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SERVICE<br />

Das MdB-Büro<br />

Haben Sie schon einmal den Terminplan<br />

eines Bundestagsabgeordneten<br />

in einer Sitzungswoche des Deutschen<br />

Bundestages gesehen? Er zeichnet sich<br />

in <strong>der</strong> Regel durch ein Dicht an Dicht<br />

von Terminen aus, es gibt teilweise<br />

Überschneidungen und manchmal sogar<br />

zwei o<strong>der</strong> drei Termine zur gleichen<br />

Zeit. Erschwerend kommt hinzu, dass<br />

sich Termine aufgrund von namentlichen<br />

Abstimmungen, Än<strong>der</strong>ungen in<br />

<strong>der</strong> Tagesordnung des Bundestages<br />

und an<strong>der</strong>en Faktoren verschieben und<br />

die schönste Terminplanung durcheinan<strong>der</strong>schütteln<br />

können. So etwas kann<br />

nie ausgeschlossen werden, aber eine<br />

gute Planung kann die Wahrscheinlichkeit<br />

einer Terminabsage minimieren.<br />

Im Abgeordnetenbüro sind in <strong>der</strong> Regel<br />

Sekretariatsmitarbeiter für die Terminplanung<br />

zuständig, kaum ein Abgeordneter<br />

mag auf eine solche Fachkraft<br />

verzichten, zu <strong>der</strong>en Hauptaufgaben<br />

die Bewältigung dieses Terminchaos<br />

gehört. Bei einem Gesprächswunsch<br />

mit einem Abgeordneten ist deshalb<br />

ein guter Kontakt zum Sekretariat hilf-<br />

Ihr Kontakt zur Politik II<br />

b i iit r i<br />

Mitarbeiter i b i iim<br />

en BBundestag<br />

d t g<br />

The staff at Germany’s<br />

Bundestag<br />

The members’ offi ces<br />

Have you ever taken a look at an MP’s diary for any week<br />

when the German parliament is in session? It is usually<br />

tightly packed and even with overlaps and maybe with two<br />

or three appointments scheduled for the same time. This can<br />

be even further aggravated by appointments having to be<br />

postponed owing to the system of voting by roll call, changes<br />

in the parliamentary agenda and other factors all of which<br />

may well upset the best scheduling intentions. Such things<br />

can never be excluded but good planning can minimize the<br />

probability of a cancellation.<br />

At any MP‘s offi ce scheduling is usually done by offi ce assistants,<br />

and hardly any MP is willing to do without these professionals<br />

whose job it is to juggle around all the appointments.<br />

Therefore it is worthwhile maintaining a good relationship<br />

with the administrative offi ce if you want to meet an MP, as<br />

this helps to smooth the planning of appointments enabling<br />

proposals for meetings or blocking alternative appointments<br />

slots easier. Friendly small talk often works won<strong>der</strong>s. It would<br />

be a tactical error to consi<strong>der</strong> the secretary’s offi ce merely as<br />

an annoying outer ring fence to be overcome it as quickly as<br />

possible. Take your time rather to make an appointment and<br />

just ask, because you may get valuable information beforehand<br />

such as best access to the offi ce, time slots and competing<br />

appointments etc..<br />

After having managed to meet the MP, the next group comes<br />

into play: the research and personal assistants. Every MP<br />

has at least one personal assistant working in his/her Berlin<br />

offi ce. They deal primarily with contents, meaning they<br />

prepare correspondence, reports, initiatives, speeches, press<br />

releases, maintain relations with associations and the constituency<br />

and prepare various events. Needless to say the<br />

scope of personal responsibility and work of the staff varies<br />

substantially. Some MPs handle their emails by themselves,<br />

some write their own speeches but the staff are involved in<br />

many other activities too. Because of the need for a relationship<br />

of trust and experience, they may well have an infl uence<br />

on decision making.<br />

Unser Autor, Roman Fürtig,<br />

ist wissenschaftlicher Mitarbeiter eines Bundestagsabgeordneten und kennt deshalb<br />

den politischen Betrieb ganz genau. Hier gibt er wertvolle Tipps, wie man mit seinen<br />

