeordnete sagt: „Hier schreiben<br />
wir einen Brief an den Minister“, während<br />
<strong>der</strong> Mitarbeiter die Details nicht so<br />
genau kennt und gegebenenfalls Ihr Anliegen<br />
nur unvollständig weitergibt.<br />
Ein enger und guter Kontakt zu den<br />
Referenten ist also wichtig und wird<br />
sich immer auszahlen. Man sollte die<br />
größere Aufnahmefähigkeit <strong>der</strong> Mitarbeiter<br />
nutzen. Noch sinnvoller ist<br />
es, man triff t sich mit dem Mitarbeiter<br />
in einer sitzungsfreien Woche und<br />
hat dann auch Zeit, komplizierte Probleme<br />
an das Abgeordnetenbüro weiterzugeben.<br />
Vielfach können so auf<br />
Arbeitsebene manche Fragen vorab<br />
geklärt werden. Schon um diesen direkten<br />
Kontakt zum Referenten herzu-<br />
So when you have a meeting with an MP a staff member will<br />
often want to take part. Never reject such request because in all<br />
probability the matter will be processed by such a staff member<br />
any some time sooner or later. That’s why it better for him/her<br />
to get information fi rst hand from you rather than from the MP.<br />
Coming back to the MP’s diary again, it is by no means unlikely<br />
that he/she will hurry on to the next appointment immediately<br />
after having met with you. If you talked, for example, on the<br />
necessity of promoting renewable energies, it is possible that he<br />
will meet with school pupils afterwards or sit down to talk about<br />
parliamentary allowances, only then rush off then to be in time<br />
for a vote by roll call on the deployment of troops in Afghanistan,<br />
all of this while a representative of the local trade union<br />
waits back in the offi ce to push the case for a minimum wage.<br />
After a short telephone conversation with a party offi cial in the<br />
constituency where diff erences need to be smoothed out, there<br />
comes an invitation from a political foundation to a reception...<br />
In addition to the lack of time the above fi ctional scenario<br />
outlines the diversity of the topics dealt with which do not<br />
make it easier to recall all the details of previous talks. And<br />
even the MP’s written notes are not always helpful. From the<br />
staff member who knows that he/she has to deal with the matter<br />
some time later you can expect more detailed knowledge.<br />
Moreover, any ambiguities can be ironed out faster through<br />
direct contact with such staff members.<br />
A staff meeting is usually held in the course of a parliamentary<br />
week where the MP gets back to the meeting with you and<br />
determines how to proceed. The more detail the staff member<br />
knows, the better are the proposals he/she can make on how<br />
to handle the matter, and of course the implementation will<br />
be more eff ective. Otherwise it may happen that the MP says,<br />
“Let’s write a letter to the minister,” and if the staff member<br />
does is not familiar with the details it could be that your request<br />
is only communicated in part.<br />
A close and good relationship to the personal assistants is therefore<br />
necessary and will always pay off in the end. You should<br />
make use of the greater receptiveness of these staff members.<br />
It is even more useful to meet with the staff member in a nonparliamentary<br />
week to have then suffi cient time to refer complex<br />
issues to the MP’s offi ce. In many cases questions can be cleared<br />
up in advance on an ongoing basis. To establish this direct contact<br />
to the personal assistant, it is important to exchange business<br />
cards with the staff member. The MP’s business card shows<br />
the contact details of the administrative offi ce only, whereas<br />
the staff member’s card gives his/her own telephone number<br />
and email address thus permitting speedy direct contact to a<br />
person conversant with the matter concerned. Another aspect<br />
that should also not be un<strong>der</strong>estimated is that staff members<br />
of MPs are themselves usually very well networked. They have<br />
connections with staff members of other MPs, fe<strong>der</strong>al ministries<br />
as well as the ministries of the fe<strong>der</strong>al state from which<br />
the MP comes, associations and organizations and the parties<br />
too. They can establish valuable contacts and fi nd out the best<br />
contact person for a particular issue or request. Their knowledge<br />
of parliamentary procedures may also in itself prove valuable.<br />
It is precisely that knowledge which makes them of interest for<br />
associations and other lobbyists.<br />
26 OKTOBER 2010<br />
OKTOBER 2010 27