Trousse outils sur les renseignements personnels - Ontario College ...

EXEMPLE :
Si vous êtes un DRS, en tant que particulier, vous devez élaborer une déclaration publique écrite
qui décrit vos politiques et procédures, mais il n’est pas nécessaire de désigner une personneressource
chargée de la protection de la vie privée tel que cela est indiqué au paragraphe 15 (3)
de la Loi. Cependant, vous assumez alors personnellement les responsabilités de la personneressource.
Par conséquent, vous devez informer vos mandataires de leurs obligations en vertu de
la Loi, répondre aux demandes de renseignements du public au sujet de vos politiques et
procédures, répondre aux demandes de vos clients ou autres particuliers qui désirent avoir accès à
leurs dossiers de renseignements personnels sur la santé ou qui exigent que des rectifications y
soient apportées, et recevoir les plaintes du public au sujet d’infractions présumées à la Loi.
Si vous exploitez un cabinet de groupe, vous devez observer les critères ci-dessus et vous devez
désigner une personne-ressource chargée de la protection de la vie privée qui exécute les
fonctions décrites ci-dessus et qui vous aide également en tant que DRS à vous conformer à la
Loi. Cette personne sera un mandataire de votre cabinet. Vous pourriez choisir un gestionnaire de
votre cabinet de groupe ou un travailleur social, technicien en travail social spécifique ou autre
praticien de la santé pour agir comme personne-ressource. Vous pouvez aussi désigner une
réceptionniste qui a des contacts réguliers avec le public pour être votre personne-ressource
chargée de la protection de la vie privée.
Si vous êtes un DRS et que l’organisme qui vous emploie n’est pas un DRS, vous devez satisfaire
à toutes les obligations d’un DRS, y compris les obligations énoncées dans cette règle. Pour cela,
vous pourriez désirer coopérer avec l’organisme qui n’est pas un DRS.
Par exemple, l’organisme qui n’est pas un DRS pourrait déjà avoir mis à la disposition du public
une déclaration écrite sur ses politiques et procédures, y compris le processus qu’un particulier
doit suivre s’il désire avoir accès aux renseignements figurant dans son dossier. Ces documents
pourraient convenir à votre usage, à condition qu’ils respectent les exigences de la Loi de 2004
sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Sinon, vous devrez alors rédiger
votre propre déclaration à l’intention du public ou travailler avec l’organisme qui n’est pas un
DRS pour modifier ses documents afin qu’ils soient conformes à la Loi de 2004 sur la protection
des renseignements personnels sur la santé.
Si vous désirez fournir à vos clients des renseignements supplémentaires au sujet de leurs droits
en vertu de la Loi, le Bureau du commissaire a publié une brochure gratuite à l’intention du
public, qui peut vous aider à cet égard. On trouvera une copie de la brochure à l’annexe C; il est
possible de se procurer des copies supplémentaires en en faisant la demande au Bureau du
commissaire à partir du site : www.ipc.on.ca. Même si cette brochure ne se rapporte pas
directement aux travailleurs sociaux ou aux techniciens en travail social, elle peut cependant être
une ressource utile pour les membres de l’Ordre.
2.5 Ce que vous devez savoir si vous êtes le mandataire d’un DRS
Si vous êtes le mandataire d’un DRS (voir section 1.6 de la trousse d’information), le paragraphe
17 (1) de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé donne au
DRS le droit de vous autoriser à recueillir, utiliser, divulguer, conserver ou éliminer des
renseignements personnels sur la santé au nom du DRS dans certaines circonstances, à savoir :
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