Anliegen durch das Dickicht <strong>der</strong> Instanzen durchdringen kann. In <strong>der</strong> ersten Folge geht<br />

es um die Abgeordneten, die MdBs, die Mitglie<strong>der</strong> des Bundestages.<br />

reich, weil dadurch von vornherein<br />

gründlicher geplant, bessere Terminvorschläge<br />

gemacht o<strong>der</strong> Alternativtermine<br />

geblockt werden können. Bei<br />

diesem Kontakt wirkt ein netter Small<br />

Talk oft Wun<strong>der</strong>. Nichts ist verkehrter,<br />

als das Sekretariat als lästiges Vorzimmer<br />

möglichst schnell „überwinden“ zu<br />

wollen. Es lohnt sich vielmehr, sich für<br />

die Terminvereinbarung Zeit zu nehmen,<br />

nachzufragen, dann erhält man<br />

gegebenenfalls schon vorab wertvolle<br />

Informationen (bester Zugang zum<br />

Büro, zeitlicher Rahmen, mögliche Konkurrenztermine<br />

etc.).<br />

Kommt das Gespräch mit dem Bundestagsabgeordneten<br />

zustande, kommt<br />

die nächste Personengruppe ins Spiel:<br />

die wissenschaftlichen Mitarbeiter/persönlichen<br />

Referenten. In <strong>der</strong> Regel hat<br />

je<strong>der</strong> Bundestagsabgeordnete mindestens<br />

einen Referenten in seinem Berliner<br />

Büro angestellt, die überwiegend<br />

inhaltlich arbeiten. Das bedeutet, dass<br />

sie Schriftverkehr, Berichterstattungen,<br />

Initiativen, Reden, Pressemeldungen<br />

vorbereiten, Kontakte zu Verbänden<br />

und in den Wahlkreis halten und<br />

Veranstaltungen inhaltlich vorbereiten.<br />

Natürlich ist das Maß <strong>der</strong> Eigenverantwortung<br />

und <strong>der</strong> Arbeitsbereiche <strong>der</strong><br />

Mitarbeiter sehr unterschiedlich –<br />

manche Abgeordnete bearbeiten<br />

ihre E-Mails komplett selbst, manche<br />

schreiben ihre Reden ganz allein, in<br />

<strong>der</strong> Regel sind die Mitarbeiter aber an<br />

vielen Arbeitsbereichen beteiligt. Aufgrund<br />

ihres Vertrauensverhältnisses<br />

und ihrer Erfahrung können Mitarbeiter<br />

durchaus auch Entscheidungen beeinfl<br />

ussen.<br />

Wenn Sie also ein Gespräch mit einem<br />

MdB führen, wird häufi g ein Mitarbeiter<br />

des Abgeordneten daran teilnehmen<br />

wollen. Dieses Anliegen sollten<br />

Sie nie ablehnen, weil <strong>der</strong> Vorgang mit<br />

hoher Wahrscheinlichkeit zumindest in<br />

irgendeiner Phase von diesem Mitarbeiter<br />

bearbeitet werden wird. Somit<br />

sollte er seine Informationen aus erster<br />

Hand von Ihnen erhalten und nicht<br />

von seinem Abgeordneten.<br />

Wenn man nämlich noch einmal zum<br />

Terminplan des Abgeordneten zurückkehrt,<br />

dann ist es gar nicht so unwahrscheinlich,<br />

dass dieser nach dem Gespräch<br />

mit Ihnen sofort zum nächsten<br />

Termin geht. Haben Sie – zum Beispiel<br />

– über die Notwendigkeit <strong>der</strong> För<strong>der</strong>ung<br />

erneuerbarer Energien gesprochen,<br />

ist es möglich, dass anschließend<br />

eine Schulklasse mit dem MdB<br />

ein Gespräch über die Höhe <strong>der</strong> Abgeordnetendiäten<br />

führt, <strong>der</strong> sich dann<br />

beeilen muss, rechtzeitig zur namentlichen<br />

Abstimmung zum Afghanistaneinsatz<br />

zu kommen, während schon ein<br />

Vertreter <strong>der</strong> regionalen Gewerkschaft<br />

im Büro wartet, um die Notwendigkeit<br />

von Mindestlöhnen aufzuzeigen. Nach<br />

einem kurzen Telefonat mit einem Parteifunktionär<br />

im Wahlkreis, wo Streit zu<br />

schlichten ist, lädt eine politische Stiftung<br />

zum Empfang …<br />

Dieses ausgedachte Beispiel skizziert<br />

neben dem Zeitmangel vor allem die<br />

Vielfalt <strong>der</strong> bearbeiteten Themen, die<br />

es nicht gerade erleichtern, sich an die<br />

Details des vorvorletzten Gesprächs<br />

noch zu erinnern. Da helfen auch die<br />

Mitschriften des Abgeordneten dann<br />

nicht immer weiter. Vom Mitarbeiter,<br />

<strong>der</strong> weiß, dass er den Vorgang irgendwann<br />

bearbeiten muss, ist <strong>hier</strong> mehr<br />

Detailwissen zu erwarten. Zudem können<br />

Unklarheiten durch den hergestellten<br />

direkten Kontakt zum Mitarbeiter<br />

schneller beseitigt werden.<br />

In <strong>der</strong> Regel gibt es im Lauf <strong>der</strong> Sitzungswoche<br />

eine Dienstbesprechung, in <strong>der</strong><br />

<strong>der</strong> MdB auf das Gespräch mit Ihnen<br />

zurückkommt und die weitere Vorgehensweise<br />

bestimmt. Je detaillierter <strong>der</strong><br />

Mitarbeiter den Vorgang kennt, umso<br />

bessere Vorschläge kann er zum Umgang<br />

mit dem Thema machen – und natürlich<br />

wird auch die Umsetzung präziser.<br />

An<strong>der</strong>enfalls kann es passieren, dass<br />

<strong>der</strong> Abgeordnete sagt: „Hier schreiben<br />

wir einen Brief an den Minister“, während<br />

<strong>der</strong> Mitarbeiter die Details nicht so<br />

genau kennt und gegebenenfalls Ihr Anliegen<br />

nur unvollständig weitergibt.<br />

Ein enger und guter Kontakt zu den<br />

Referenten ist also wichtig und wird<br />

sich immer auszahlen. Man sollte die<br />

größere Aufnahmefähigkeit <strong>der</strong> Mitarbeiter<br />

nutzen. Noch sinnvoller ist<br />

es, man triff t sich mit dem Mitarbeiter<br />

in einer sitzungsfreien Woche und<br />

hat dann auch Zeit, komplizierte Probleme<br />

an das Abgeordnetenbüro weiterzugeben.<br />

Vielfach können so auf<br />

Arbeitsebene manche Fragen vorab<br />

geklärt werden. Schon um diesen direkten<br />

Kontakt zum Referenten herzu-<br />

So when you have a meeting with an MP a staff member will<br />

often want to take part. Never reject such request because in all<br />

probability the matter will be processed by such a staff member<br />

any some time sooner or later. That’s why it better for him/her<br />

to get information fi rst hand from you rather than from the MP.<br />

Coming back to the MP’s diary again, it is by no means unlikely<br />

that he/she will hurry on to the next appointment immediately<br />

after having met with you. If you talked, for example, on the<br />

necessity of promoting renewable energies, it is possible that he<br />

will meet with school pupils afterwards or sit down to talk about<br />

parliamentary allowances, only then rush off then to be in time<br />

for a vote by roll call on the deployment of troops in Afghanistan,<br />

all of this while a representative of the local trade union<br />

waits back in the offi ce to push the case for a minimum wage.<br />

After a short telephone conversation with a party offi cial in the<br />

constituency where diff erences need to be smoothed out, there<br />

comes an invitation from a political foundation to a reception...<br />

In addition to the lack of time the above fi ctional scenario<br />

outlines the diversity of the topics dealt with which do not<br />

make it easier to recall all the details of previous talks. And<br />

even the MP’s written notes are not always helpful. From the<br />

staff member who knows that he/she has to deal with the matter<br />

some time later you can expect more detailed knowledge.<br />

Moreover, any ambiguities can be ironed out faster through<br />

direct contact with such staff members.<br />

A staff meeting is usually held in the course of a parliamentary<br />

week where the MP gets back to the meeting with you and<br />

determines how to proceed. The more detail the staff member<br />

knows, the better are the proposals he/she can make on how<br />

to handle the matter, and of course the implementation will<br />

be more eff ective. Otherwise it may happen that the MP says,<br />

“Let’s write a letter to the minister,” and if the staff member<br />

does is not familiar with the details it could be that your request<br />

is only communicated in part.<br />

A close and good relationship to the personal assistants is therefore<br />

necessary and will always pay off in the end. You should<br />

make use of the greater receptiveness of these staff members.<br />

It is even more useful to meet with the staff member in a nonparliamentary<br />

week to have then suffi cient time to refer complex<br />

issues to the MP’s offi ce. In many cases questions can be cleared<br />

up in advance on an ongoing basis. To establish this direct contact<br />

to the personal assistant, it is important to exchange business<br />

cards with the staff member. The MP’s business card shows<br />

the contact details of the administrative offi ce only, whereas<br />

the staff member’s card gives his/her own telephone number<br />

and email address thus permitting speedy direct contact to a<br />

person conversant with the matter concerned. Another aspect<br />

that should also not be un<strong>der</strong>estimated is that staff members<br />

of MPs are themselves usually very well networked. They have<br />

connections with staff members of other MPs, fe<strong>der</strong>al ministries<br />

as well as the ministries of the fe<strong>der</strong>al state from which<br />

the MP comes, associations and organizations and the parties<br />

too. They can establish valuable contacts and fi nd out the best<br />

contact person for a particular issue or request. Their knowledge<br />

of parliamentary procedures may also in itself prove valuable.<br />

It is precisely that knowledge which makes them of interest for<br />

associations and other lobbyists.<br />

26 OKTOBER 2010<br />

OKTOBER 2010 27

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